6 نصائح لتدريب الموظفين العاملين عن بعد
اضطرَّت الكثير من الشركات إلى تلبية احتياجات الموظفين في العمل عن بُعد دون أن تكون قد تهيَّأت بما يكفي لذلك بسبب جائحة كورونا، ومن المؤكَّد أنَّ أكبر تغيُّر في أسلوب العمل خلال العقود الأخيرة كان ازدياد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل، وغالباً ما تواجه الشركات - عندما يتعلَّق الأمر بتدريب الموظفين العاملين عن بُعد - صعوبات في تصميم برامج التدريب الفعَّالة والحفاظ على نفس الزخم.
سنقدِّم في هذا المقال 6 نصائح لتقديم تدريب للموظفين العاملين عن بُعد بطريقة جذَّابة وفعَّالة للغاية، ودون تكاليف باهظة، لكنْ سنبدأ أولاً بتحديد الصعوبات التي تواجهها الشركات في تدريب هذا النوع من الموظفين.
ما هي الصعوبات التي تواجهها الشركات في تدريب الموظفين العاملين عن بُعد؟
يترافق تدريب الموظفين عن بُعد مع العديد من الصعوبات الفريدة؛ بما في ذلك مشكلات تقنيَّة ومشكلات تتعلق بإدماج الموظفين، وتشجيعهم على المشاركة، ومصادر التشتيت الخارجية، ويتطلَّب تدريب الموظفين العاملين عن بُعد أكثر من مجرَّد فتح عرض شرائح وشرحه للموظفين.
سنعرض بالتفصيل في هذا المقال بعض أكثر الصعوبات شيوعاً التي تواجهها الشركات عند تدريب الموظفين العاملين عن بُعد:
1. الوصول إلى المعلومات:
قد يستغرق الموظفون الجُّدد وقتاً طويلاً لتحديد موقع المستندات والوصول إليها عن بُعد، وخاصةً إذا لم تكُنْ هذه المستندات مُخزَّنة في موقع مركزي. تجنَّب سماع أسئلة من قبيل: "كيف يمكنني الوصول إلى برنامج التدريب؟" أو: "كيف يعمل برنامج التدريب؟" ووفِّر جميع التفاصيل للعاملين عن بُعد في وقت مبكِّر، ويفضَّل أن تستثمر في نظام إدارة تعلُّم يسمح لك بتخزين جميع مواد التعلُّم الإلكتروني في مكان واحد يمكن للموظفين الوصول إليه بأمان وسهولة. لن يساعدك هذا الإجراء على تسريع العملية وتجاوز أيَّة عقبات فحسب؛ بل سيسمح أيضاً للموظفين بالوصول إلى المحتوى عندما يمتلكون الوقت لذلك؛ مما يعني أنَّهم سيكونون قادرين على العمل بمرونة أكبر.
2. المشكلات التقنيَّة:
حتى مع وجود اتِّصال سريع بالإنترنت وأفضل وسائل التكنولوجيا، فما من شيء يضمن بأنَّ موظفيك لن يواجهوا بعض المشكلات التقنية في أثناء التدريب من المنزل، وما يجب أن تفعله هو التقليل من احتمالية حدوث مشكلات تقنية عند تدريب الموظفين عن بُعد؛ وذلك من خلال ضمان امتلاك الموظفين للبرمجيات التي يحتاجون إليها، وقدرتهم على الوصول إلى الدعم الخاص بتكنولوجيا المعلومات، من الجيِّد أيضاً أن تجعل محتوى التعلُّم الإلكتروني الخاص بك مُتاحاً على عدَّة أجهزة؛ وبذلك يتمكَّن الموظف من الوصول إلى المحتوى عن طريق هاتفه إذا واجه مشكلة في حاسوبه المحمول على سبيل المثال.
3. الافتقار إلى الإشراف:
الافتقار إلى الإشراف هو صعوبة شائعة عند تدريب الموظفين عن بُعد؛ والسبب أنَّ بعضنا يتشتَّت بسهولة، في حين يجد بعضنا الآخر صعوبة في التواصل، والحل هو أن تُخصِّصَ الوقت الكافي للتحدُّث إلى موظفيك العاملين عن بُعد كي تفهمَ تقنيات وأسلوب التعلُّم المفضَّل لديهم؛ وبذلكَ تتمكَّن من إنشاء محتوى جذَّاب للغاية يُحقِّق أقصى فائدة.
