كيف تدير عمليّة التدريب

نقدِّم هنا أدوات مساعدةً أساسيَّة لمساعدتك في إدارة عمليّة التدريب: الأشخاص، الملفَّات، التخطيط والأنظمة التي تدعم مساعي التدريب لديك. ستجد المساعدة هنا سواءً أَكُنْتَ مديراً جديداً، أو مديراً فصليّاً جديداً في التدريب، أو مديراً ناجحاً تسعى وراء أفكارٍ جديدة.

• مركز للنفقات أو مركز للربح

تواجه معظمَ مُدراء التدريب معضلةٌ أساسيَّة تتلخّص فيما إذا كانت عمليّة التدريب ضمن الشركة تُعتَبَرُ كمركز للنفقات أو كمركز للربح. عادة ما يتمُّ تصنيف التدريب كمركز للنفقات، حيث تساهم بقيَّة العمليَّات في العمل برصيده بشكل رسوم تعليم أو نفقة لكل دورة يتلقَّاها كل متدرّب، وأحياناً بشكل قاعدة رصيد محدّد بصيغة تعتمد على مبلغ مباشر أو نسبة مئويَّة من ميزانيَّة الإدارة. ومع ذلك من المُمكن وضع التدريب في موقع مراكز الربح، حيث من المُمكن تنظيمه كجملة من المشاريع كلٌّ منها لغاية وذو قيمة احتياطيّة مطلوبة، أو مبنيّة كشركات مُصَغَّرة ضمن شركة أكبر مع كشوفات حساب الربح والخسارة الخاصَّة بها وغيرها من الإجراءات الماليَّة المعياريَّة.

إذا كنت ـ بشكلٍ خاص ـ مديراً أنجز للتوِّ عمليّة تدريب؛ خذ بالاعتبار هذه المسألة بكل الحرص (مركز نفقات مقابل مركز ربح)، سيكون من الأسهل أن تؤسِّسها على أساس مركز للنفقات، وذلك يعني أنَّه ضمن الإطار العام سيُنظَر إلى عمليتك كتكلفة للشركة وستحتاج على الدوام أن تبرِّر ما تقوم بفعله. من ناحية أخرى إذا أسهمتَ بربح مباشر للشركة كمركز ربح سوف يُنظَر إلى هذه الوظيفة بكل تقدير مع وقعٍ إيجابيّ مباشر في الكشف النهائيّ للميزانيَّة. على كل حال؛ لأداء ذلك، يجب على مدير التدريب أن يتداخل مع الأنظمة والإجراءات على امتداد الشركة من خدمات الزبائن وتطوير المُنتَجات إلى تخطيط وتوجيه الإجراءات، والتدوير والاستعادة، وأنظمة الدعم كالتسويق والأبحاث والتطوير والأنظمة الماليّة. بكل بساطة يجب عليك الخروج من قسم التدريب والقيام بتوجيه عمليّة التدريب بكلِّ ثقةٍ.

• أنتج أو اشترِ

هناك قضيَّة جوهريَّة أيضاً تواجه مُدراء التدريب أثناء تطوير الدورات، وهي: هل تقوم “بإنتاج” التدريب بنفسك انطلاقاً من موقعك الخاصّ أو “شرائه” من بائع أو مُستشار خبير؟ لهذه القضيَّة دور كبير في القرارات المُتعلِّقة بميزانيَّتك والكادر الذي ستؤسِّسه.

من بين الأشياء الأخرى التي يجب أن تأخذَها بعين الاعتبار: هل أنت بحاجة إلى توظيف مُصمِّمي مناهج؟ هل أنت بحاجة إلى توظيف مُدرِّبين؟ هل يحتاج كادرك إلى خبراء في مجال إدارة المشاريع؟ كيف ستكون طبيعة العلاقة بين كادرك والاختصاصيين في مواضيع البحث؟ ما هو السعر العادل الذي يمكن دفعه مقابل الدورة المقدَّمة والمطوَّرة من قِبَلِ البائع؟ كيف يمكنك أن تضمن الجودة في تطوير وتنفيذ الدورات؟ ما هي النسبة المئويَّة من ميزانيَّتك التي يتوجَّب دفعها للناس من خارج الشركة؛ أي لغير الموظَّفين؟ هل يمكن للميزانيَّة التي خصَّصْتَها للتدريب أن تتحمَّل دفعات الإعانة الماليَّة للموظَّفين؟ ما مقدار الخبرات التي تستطيع توظيفها؟ وما هو المقدار الذي تُفضِّلُ وضعه في مكان آخر ليتم تحويله إليك عند الحاجة فقط؟ هل تكون الجدوى الاقتصاديَّة أكبر في حال إنتاج التدريب أو في شرائه؟ هل يتوجَّب عليك شراء أي من الدورات، وما الذي ستكسبه أو تخسره في حال فعلت ذلك؟ يناقش الفصل الرابع هذه الأسئلة بتفصيل أكبر.

