8 نصائح عملية لتقديم كوتشينغ ناجح للموظفين

الكوتشينغ المُقدَّم للموظفين هو عبارة عن قيام إحدى هيئات الإدارة بتقديم جلسات تدريب في أثناء العمل لتعزيز التقدَُم المهني للموظفين، ويمكن للشركات - في حال استثمرَت التدريب الفعَّال - أن تُطوِّر من معدلات إنتاجيتها، وتُحسِّن أداء الموظف وتحقِّق بعض الأهداف الجديدة، ويمكن أن يساهم استيعاب أفضل أساليب التدريب البنَّاء ومهارات الكوتشينغ في الحصول على قوى عاملة متحمِّسة تُقدِّر قيمة التطوُّر المهني.

سنوضِّح في هذا المقال أهمية الكوتشينغ الذي يُقدَّم للموظفين، وسنتناول الوسائل التي يمكن من خلالها تطبيق تدريب فعَّال في بيئة العمل، كما سنُقدِّم لك بعض النصائح الأساسية لجعل موظفيك مستمتعين في أثناء تلقِّي التدريب.

أهمية الكوتشينغ الذي يُقدَّم للموظفين:

الكوتشينغ الذي يُقدَّم للموظفين هام على جميع مستويات الشركة، بدءاً من الموظفين المبتدئين إلى كبار موظفي الإدارة، وهو عنصر أساسي في عملية إدارة الأداء، والتي تهدف إلى ضمان تعزيز الجوانب الإيجابية لدى الموظفين وتحسين جوانب أخرى لديهم من أجل الحصول على قوى عاملة مُنتِجَة ومتعاونة، وقد يساعد تحسين الإنتاجية على تقليل معدَّل دوران العمالة وتحسين الأرباح وتعزيز الرضى الوظيفي.

يمكن لفرد من الإدارة إجراء تدريب لأحد الموظفين أو لفريق بالكامل؛ الأمر الذي يمكن أن يساعد على جعل الموظفين الذين يشملهم التدريب يشعرون بالمزيد من الثقة في إمكاناتهم الوظيفية، والهدف من الكوتشينغ هو تحسين مستوى الأداء بشكل عام، وزيادة كفاءَة بيئة العمل، ودعم التطوُّر المهني، وتأمين فرص جديدة للتعلُّم، وإنشاء حلقة مستمرة من التغذية الراجعة البنَّاءة، ويُفسِح تدريب الموظفين الفعَّال الفرصة لنقاشات صريحة بين الموظفين وأعضاء الإدارة؛ مما يُمكِنُ أن يُمهِّدَ الطريق لعلاقة مهنيَّة أمتن وبيئة عمل أكثر شمولاً.

كيفية تقديم كوتشينغ فعَّال للموظفين:

قد تختلف تقنيات الكوتشينغ اعتماداً على مهاراتك القيادية والموظفين الذين تدربهم والشركة التي تعمل لصالحها ومشكلات الأداء التي تحاول حلَّها، وفي حين قد تُغيِّر هذه العوامل في الوسائل التي تُقدِّم من خلالها الكوتشينغ للموظفين، إلَّا أنَّ هناك بعض النصاح الثابتة والهامَّة والتي يجب اتِّباعها من أجل الحصول على كوتشينغ فعَّال ومُؤثِّر، وإليك هذه النصائح:

1. استخدِمْ التعزيز الإيجابي:

عندما تقدِّم الكوتشينغ لفريقك، فإنَّ التغذية الراجعة والتعزيز الإيجابي هامَّان للغاية للحفاظ على حماسة وثقة موظفيك، وغالباً ما يتقبَّل الموظفون التغذية الراجعة إذا تمَّ الاعتراف بإنجازاتهم؛ لذلك فإنَّ تقدير العمل الجاد وعمليات اتِّخاذ القرار الذكية التي يقوم بها الموظفون هي من الأشياء الأساسية من أجل تطبيق تدريب ناجح.

يمكن أن تتجنَّب في هذه الحالة التعامل مع موظفين ذوي موقف دفاعي من أجل إثبات قدراتهم الوظيفية، ومن ثم تساعدهم على التعامُل مع التدريب على أنَّه فرصة للتعلُّم. احرص - بمجرد أن تبدأ بتقديم الكوتشينغ لموظف أو مجموعة موظفين - على أن تُظهِرَ لهُم أنَّك مدركٌ لنقاط قوتهم قبل أن تذكر لهم الجوانب التي تحتاج إلى تحسين، ووضِّح لهم كيف تجعلك مهاراتهم واثقاً في قدرتهم على تحقيق الأهداف التي حدَّدتها لهم؛ الأمر الذي يُطمئِن الموظَّف، احرصْ طيلة فترة تقديم الكوتشينغ على تخصيص الوقت الكافي لإظهار تقديرك للتقدُّم الذي يُنجِزُهُ الموظفون بصدق، ويمكن لهذه الملاحظات الإيجابية أن تُحفِّز الموظفين على مواصلة العمل من أجل تحسين مهاراتهم.