4. وجود كثير من مصادر التشتيت:
يترافق العمل عن بُعد مع العديد من مصادر التشتيت إلَّا إذا كان الموظَّف يعمل في غرفة هادئة ومعزولة وتوفِّر بيئة العمل المثالية، وما يجب أن تقوم به هو تشجيع موظفيك الذين يعملون عن بُعد على تخصيص وقت للتدريب بعيداً عن رسائل البريد الإلكتروني والتشتُّت بالأمور المتعلقة بالاجتماعات، وإذا كانوا يعانون من الصخب في حياتهم المنزلية بسبب وجود أطفال صغار مثلاً، فاحرص على أن يكونوا قادرين على الوصول إلى محتوى التدريب عند الطلب في وقت يلائِمهم.
5. مشكلات تتعلق بالجدولة:
عندما يتعلَّق الأمر بجدولة جلسات التدريب عن بُعد، فمن الممكن أن تواجه صعوبة كبيرة في تخصيص وقت يلائِمُ جميع الموظفين، وخاصةً إذا لم تكُنْ مطَّلِعاً على جداول أعمال جميع الموظفين، ويمكن أن يؤدي إجبار الموظفين على الالتزام بتاريخ ووقت معيَّن إلى خيبة الأمل؛ لذلكَ من الأفضل اتِّخاذ إجراءات مرنة. احرصْ على تسجيل جلسات التدريب المجدولة؛ وبذلك يتمكَّن الموظفون الذين لم يحضروا الجلسات من الوصول إلى التسجيلات. احرصْ على تخزين هذه التسجيلات في موقع مركزي؛ وبذلك ستمتلك موقعاً مليئاً بمحتويات التدريب التي يستطيع الموظفون الوصول إليها وتعويض ما فاتهم.
6. محتوى التدريب السيِّئ:
من الهام للغاية - إذا أردتَ الحصول على برنامج تدريب ناجح - إنشاء محتوى تدريب فعَّال لجميع الموظفين سواءَ كان الموظَّف يتلقى تدريبه وجهاً لوجه أم عن بُعد، ويجب تصميم المحتوى حيثُ يلائِم وسيلة التدريب التي اخترتها وقدرات الموظفين ووسائل تعلُّمهم، وإلَّا فقد لا يكون لديك برنامج تدريب قيِّم كما ينبغي أن يكون.
7. شعور الموظف بالعزلة:
من الممكن أن يؤدي أسلوب العمل عن بُعد إلى عزلة الموظف اجتماعياً، ولكنَّ المشكلة هي أنَّ التدريب عن بُعد يمكن أن يؤدي إلى تفاقُم هذه المشكلة؛ مما يعني تراجع بعض الموظفين، ويمكن أن يساعد تعليم الموظفين في مجموعات افتراضية على تقليل مشاعر الوحدة وتوفير بيئة تعلُّم داعمة.
أفضل 6 نصائح لتدريب الموظفين عن بُعد:
قد يبدو العمل عن بُعد حلاً مؤقتاً، لكنْ بما أنَّ بيئات العمل تتطور باستمرار، فإنَّ أساليب العمل الهجين والعمل عن بُعد لن تزول؛ لذلك من الهام تقديم برامج تدريب عالية الجودة تؤدي إلى حصول الموظف على تجربة تعلُّم ممتازة. إليك فيما يلي أفضل 6 نصائح لتدريب الموظفين عن بُعد بكفاءة:
1. احرص على أن يكون الموظف قادراً على الوصول إلى برامج التدريب هذه بسهولة:
يُعَدُّ الولوج إلى المحتوى باستخدام كلمة المرور من أكثر الأمور التي تؤدي إلى إزعاج المستخدِمين عندما يتعلَّق الأمر باستخدام المنصَّات الرقمية. يمتلك الشخص العادي خيارات متعددة لدمج مجموعة أحرف وأرقام ورموز تؤدي إلى تأليف كلمات سر يَصعُب تذكُّرها أو تكون غير آمنة، وعلاوةً على ذلك قد يتطلَّب تسجيل الدخول إلى نظام إدارة التعلُّم الخاص بالشركة إدخال كلمة سر أخرى؛ الأمر الذي قد يؤدي إلى إحباط الموظفين.
