نصائح لإدارة وقت الكوتشز
الوقت هو أثمن شيء عند الكوتش. تساعدك إدارة وقتك على خدمة عملائك وتحقيق أهداف عملك وتوفير مزيد من الوقت للأشياء التي تهمك. ومع ذلك، من السهل أن تقع في فخ خدمة أكبر عدد ممكن من العملاء، ما قد يؤثر سلباً في عملك. فقد تُصاب بالاحتراق الوظيفي، أو تتراجع الخدمة التي تقدمها للعملاء، وبالنتيجة تنخفض أرباحك. يتناول هذا المقال نصائح لإدارة وقت الكوتشز لمساعدتك في إدارة عملك، وكذلك وقتك وطاقتك.
استراتيجيات إدارة الوقت لإدارة مشروع الكوتشينغ
تساعدك نصائح إدارة الوقت أدناه في تخصيص القدر المناسب من الوقت لعملائك، وكذلك لأنشطة تطوير مشروعك، لكي تضمن نجاح مشروعك دون أن تصاب بالاحتراق الوظيفي:
1. اعرف أولوياتك
للتركيز على الأمور الهامة، يجب أن تعرف ما هي هذه الأمور. ابدأ بتحديد أهم 3 أهداف للأسبوع والشهر وربع السنة. ما هو الأهم بالنسبة لك في هذا الوقت؟ هل هو العثور على مزيد من العملاء، أم إطلاق مشروعك، أم إطلاق برنامج جماعي؟ بالتركيز على أهم أولوياتك، تضمن أنَّك تستثمر وقتك وطاقتك في أهم الأمور.
2. قدِّم خدمة ممتازة لعملائك الحاليين
على أهمية استقطاب عملاء جدد، لا تتجاهل أهمية رعاية عملائك الحاليين وخدمتهم. ضع عملاءك الحاليين على رأس أولوياتك، وركز على تقديم كوتشينغ استثنائي ودعم متميز لهم. إسعاد عملائك يجعل منهم أفضل المدافعين عنك، وقد يجلبون لك الإحالات ويسهمون في نمو مشروعك، وقد يقررون العمل معك على الأمد الطويل، ما يعفيك من الحاجة إلى العثور على عملاء جدد.
3. تتبع وقت الكوتشينغ
يتطلب كل عميل جديد وقتاً في جدولك الزمني، وأنت من يحدد مقدار هذا الوقت. لا يقتصر الأمر على ساعات الكوتشينغ فقط، إذ عليك مراعاة الوقت المستغرق للتحضير لجلسة الكوتشينغ، والوقت الذي يعقب جلسة الكوتشينغ لإرسال الملاحظات أو التسجيلات، والوقت بين الجلسات إذا كنت تقدم دعماً عبر البريد الإلكتروني. إذا كان كل عميل جديد يتطلب 5 ساعات في الشهر، وكان لديك 25 ساعة من وقت الكوتشينغ المتاح شهرياً، فعليك التخطيط وفقاً لذلك.
ملاحظة حول ساعات الكوتشينغ:
لن تكون جميع ساعات عملك عبارة عن ساعات كوتشينغ، إذ عليك قضاء بعض الوقت في المهام الإدارية، مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وبعض الوقت في الأنشطة التسويقية، مثل التواصل أو النشر على وسائل التواصل الاجتماعي أو المشاركة في المدونات الصوتية. عليك أيضاً تخصيص وقت لإنشاء عروض الكوتشينغ الجديدة. أنشئ جدولاً أسبوعياً وحدد مقدار الوقت لكل نشاط، بالإضافة إلى إجمالي عدد الساعات التي تريد العمل فيها. قد يكون لديك ساعات للكوتشينغ أقل مما تعتقد.
4. لا تهمل عملية التسويق
على أهمية خدمة عملائك الحاليين، عليك أيضاً تخصيص الوقت لاستراتيجيات التسويق، وإلا ستبقى بلا عمل عندما ينتهي عملك مع عملائك الحاليين. يساعدك التسويق المستمر على تأمين تدفق مستمر من العملاء الجدد وتدفق مستمر من الدخل. احرص على تخصيص وقت كل أسبوع لأنشطتك التسويقية والتواصل مع العملاء المحتملين.
