استخدام الاستمارة كأداة من أدوات تحديد الاحتياجات

دائماً ما يكون العمل الإداري الإشرافي بحاجة إلى أخذ عينّات استطلاعية أو عيّنة من الآراء وبالأدق ما يسمى باستطلاع الآراء لبعض الإجراءات والقرارات التي ينوي القيام بها، ومن أجل ذلك يتم استخدام بعض أدوات البحث العلمي ومنها الاستمارات.

تعليمات الاستخدام:

1. إن الأداة هي قالب يجب عليك تعديله بالقدر الذي تحتاج إليه لتحقيق أهدافك المنشودة.
2. إن استخدام استمارة أو مقابلة أو مجموعة تركيز (Focus Group) هي نوع من أنواع الأدوات التي تُستخدَم للاستطلاع. ولإجراء دراسة استطلاعية، يجب اتباع الأساسيات:
   • تكوين فريق بحث.
   • تحديد هدف الدراسة.
   • اختيار عينة ممثلة.
   • وضع الأسئلة.
   • بناء وإعداد الأداة (استمارة وأساسيات المقابلة أو أساسيات مجموعة التركيز).
   • اختبار الأدوات.
   • تحليل المعلومات.
   • استخدام النتائج.
3. خذ في الحسبان المعلومات التي ترد من الجمهور بأكثر من طريقة إذا سمح لك الوقت بذلك، فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام الاستمارة لجمع بعض المعلومات الأساسيَّة عن احتياجات الجمهور، وبعدها يمكن استخدام المقابلات أو مجموعات التركيز لتحديد المواضيع المُتعلِّقة بمُميِّزات الجمهور، ويمكن استخدام الاستمارة لتأكيد وتصفية المواضيع.

نظرة شاملة

إن توضيح طبيعة أو احتياجات الجمهور لأنظمة التدريب أو المعلومات هي من أهم الأنشطة خلال مرحلة التحليل لتصميم الأنظمة التدريبيَّة، وخاصة عندما يتم جمع احتياجاتهم، وأيضاً لضمان الأخذ في الحسبان جميع أساليب التدريب أو الوصول إلى المعلومات التي يُفضِّلونها. والاستمارة هي إحدى الطرائق الثلاث الأوليَّة لجمع المعلومات حول تحديد الاحتياجات. والطريقتان الأخريان هما المقابلة ومجموعة التركيز.

بعض ميزات الاستمارات:

1. إن الاستمارات مفيدة بشكل خاص عندما يجب إبقاء المستجيبين مجهولين، خاصة وأن الاستمارات توزع وتعاد بطريقة يشعر بها المستجيبون بالاطمئنان لأن هويتهم محفوظة وغير معلومة.
2. يمكن للاستمارات أن تكون وسائل فعَّالة لجمع المعلومات من وجهة نظر المستجيبين. ويجب أن تكون الاستمارة مختصرة حتى لا يقضي المستجيبون أكثر من (15) دقيقة في الإجابة عنها.
3. النماذج المختلفة من الاستمارات يمكن أن توزع على جمهور مختلفين. هذه الاستراتيجية مفيدة خاصة عندما يكون لديك جماعة كبيرة من المستجيبين والكثير من الأسئلة التي تريد أن تطرحها عليهم.
4. هناك أنواع عديدة ومختلفة من الأسئلة التي يمكن أن تشملها الاستمارة. وبعض أنواع الأسئلة المعروفة (المألوفة) وتشمل:
   1. الأسئلة المفتوحة والمغلقة: ما نوع التوثيق والذي ترجع إليه أكثر في مثل هذا النوع التفاعلي من البرامج. أو هل تستخدم التوثيق الورقي (نعم/لا).
   2. الاختيار من مُتعدِّد: ما أقل مصدر معلومات لديك في البرنامج الجديد:
      • التوثيق
      • التوثيق الورقي
      • وسائل الإعلام المتفاعلة
   3. التقديرات والترتيبات: رتب المصادر الآتية من الأكثر فاعليَّة إلى الأقل فاعليَّة: الإنترنت – التوثيق الورقي – وسائل الإعلام.
   4. التوجهات: إن مصادري المفضلة للمعلومات المنتجة حديثاً هي برنامج (HYPERMEDIA) والتي أستطيع أن استخدمتها في حاسوبي الشخصي في المنزل أو المكتب: أوافق بشدة، أوافق، بدون رأي، أخالف الرأي، أخالف بشدة.

بعض مساوئ الاستمارات

1. إن الاستمارات سهلة التصميم نسبياً، ولكنها تحتاج إلى الوقت والخبرة لتحضيرها بشكل دقيق.
2. يمكن للاستمارة أن تستغرق وقتاً لا بأس به في التوزيع، والمعالجة، والتحليل، والتزويد.
3. الاستمارات ليست مرنة مثل المقابلة أو جماعات التركيز فالاستمارات تقوم عادة فقط المعلومات المُتعلِّقة بأسئلة معينة متضمنة داخلها مباشرة.
4. إن الكثير من الناس يتردَّدوا عن الإجابة على الاستمارات.

مركز التميُّز للمُنظَّمات غير الحكوميَّة.

الجود للرعاية العلميَّة، أغسطس (2002).