خطط تدريب الموظفين: أهميتها وفوائدها وخطوات إعدادها (الجزء الثاني)
تحتاج الشركات لإعداد برامج تدريب تساعد الموظفين في التأقلم مع تغيرات السوق وأنظمة العمل من جهة، والتطورات التكنولوجية من جهة أخرى. قدم الجزء الأول من المقال معلومات وافية عن أهمية خطط التدريب، وفوائدها، وخطوات إعدادها. يبحث الجزء الثاني في بقية الخطوات ويقدم نموذج عن خطة التدريب ويجيب عن أبرز الأسئلة الشائعة، فتابعوا معنا السطور التالية.
خطوات إعداد خطط التدريب
فيما يلي نستكمل قية الخطوات التي ذكرت في الجزء الأول من هذا المقال:
5. إعداد البرنامج الزمني
يعتمد البرنامج الزمني على أهداف خطة التدريب أي يمكن أن تكون المواعيد ثابتة أو قابلة للتغيير، وقد تسمح الشركة بتطبيق التعلم الذاتي الذي يسمح للموظف بدراسة المواد في المكان والوقت الذي يناسبه. تتطلب التدريبات التقنية القصيرة على سبيل المثال جدول زمني ثابت وخاصة عندما تكون إلزامية، في حين يُسمَح للموظفين بإنهاء تدريبات إدارة الوقت الاختيارية في أوقات فراغهم.
يجب تزويد الموظفين بأداة بصرية تتيح لهم إمكانية متابعة تقدمهم خلال الدورة التدريبية، لهذا السبب يُنصَح بتقسيم البرنامج الزمني باستخدام التقنيات التالية:
- الجدول الزمني للتدريب: تُطبَّق هذه التقنية في حالة الدورات التدريبية التي تستمر لعدة أشهر، وهي تقتضي تزويد الموظفين بجدول زمني أسبوعي أو شهري لكي ينظموا وقتهم على أساسه.
- قوائم التحقق: السماح للموظفين في حالة الدورات التدريبية الذاتية بالإشارة إلى المهام المنجزة في قوائم التحقق الخاصة بالمشاريع والأنشطة.
- الإنجازات المرحلية: يجب أن يُعلِم المدير المشاركين بالتقدم المُحرَز عند تحقيق إنجاز أو هدف ما.
6. إعداد واختيار مواد التدريب
يساعد إعداد المواد التدريبية داخل المؤسسة في مراعاة أهدافها، وقيمها، وسير العمل فيها، ولكن لا يمكن إنكار فوائد الاستعانة بشركات التدريب الخارجية والتي يمكن تلخيصها على النحو التالي:
- تقديم معلومات جديدة تسهم في تنويع وجهات النظر، وإثراء الفكر، واقتراح منهجيات جديدة لحل المشكلات.
- الاستفادة من معلومات الخبراء المختصين والحائزين على شهادات مُعتمَدة.
- السماح للموظفين بالتواصل مع الخبراء في قطاع العمل ومساعدتهم في بناء شبكة علاقات مهنية.
- توفير وقت إعداد المصادر والمواد التدريبية.
يتطلب إعداد المواد داخل المؤسسة بعض الوقت في البداية، ويمكن أن يتضمن المحتوى في هذه الحالة العناصر التالية:
- الندوات الافتراضية والعروض التقديمية عبر الإنترنت.
- مقاطع الفيديو.
- الألعاب والدورات التدريبية القصيرة.
- المنتديات الافتراضية والمجتمعات الداخلية.
- وحدات تعلم إلكتروني تفاعلية.
نموذج لخطة تدريب الموظفين
يجب أن تكون خطط التدريب سهلة الفهم، والمتابعة، والتطبيق بالنسبة للقادة والمدراء والموظفين. فيما يلي نموذج جاهز قابل للتعديل بناءً على تفاصيل العلامة التجارية، ورسالتها، واحتياجات الشركة:
1. نبذة عن الدورة التدريبية
يحتوي هذا القسم على المعلومات التالية:
- اسم المؤسسة.
- عنوان الدورة التدريبية.
- اسم القسم، أو الفريق، أو المنصب، أو الموظف الذي سيتلقى التدريب.