استراتيجيات إدارة الوقت ربع السنوية للكوتشز
على الكوتش إجراء تخطيط ربع سنوي حتى يتمكن من التركيز على أهدافه ربع السنوية وكيفية تحقيقها. يتيح لك هذا التخطيط على مستوى عالٍ ثم الانتقال إلى المهام الشهرية والأسبوعية. إليك بعض النصائح لإدارة الوقت على أساس ربع سنوي:
1. خطط مقدماً لكل ربع سنة
خطط مقدماً لكل ربع سنة قادم. فكر في رؤيتك طويلة الأمد وقسمها إلى أهداف ربع سنوية. يجب أن تتوافق هذه الأهداف مع أهدافك العامة وتُملي عليك الإجراءات التي عليك اتخاذها خلال الأشهر الثلاثة المقبلة.
2. حدد أهدافك ربع السنوية
اختر 3-5 أهداف ربع سنوية. وقسِّم كل هدف إلى مهام قابلة للتنفيذ مع مواعيد نهائية. عندما تركز على تحقيق أهدافك ربع السنوية، يمكنك تحقيق تقدم كبير والحفاظ على الزخم نحو رؤيتك طويلة الأمد.
3. حدد أهدافاً قابلة للقياس
عليك وضع أهداف محددة، مثل تخصيص 5 مكالمات استكشافية في شهر معين، أو الحصول على 100 عنوان بريد إلكتروني في هذا الربع، أو المشاركة في 3 مدونات صوتية هذا الشهر. كن دقيقاً قدر الإمكان وتتبع تقدمك للحصول على أفضل النتائج.
استراتيجيات إدارة الوقت الشهرية للكوتشز
بعد التخطيط ربع السنوي، عليك أيضاً التخطيط للشهر المقبل. إليك بعض النصائح:
1. ضع أهدافا شهرية
استخدم أهدافك ربع السنوية لتحديد أهداف وغايات واضحة للشهر القادم. حدد ما تريد تحقيقه في هذا الشهر بالضبط. قسِّم هذه الأهداف إلى خطوات قابلة للتنفيذ يمكنك العمل عليها طوال الشهر.
2. خذ في الحسبان الإجازات والأحداث
فكر في أي أحداث أو إجازات أو التزامات شخصية قادمة تؤثر في جدولك الزمني. خطط لوقت إجازتك مقدماً، وخصِّص لها الوقت في جدولك الزمني. إذا كنت تريد إطلاق أي برنامج، فامنح نفسك وقتاً كافياً للتحضير مقدماً.
3. حدد عدد العملاء
عليك معرفة عدد العملاء الذين يمكنك خدمتهم بكفاءة في وقت واحد مع الحفاظ على جودة الكوتشينغ. قيِّم قدرتك على استيعاب العدد المناسب من العملاء بأريحية، ثم حدد عدد المكالمات الاستكشافية التي قد تحتاج إليها لتسجيل هذا العدد من العملاء.
نصائح أسبوعية لإدارة الوقت للكوتشز
تساعدك إدارة الوقت أسبوعياً على البقاء على المسار الصحيح وإحراز التقدم كل أسبوع. إليك بعض النصائح:
1. حدد أولوياتك الأسبوعية
مع بداية كل أسبوع، حدد أهم أولوياتك (اكتب ثلاث أولويات في ورقة وانظر إليها يومياً)، واحرص على أن تكون هذه الأولويات قابلة للتنفيذ خلال الأسبوع. في كثير من الأحيان نملأ جدولنا بالمهام ونتوقع من أنفسنا تحقيق ما يفوق طاقة البشر، لذلك قد تحتاج إلى حصر مهامك والتركيز على ما يمكن التحكم فيه.
2. أنشئ جدولا زمنيا أسبوعياً
حدد الفترات الزمنية للأنشطة المختلفة في جدولك الأسبوعي. بالإضافة إلى تخصيص الفترات الزمنية لجلسات العملاء، احرص على تخصيص الوقت قبل الجلسات وبعدها، ووقت الإدارة والتسويق، ووقت فترات الراحة والوجبات.
مثال عن النموذج الأسبوعي
لإعطائك مثالاً عملياً، إليك النموذج الأسبوعي الذي يمكنك تعديله حسب الكوتشينغ الذي تقدمه:
الاثنين:
- في الصباح: التخطيط الأسبوعي والمهام الإدارية.
- بعد الظهر: أنشطة التسويق وتوليد العملاء المحتملين.
الثلاثاء:
- في الصباح: جلسات العميل.