الحلُّ لتسهيل عملية وصول الموظفين إلى برنامج التدريب هو أن تقوم بإدارة محتوى التعلُّم الإلكتروني الخاص بك من خلال رابط آمن على الويب، أو إعداد عمليات تسجيل دخول فرديَّة للمتعلمين من خلال عملية تسجيل دخول واحدة، أو ما يُسمَّى بتسجيل الدخول الأحادي إس إس أو (SSO)، وهي خاصية تتيح الدخول إلى عدَّة تطبيقات مختلفة مرتبطة ببعضها بعضاً؛ مما يسمح للموظفين بالوصول إلى المحتوى بسرعة وأمان.
2. اجمعْ موارد التعليم كلها في مكان واحد:
ترافقَ نهج العمل عن بُعد مع عدَّة صعوبات بالنسبة إلى الشركات؛ بدءاً من تهيئة الموظفين الجُّدد بنجاح للعمل عن بُعد، والحفاظ على اندماج الموظفين الحاليين، ونظراً إلى تزايُد عدد الشركات التي تتبنَّى نهج العمل الهجين؛ فيجب على الشركات أن تسعى إلى تمكين الموظفين من تحسين مهاراتهم بشكل مستمر والحصول على المواد التدريبية الضرورية لتحقيق ذلك.
يسمح لك نظام إدارة التعلُّم "إل إم إس" (LMS) بالربط بين جميع الموظفين عبر منصَّة واحدة، ومنحهم القدرة على الوصول إلى جميع المواد التدريبية من خلال المنصة، وتساعدك هذه المنصات على تقديم برامج تدريب عالية الجودة للموظفين العاملين عن بُعد، بالإضافة إلى إنشاء بنية أساسية لبرامج تدريب تشمل كامل الشركة، وكل ذلك من خلال نظام مركزي واحد.
3. اجعل برنامجك التدريبي تفاعلياً:
مع شعور الكثيرين من الموظفين بآثار إجهاد زووم، فقد أصبح من الضروري أكثر من أي وقت الحفاظ على اندماجهم في وظائفهم، وينطبق ذلك على التدريب أيضاً.
قد تواجه صعوبة في ضمان أنَّ الموظفين مندمجون مع موارد التعليم؛ وذلك نظراً لأنَّه لا يمكن الإشراف عليهم في بيئة مكتبية طالما أنَّهم يعملون عن بُعد، لكنْ يمكن أن يكون ذلك أيضاً بمنزلة فرصة للتعرُّف إلى وسائل التدريب التفاعلية.
يُحقِّقُ أسلوب التدريب التفاعلي - من خلال أدواته الكثيرة مثل التلعيب والندوات المباشرة عبر الإنترنت - مستوىً عالياً من المتعة والاندماج لا يمكن الحصول عليه من خلال وسائل أخرى.
4. قم بجدولة التدريب بشكل ملائِم:
يُعَدُّ التعلُّم المستمر وتحسين المهارات أمرين أساسيين للارتقاء بأداء الموظفين، وينطبق هذا على الموظفين الذين يعملون عن بُعد أيضاً، فيجب أن تكون الشركات مرنة بما يكفي لتُنشِئَ برامج تدريبية وتطوِّرها وتعدِّلها بما يلبي احتياجات موظفيها باستمرار، ويجب أن تكون برامج التدريب عن بُعد ملائِمة؛ حيث تسمح للموظف بالوصول إليها في أي وقت وأي مكان؛ وبذلك يتفانى الموظفون بشكل كامل بتطوير أنفسهم مهنياً بما يخدم الشركة.