- الخطة الزمنية للدورة التدريبية وخاصة عندما لا تكون ذاتية.
- تاريخ آخر تحديث للدورة التدريبية.
2. أهداف التدريب
يجب توضيح أهداف برنامج التدريب على كل من الأمد القصير والطويل، وفيما يلي أمثلة عن أهداف خطط التدريبات الإدارية:
- مساعدة المدراء في تعزيز مهارات المنتورينغ والكوتشينغ.
- تحسين مهارات اتخاذ القرارات وحل المشكلات.
- تعزيز القدرة على تحديد إمكانيات ونقاط ضعف الموظفين.
- زيادة فعالية التعاون والعمل المشترك بين أعضاء الفريق.
3. طرائق التقديم
يشرح هذا القسم مكان إجراء التدريب وليكن ضمن الشركة أو عبر الإنترنت بالإضافة إلى تقديم نبذة مختصرة عن هيكلية العمل. يمكن أن تجري تدريبات الموظفين الجدد بشكل غير متزامن، بحيث يُطلَب من المتدرب قضاء ساعتين في التعلم من المهام، والأنشطة، والاختبارات كل يوم لمدة أسبوع كامل.
4. محتوى التدريب، والجدول الزمني، والوحدات
يتم تقسيم التدريب إلى وحدات قصيرة ومنظمة وسهلة الاستيعاب، ويمكن تزويد الموظفين بقائمة تحقق في حالة التدريبات التي تحتوي على مجموعة من الأنشطة والوحدات.
5. المراقبة والمتابعة
يوضح هذا الجزء المقاييس والأدوات المستخدمة لتقييم تقدم المشاركين ونجاح التجربة، فقد تطلب فِرَق "التعلم والتطوير" (L&D) من المشاركين تقييم التقدم خلال الدورة التدريبية وذلك عن طريق متابعة معدلات إكمال الوحدات التدريبية، ومراجعة نتائج الاختبارات، وتحديث أهداف التدريب الفردية. يمكن أن يجري القادة اجتماعات فردية منتظمة بعد انتهاء الدورة التدريبية لمناقشة الموظفين في آلية تطبيق محاور التدريب في مهام العمل اليومية.
الأخطاء الشائعة في خطط تدريب الموظفين
يمكن أن تحدث بعض الأخطاء عند تطبيق خطط التدريب الجديدة، وقد لا تتحقق النتائج المطلوبة في الحال، لهذا السبب يُنصَح بالاطلاع على الأخطاء الشائعة من أجل تجنب الحاجة لإجراء تعديلات جذرية أثناء التطبيق. فيما يلي 5 أمثلة عن هذه الأخطاء الشائعة:
1. رفع سقف التوقعات
يمكن أن يؤدي رفع سقف التوقعات إلى إحباط الموظفين وشعورهم بالعجز عن تحقيق المطلوب، لهذا السبب يجب أن تكون مدة الدورة التدريبية قصيرة نسبياً، والأهداف دقيقة وقابلة للتحقيق قدر الإمكان.
2. عدم كفاية الوقت المخصص للتدريب
قد يستنتج الموظف أنَّ نجاحه لا يهم الشركة عندما لا يُتاح له ما يكفي من الوقت للاستفادة من فرص التعلم حتى لو لم يكن التدريب إلزامي. بالتالي، يجب أن تسمح للموظفين بتخصيص بعض الوقت لإجراء التدريب والتركيز على التنمية الشخصية بانتظام خلال ساعات العمل.
3. عدم توضيح دواعي إجراء التدريب
يجب أن تُعلِم الموظفين بالتحديات والاحتياجات التي تستهدفها خطة التدريب حتى لا يتوصلوا إلى استنتاجات مغلوطة عن دواعي التدريب ويفقدوا حماسهم.
4. عدم طلب التغذية الراجعة من الموظفين
تُستخدَم بيانات التغذية الراجعة في تقييم فعالية خطط التدريب وضمان توافق المواد والمحتوى مع احتياجات أعضاء الفريق وأنماط تعلمهم.
5. تطبيق خطط تتعارض مع الأهداف الفردية
يفقد الموظف حماسه واهتمامه بالتدريب عندما لا تراعي الخطط الموضوعة أهداف التنمية الشخصية الخاصة به، مما يمنعه من الاستفادة من المهارات المكتسبة في العمل.