- بعد الظهر: جلسات العميل.
الأربعاء:
- في الصباح: جلسات العميل.
- بعد الظهر: التطوير المهني (ندوات عبر الإنترنت، دورات، قراءة).
الخميس:
- في الصباح: جلسات العميل.
- بعد الظهر: جلسات العميل.
الجمعة:
- في الصباح: متابعات التسويق وفعاليات التواصل.
- بعد الظهر: المراجعة والتخطيط للأسبوع التالي.
نصيحة: أفضل ما يمكنك فعله هو تخصيص جدولك الزمني حسب مستويات طاقتك وعاداتك وخياراتك المفضلة.
نصائح لإدارة الوقت يوميا للكوتشز
لإدارة جدولك اليومي بكفاءة، طبِّق النصائح الآتية:
1. حدد أهم مهمة
ابدأ كل يوم بتحديد أهم مهمة يجب إنجازها. يجب أن تتماشى هذه المهمة مع أولوياتك وتقربك من أهدافك الشاملة. بالتركيز على أولوية واحدة، يمكنك تقليل الإجهاد وزيادة فرصك في إكمال المهام الأساسية.
2. تفقَّد تقويمك
تفقَّد كل يوم تقويمك مقدماً حتى تتمكن من الاستعداد لليوم التالي دون أن تتفاجأ بأشياء لم تأخذها بالحسبان. إن كان عليك القيام بشيء ما للاستعداد ليومك، فاحرص على توفير الوقت له.
3. خذ استراحة
تحسن الاستراحة التركيز والإنتاجية. طبِّق "قاعدة الـ 90 دقيقة"، حيث تعمل على فترات مدتها 90 دقيقة، تليها فترات راحة قصيرة. أو استخدم تقنية بومودورو التي تنص على العمل 25 دقيقة، تليها استراحة 5 دقائق. جرِّب حتى تجد أنسب طريقة لك.
4. احترس من الأشياء الشائعة التي تهدر الوقت
انتبه إلى عوامل التشتيت التي تهدر وقتك وتقلل من إنتاجيتك. قد يصبح البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي مضيعة للوقت إذا لم تدرهما بكفاءة. ضع حدوداً لعملك وخصِّص وقتاً لتفقد رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها لتجنب المقاطعات المستمرة.
أدوات إدارة الوقت للكوتشز
لقد أدركت الآن أنَّ إدارة الوقت هي المفتاح لإدارة مشروع الكوتشينغ، ولكن ليس عليك أن تفعل كل ذلك بنفسك. يمكنك الاستفادة من هذه الأدوات لدعمك:
1. توجل (Toggl)
استخدم توجل أو أداة مشابهة لتتبع الوقت لمراقبة كيفية تخصيص وقتك. يساعدك هذا في الحصول على بيانات حول إنتاجيتك وتحديد المجالات التي يمكنك إجراء تحسينات فيها.
2. جوجل كالندر (Google Calendar)
استخدم هذا التطبيق أو أي تطبيق تقويم آخر يتكامل مع أجهزتك ويوفر ميزات تخصيص الوقت لجدولة أنشطتك. يمكنك ترميز أنواع مختلفة من المهام بالألوان لتمييزها بسهولة والحفاظ على تنظيمها.
3. أسانا (Asana)
تساعدك هذه الأداة في البقاء على اطلاع بالمهام والمواعيد النهائية. أنشئ مشاريع لمجالات مختلفة من مشروع الكوتشينغ، وحدد مواعيد الإنجاز، وتعاون مع أعضاء الفريق أو المساعدين الافتراضيين إن أمكن.
4. كوتش
لا يفيدك التعاقد مع كوتش أعمال في مساعدتك على إدارة الوقت وحسب، بل يفيدك في رحلة عملك كلها. يساعدك كوتش الأعمال المناسب في تسريع تنمية مشروع الكوتشينغ.
في الختام
إدارة الوقت بكفاءة هي مهارة عمل هامة، لكنَّها تساعدك في الحياة عموماً. بتطبيق نصائح إدارة الوقت المذكورة أعلاه، تتمكن من تحديد أولويات أنشطتك وخدمة عملائك بكفاءة وتخصيص الوقت لنفسك. عندما تدير وقتك بكفاءة، سيكون لديك القدرة على إنشاء مشروع كوتشينغ ناجح مع الحفاظ على حياة متوازنة ومرضية.