5. ضع مواعيد نهائية واقعيَّة:
إذا أردتَ أن يُحقِّقَ موظفوك الذين يتبعون أسلوب العمل عن بُعد أقصى فائدة من برنامج التدريب، فيجب أن تفرض عليهم مستوىً معيناً من الالتزام، وفي حين أنَّ المرونة أمر هام، إلَّا أنَّ تحديد موعد نهائي لإكمال البرنامج التدريبي سيولِّد لديهم شعوراً بالالتزام يتطلَّب منهم العمل بجد واستمرار لإتقان المحتوى التدريبي، وسيساعد فرض موعد نهائي - في معظم الحالات - على تحفيز الموظفين وتسريع وتيرة إكمال التدريب.
6. تتبَّعْ أداء الموظفين:
يمكن أن تكون إدارة التدريب والأداء الخاص بالموظفين الذين يعملون عن بُعد أمراً صعباً، وخاصةً أنَّ التغذية الراجعة التقليدية قد لا تكون دائماً خياراً قابلاً للتطبيق، وتكاد تكون مراجعات الأداء والجلسات الفردية والتغذية الراجعة الخاصة بالمراقبة مستحيلة عند العمل عن بُعد، ومع ذلك يحتاج المديرون إلى تقديم الإرشاد لموظفيهم، وإلَّا فإنَّهم يخاطرون بعرقلة تطورهم.
تُعَدُّ الأحاجي التفاعلية طريقة رائعة لقياس مستوى فهم الموظفين ومراقبة وتيرة تقدُّمهم، ويمكن للمديرين - بالاعتماد على النتائج - أن يقدِّموا للموظفين تغذية راجعة ذات صلة لفِرَق التعليم والتطوير، والتي يمكن أن تشترك في عملية إنشاء المحتوى التدريبي.
أفضل أدوات التدريب عن بُعد:
بعدَ أن تعرَّفنا إلى أفضل النصائح للتدريب عن بُعد، من الهام أن نتعرَّف إلى أفضل الأدوات لتنفيذ برنامج تدريب ناجح، وفيما يلي أفضل 3 أدوات في هذا السياق:
1. أدوات إنشاء المحتوى:
تُمكِّنُك أدوات إنشاء محتوى التعلُّم الإلكتروني من إنتاج أشكال مختلفة من المحتوى الرقمي، بدءاً من المستندات التي تحتوي على النصوص، وانتهاءً بمقاطع الفيديو التفاعلية. يمكن لفِرَق التعليم والتطوير أن تطوِّر مجموعة متنوعة من المواد التدريبية التي تلائِم الأغراض المختلفة؛ مثل التدريب على الامتثال أو التدريب على الإعداد، وتتوفر أدوات إنشاء المحتوى بمختلَف الأشكال والأحجام، بدءاً من برامج الإنشاء المستقلة الخاصة بأجهزة الحاسوب، وانتهاءً بأنظمة إدارة التعلُّم التي تحتوي بشكل مدمج على أدوات إنشاء المحتوى؛ مما يساعدك على تحقيق أهداف عملية التعلُّم الإلكتروني بكفاءة.
2. أنظمة إدارة التعلُّم:
تُعَدُّ أنظمة إدارة التعلُّم خياراً متكاملاً لإنشاء دورة تدريبية مُخصَّصة تتميز بالإنتاجية والسهولة، وتسمح لك أنظمة إدارة التعلُّم بإدارة محتوى التعلُّم الإلكتروني الخاص بك من خلال موقع مركزي واحد يمكن للموظفين الوصول إليه والحصول على المواد التعليمية عندما يريدون أو يحتاجون إلى ذلك، ويسهِّل هذا النوع من الأنظمة تعميم البرنامج التدريبي على كامل أقسام الشركة، وتتبُّع التقدُّم الفردي، وتطبيق التغذية الراجعة لـ تحسين تجربة التعلُّم.
3. أدوات عقد الاجتماعات بتقنية الفيديو:
لا يُوجَد أحياناً ما هو أفضل من التحدُّث إلى الأشخاص وجهاً لوجه؛ الأمر الذي يجعل أدوات عقد الاجتماعات من خلال الفيديو خياراً رائعاً فيما يتعلَّق بالعمل عن بُعد، وسواءَ كان الأمر اجتماعاً مع عميل أم مناقشات جماعية أم جلسة تدريب بقيادة معلِّم، فإنَّ أدوات عقد الاجتماعات مثل "غوغل ميتس" (Google Meets) و"مايكروسوفت تيمز" (Microsoft Teams) و"زووم" (Zoom) تسمح جميعها بتواصل أعضاء الفِرَق الكبيرة مع بعضهم على نطاق أوسع.
