واحد وعشرون نصيحة إنتاجية للاستشاريين الجزء الأول
هل تريد أن تكون اكثر انتاجية؟ من منا لا يريد، أليس كذلك؟
إن النجاح في انجاز اكبر قدر ممكن من المهام في وقت أقل هو كل ما نسعى إليه، في الحقيقة هناك مجال واسع وآلاف الكتب التي كُتبت حول كيف تكون أكثر انتاجية. لكن رغم هذا هناك مشكلة....
تكمن المشكلة يا صديقي أن تعلّم كيفية أن تصبح اكثر انتاجية قد أضحت معقدة جداً. إن إتباع قوائم محددة والابقاء على مخططات منظمة مع المزيد من الجداول والبرامج الخاصة – كل ذلك يجعل من أن تكون شخصاً منتجاً عملاً بحد ذاته.
لذا احببتُ أن اقدم لك 21 نصيحة لتصبح اكثر انتاجية وهي سهلة التطبيق في حياتك. إن مقولتي بأنها سهلة لا يعني انه لا يلزمك عدم تغيير شيء في حياتك. بل يعني انه يمكنك تطبيقها مباشرة وستأخذ نتائج بشكل مباشر ايضاً.
إن الرد على الهاتف في كل مرة يرن لا يساعدك لتكون اكثر انتاجية.
- كن دقيقاً في أوقات تفقد البريد الالكتروني
معظم الناس يتفقدون برنامج البريد الالكتروني كل بضع ثوان متوقعين وصول الاميل القادم. الأسوء من ذلك هؤلاء الذين لديهم ميزة الاشعارات عند وصول أي اميل جديد. قد تكون هذه هي أول ما يقتل الانتاجية بشكل مريع. لا تفعل ذلك بل عوضاً عن ذلك قم بتحديد وقت تتفقد وتستجيب فيه للبريد الالكتروني خلال اليوم. إذا كانت هذه نقلة كبيرة لا تستطيع القيام بها فأنصحك بأن تغلق برنامج البريد الالكتروني عندما تقوم بتنفيذ بعض المهام ذات الاولوية وتتفقد الاميل قبل وبعد الانتهاء من هذه المهام. إذا كنت تتفقد بريدك مرة أو مرتين يومياً فيمكنك أن تنشأ رداً تلقائياً بحيث يتلقاه من يرسل لك الرسائل، محتوى هذا الرد التلقائي يقول بأنك تتفقد اميلك في اوقات محددة في اليوم وسوف تجاوبهم في تلك الاوقات. إن الرد التلقائي ليس جوهرياً لكنه ممتاز لراحة بالك، وممتاز للشخص الذي ارسل الرسالة. من لا يستطيع أن ينتظر 4-5 ساعات للحصول على اجابة؟ - اغلق الهاتف
أنا أقوم بعمل اتصالات العملاء والزبائن، اقوم بالكوتشينغ على اتصالات الزبائن واتصالات المبيعات كل يوم. أقوم بعمل جدولة وتخطيط لهذه الاتصالات مقدماً، واحياناً أجدولها لأسابيع قادمة، لا أقوم ابداً بالرد على الهاتف، لماذا؟ لأنه إلهاء وتمزيق للوقت. إنها تأخذني بعيداً عن جوهر عملي وأولوياتي، بعيداً عن الاشياء التي استطيع تقديم أفضل قيمة عندي القيمة العظيمة فيها. إذا كان الشخص المتصل يريد التحدث معي عن أمر طارئ فيمكنه اعادة الاتصال بي وربما يكرر الاتصال اكثر من مرة. حقيقةً كم هو من المعتاد أن يرن الهاتف لأمر طارئ؟ هل تعرف خدمة تسمى بالبريد الصوتي؟ إنها خدمة يستطيع المتصل أن يترك رسالته من اجل أن تقوم بالرد عليها فيم بعد، هل تذكرها؟ استخدمها الآن! إن الرد على الهاتف كلما رن لا يساعدك على أن تكون اكثر انتاجية. - لا تكن ملتصقاً جداً بالشبكات الاجتماعية
كما أن هناك الكثير من الناس مهووسين بتفقد الاميل فهناك أيضاً مدمني الشبكات الاجتماعية مثل الفيسبوك، تويتر، انستاغرام (وغيرها) الذين يتفقدونها مرات عديدة خلال اليوم. عادةً اكثر من مرة في الساعة الواحدة. ما الذي يحصل عندما تفعل ذلك؟ ينتهي بك المطاف بقراءة مقالات، مشاهدة فيديو، النقر هنا وهناك في صفحات انترنت مختلفة. إذا لم تكن في الراحة القصيرة فهذا لا يساعدك أبداً. إذا كان عملك هو التسويق أو العمل في الشبكات الاجتماعية فكن متيقظاً أن النشاطات التي تفعلها تدور حول العمل وحول توسيع عملك.
ترجمة: مالك اللحام