• الجودة

يُعْتَبَر ضمانُ الجودة في عمليّة التدريب نقطةً هامَّةً جداً، وخاصَّة إذا اخترت أن تتَّكل بشكل كبير على دورات مُعَدَّة ومُنَفَّذَةٍ من قِبَلِ بائعين أو مُستشارين. سيكون من الأسهل أن تنشئ معايير جودة للتصميم وتتحكَّم باستعمالها عندما يتضمَّن كادر الموظَّفين لديك مُصمِّمي مناهج وكُتَّاب كموظَّفين بدوامٍ كامل؛ إضافة إلى ذلك سيتوجَّب عليك حلُّ مسائل أكبر ذات علاقة بالجودة والتي تؤثِّر فيما إذا كان يُنظَر إلى التدريب كفُرصَةِ عملٍ أو كمطلب وظيفي مرتبط بمراجعات الأداء أو اعتبارات الرواتب.

يشكِّل إنتاجُ متطلَّبات الجودة مثل الكتيِّبات، وأدوات المساعدة في العمل، والفيديو، وشرائح العرض وغيرها أحدَ أنواع التحدِّيات؛ وهناك تحدٍّ آخر هو إنتاج إجراءات الجودة في التدريب؛ والتي هي الإجراءات التدريبيَّة الإبداعيَّة المُرَكَّزة والمجدولة التي تُميِّز المُدرِّبين الممتازين المحاضِرين المطّلعين. من المهمّ أن يكون لديك إجراءات تُطبّق في موضعها الصحيح لضمان الجودة في العمل الذي يتمُّ مزاولته من “المنزل” عبر الفاكس أو البريد الإلكترونيّ، أو العمل الذي يؤدِّيه موظفون بدوام جزئي يعملون من منازلهم.

• آداب المِهْنَة “الأخلاقيَّات”

أفضل نقطة لبدء خوض العمليّة الأخلاقيَّة هي تحديد وتوضيح القِيَم العمليَّاتية التي تريدها، وفي حال وجدتَ أنها غيرُ ما أردتها أن تكون؛ فاتَّخذِ الخطواتٍ الكفيلة بتغييرها. راجع الحوافز التي تُقدِّمُها لأداء العمل الجيِّد، وقُمْ بزيادتها على السلوكيَّات التي يمكن تعزيزها وتشجيعها من خلال هكذا حوافز وبالطريقة التي تراها مناسبة.

تذكَّرْ أنَّ الأخلاق والقانون شيئان مختلفان جداً عن بعضهما؛ ولا تفترض أبداً أنَّك إذا كنت تتبع القانون فإنَّك ستكون أخلاقيَّاً أيضاً. في أعقاب الفضائح الأخلاقيَّة في الولايات المتَّحدة في العام 2002 والتي نتجت عن الاحتيال وسوء الإدارة الفاضح في شركات إنرون، وورلدكوم، وتيكو، وأرثر أندرسون، وأديلفيا، وأي أم كلون وغيرها، وإفشاء فضائح التحرُّش الجنسي في أعلى المراتب الكَنَسيَّة الكاثوليكية في أميركا في نفس السنة، توجَّبَ على المُدراء من كل المناصب أن ينتبهوا للجنوح في الرؤيا والقِيَم والتصرُّفات. يمكن لمُدراء التدريب أن يساعدوا بجديَّةٍ في تقييم احتياجات الشركة فيما يتعلَّق بالأخلاق؛ بسبب تطوّر وجهة نظر الموارد البشريَّة التي تضمُّها شركتك.

• التكنولوجيا

يواجه مُدراء التدريب باستمرار قراراتٍ تتعلَّق بالتكنولوجيا؛ كم من عمليَّاتك يجب أن تكون محوسبة؟ أين يبقى التدخل البشري ضرورياً تماماً؟ هل لديك ما يكفي من الطلاب طوال الوقت ليكون الأمر مستحقَّاً أن تشتري أو تضع دوراتك على أقراص فيديو؟ ما هي الدورات المناسبة لأجهزة العرض الإلكترونيّة؟ ما مقدار الحاجة للدعم الطباعي والتدخُّل البشري حتى بوجود أنظمة العرض الإلكترونيّة؟ هل لديك كادر من المُبرمِجين والأخصائيين في مجال الأجهزة الإلكترونيّة مُتوفِّرين دائماً ومُستعدِّين في حال حدوث أي عطل في الأنظمة أو الأجهزة؟ هل لديك تخصيص لكمبيوتر ضخم تحتاجه أو العدد الكافي من أجهزة الكمبيوتر الشخصيَّة من أجل تقديم تدريب فعّال؟ هل لديك خطوط هاتف ونطاق ترددي كافيين؟ هل لديك مُصمِّمي مناهج أو أخصائيين في التعليم قادرين على إسداء النصح لك كما ينبغي، وبالتالي لا يتوجَّب عليك أن تتَّكل فقط على المعلومات المُقدَّمة من المندوب في تقرير المورّد؟ ما هي صلتك بمدير نظام إدارة المعلومات في شركتك؟ من الذي يدير استعمال الإنترنت أو الشبكة الداخليَّة في الشركة بغرض التدريب؟ هل لديك المعلومات الكافية حول التعليم الإلكترونيّ؟ المحاكاة؟ موقع العمل الافتراضي؟

للاطلاع على بقية البحث تستطيع تحميل الملف المرفق