أفضل مواضيع التدريب عن بُعد للموظفين:
يجب أن يتضمَّن جدول أعمال التدريب الخاص بك موضوعات معيَّنة سواءَ للموظفين الذين يعملون في مكاتب الشركة أم لأولئك العاملين عن بُعد، ومع ذلك فقد تكون بعض الموضوعات مثل أمن الحواسيب وثقافة الشركة أكثر أهمية بالنسبة إلى العاملين عن بُعد:
1. أمن الحواسيب:
من الهام التأكُّد من توافق جميع الموظفين في جميع أنحاء المؤسسة مع سياسات الشركة، ولا سيما عندما يتعلَّق الأمر بأمن الحواسيب، ومن غير الممكن العمل عن بُعد دون الإنترنت؛ ولذلكَ فمن الهام أكثر من أي وقت مضى تثقيف الموظفين حول تهديدات أمن الحواسيب، ويمكن أن يكون العمل عن بُعد بالنسبة إلى الكثيرين من الموظفين تجربة منعزلة للغاية؛ لذلكَ قد يختارون العمل في الأماكن العامة، ويمكن أن تشكِّل مشاركة شبكة واي فاي (Wi-Fi) العامة العديد من المخاطر، وخاصةً عند وجود معلومات حسَّاسة.
مع ذلك قد تكون شبكة واي فاي العامة هي الخيار الوحيد؛ لذلك من الضروري تدريب موظفيك على قضايا أمن الحواسيب، ويجب توعية الموظفين عن بُعد بالمخاطر المرتبطة بالعمل عبر الإنترنت، وكيفية تجنُّب الروابط المشبوهة، وعمليات الاحتيال.
يُعَدُّ أمان كلمة المرور أمراً ضرورياً، وخاصةً إذا كانت شركتك تستخدم كلمات مرور مشتركة، ويُعَدُّ الحفاظ على أمان كلمات المرور أمراً هاماً، وخاصةً عندما يعمل موظفوك عن بُعد، ولذلكَ يجب عليك استخدام الأنظمة الأساسية المشفَّرة مثل نظام إيلوسيدات (Elucidat) لحماية بيانات الشركة.
2. ثقافة الشركة:
على الرغم من أنَّ بعض موظفيك قد لا يعملون في مساحة مكتبية مشتركة كونهم يتَّبعون نهج العمل عن بُعد، إلَّا أنَّه يمكن بل يجب على موظفيك العاملين عن بُعد المشاركة في ثقافة الشركة، ومع ذلك فمن الممكن أن يؤدي الافتقار إلى التواصل الفردي مع بعضنا بعضاً إلى صعوبة في ترويج ثقافة موحَّدة تشجِّع على مشاركة جميع العاملين عن بُعد. تأكَّد من إيصال قيَم ورؤية شركتك للموظفين العاملين عن بُعد وتوفير التدريب لهم كي يشعروا بالتواصُل والاندماج.
3. المهام والمسؤوليات:
يُعَدُّ توفير الوضوح حول مهام ومسؤوليات الموظفين أمراً ضرورياً من أجل القيام بعملهم، وهذا هام بالتحديد بالنسبة إلى الموظفين المبتدئين الجُّدد، وخاصةً إذا كانوا يعملون عن بُعد. تأكَّد من توفير التدريب للموظفين العاملين عن بُعد بشأن المهام المُتوقَّعة منهم يومياً، والعمل الذي يجب أن يقوموا به، وكيف يساهم عملهم في نجاح الشركة، وإلى مَن يتبعون.
في الختام:
يفرض أسلوب العمل عن بُعد تحديات على الشركات والموظفين، ولكنَّه يصبح يوماً بعد يوم واقعاً متنامياً مع ازدياد الحاجة والرغبة في هذا النوع من أساليب العمل، وستتمكَّن من خلال تطبيق هذه النصائح من توفير التدريب المناسب للموظفين العاملين عن بُعد ومن ثم تجاوز هذه الصعوبات.