الأسئلة الشائعة عن خطط تدريب الموظفين
1. ما هي خطط تدريب الموظفين؟
خطة التدريب هي عبارة عن وثيقة تستخدمها الشركات في تنظيم إجراءات مبادرات التدريب. فيما يلي 4 فوائد لخطط تدريب الموظفين:
- تطبيق منهجية عمل منظمة في مبادرات التعلم والتطوير.
- تعزيز عنصر الاستقلالية في التدريب.
- ضمان اتساق المواد والدورات التدريبية.
- تطبيق مبادرات التدريب المستقبلية بفعالية.
2. ماذا تتضمن خطة التدريب؟
تتكون خطة تدريب الموظفين من العناصر التالية:
2.1. الأهداف
توضح الأهداف دواعي تطبيق برنامج التدريب، والمهارات والكفاءات التي يحتاج الموظفون لاكتسابها. تركز بعض الشركات في الوقت الحالي على تزويد الموظفين بالمعلومات التي يحتاجون إليها عن الأدوات الرقمية والأمن الإلكتروني بهدف زيادة الاعتماد على البيئة الرقمية في ظل التطورات التكنولوجية الجارية.
2.2. "مؤشرات الأداء الرئيسية" (KPIs)
تُستخدَم "مؤشرات الأداء الرئيسية" لمتابعة تقدم سير إجراءات التدريب وتقييم فعاليته ومدى نجاحه في تحقيق المطلوب.
2.3. طرائق التقديم
يجب تحديد البيئة، والبرنامج الزمني، والمنهج المناسب لتحقيق الأهداف المرجوة من التدريب.
2.4. الخطة العملية
يجب تحديد خطوات تطبيق البرنامج، وعدد الجلسات، وطبيعة المهام والواجبات المطلوبة من المشاركين، وطريقة متابعتهم خلال البرنامج.
3. ما هي خطوات إعداد خطة تدريب الموظفين؟
فيما يلي 5 خطوات لإعداد خطة تدريب الموظفين:
3.1. إجراء تحليل للاحتياجات التدريبية
تهدف هذه الخطوة إلى تحديد ثغرات الأداء ونقص المهارات الذي يعيق عمل الفريق ويمنع المؤسسة من تحقيق أهدافها. ثمة مجموعة من الأدوات التي تساعد في تحديد هذه الثغرات.
3.2. تحديد الأهداف
يجب أن تراعي الخطة ثغرات الأداء وأهداف الشركة
3.3. عقد اجتماع مع أصحاب المصلحة لتحديد طرائق التدريب ومواد المحتوى
يُنصَح باستشارة فريق عمل متكامل من أجل ضمان تقديم تدريب يراعي أهداف الشركة واحتياجات الموظفين المشاركين.
3.4. تعيين المسؤولين عن إجراءات التدريب
تقتضي هذه الخطوة تعيين المسؤولين عن مختلف إجراءات التدريب، وهذا يشمل تأمين المواد، ومتابعة عمليات التنفيذ، وعقد اجتماعات دورية مع أعضاء الفريق لمتابعة تقدمهم.
3.5. تجهيز الخطة النهائية
تقتضي الخطوة الأخيرة تجهيز الخطة بصيغتها النهائية ومشاركتها مع أصحاب المصلحة والمتدربين.
4. ما هو الفرق بين برامج وخطط تدريب الموظفين؟
تتألف برامج تدريب الموظفين من مجموعة من مبادرات التطوير الإستراتيجية طويلة الأمد، ولكن خطط التدريب هي عبارة عن وثيقة منفردة توضح طريقة إجراء مبادرة تدريبية محددة. عادةً ما تكون برامج التدريب شاملة وتأخذ بعين الاعتبار جميع الاحتياجات والأهداف في الشركة، في حين تكون الخطط عبارة عن جزء محدد من برنامج تدريبي مخصص لتحقيق هذه الأهداف.
في الختام
تناولنا في جزئي المقال الأول والثاني أهمية خطط تدريب الموظفين وخطوات إعدادها وأهم الأخطاء الشائعة فيها، إضافة إلى مجموعة واسعة من الأسئلة التي يبحث عن إجابتها معظمكم.