2. اعملْ على تعزيز وعي الموظفين بالجوانب التي تحتاج إلى التحسين:

عندما تُقدِّم الكوتشينغ لموظَّف أو فريق يحتاج إلى تحسين أدائه، فاحرصْ على توضيح جوانب القصور لديهم، وحاوِلْ توفير تفاصيل دقيقة حول أيَّة سلوكات تساهم في أوجه القصور هذه؛ مثل التأخير أو الافتقار إلى الحماسة في العمل ومشكلات الإنتاجية والأخطاء المتكررة في العمل، وعندما تُقدِّم أمثلة عن هذه السلوكات، فقد يبدأ الموظفون بالتحلِّي بالمزيد من المسؤولية عن سلوكاتهم المستقبلية، واسعَ قدر الإمكان إلى أن تكون موضوعياً في تقديم ملاحظاتك.

3. وضِّح للموظف أهمية التقدُّم الذي يحرزه:

احرص - في أثناء شرحك للموظَّف الجوانب التي يحتاج فيها إلى إجراء تحسين - على توضيح التأثير الإيجابي لهذا التحسين في باقي أقسام الشركة، وبيِِّن له كيفَ يساعد - من خلال تحسين أدائه - الفريق والشركة على تحقيق أهداف هامة، ومن المرجَّح عندما يَفهَم الموظف كيف يساهم تحسين أدائه في خدمة أهداف الشركة أن يتعزَّز حافزه وترتفع إنتاجيته.

وضِّح للموظفين الجُّدد الذين تُقدِّم لهم الكوتشينغ كيف يساهمون من خلال عملهم في إنتاجية ونجاح الشركة، ومن الجيِّد أيضاً أن تُوضِّح للموظف أيَّة فرص ممكنة للحصول على الترقيات أو المكافآت عند تحقيق الأهداف الفردية أو أهداف الفريق كي تُعزِّز الارتقاء بأدائهم إلى مستويات عالية.

4. اعرفْ معتقدات الموظف المتعلقة بأدائه:

يمنحُكَ التعرُّف إلى ما يعتقده الموظَّف حول مستوى أدائه نظرة ثاقبة عن المجالات التي يعتقد أنَّه يشعر فيها بالحاجة إلى المزيد من المساعدة، فمن المُحتمَل أنَّك لم تُحدِّد هذه المجالات كأحد العناصر التي يجب التركيز فيها في التدريب؛ ولذلكَ يساعدك التحدُّث إلى الموظف على التعرُّف إلى نوع التدريب الذي يتطلَّع إلى تلقِّيه من أجل تقدُّمه المهني.

الفائدة من هذه العملية هي أنَّك قد تركِّز من خلال معايير الكوتشينغ التي تتبعها في أهداف أكبر، في حين تكون لدى الموظفين معرفة أدق بالمجالات التي يحتاجون فيها إلى التحسين من أجل رفع سويَّة عملهم اليومي ومعدلات إنتاجيتهم، ويمكن أن يساعد ذلك الموظفين على الشعور بمقدار أكبر من الراحة والحماسة والثقة في التدريب.

5. حدِّد المعوقات التي تمنع الموظف عن إحراز التقدُّم:

ناقِش مع الموظفين أيَّة معوقات يشعرون بأنَّها تمنعهم عن إحراز التقدُّم، وعادةً ما تكون هناك 4 معوقات تُقلِّل من قدرة الموظَّف على النجاح وهي: الوقت والتدريب والموارد وضعف الحافز.

إذا شعر الموظف أو الفريق بحاجتهم إلى المزيد من الوقت من أجل العمل على التحسينات، فحاوِلْ تخصيص كوتشينغ إضافي لهم من أجل تطوير المهارات التي يحتاجون إليها، وفكِّر أيضاً في تقديم المزيد من الكوتشينغ للموظفين الذين يشعرون بأنَّهم يفتقرون إلى التدريب أو الدعم المطلوبين لتطوير مهاراتهم التقنية، أمَّا من حيث الموارد؛ فحاوِلْ أو توفِّر لكل فرد من الفريق الوسائل المناسبة كي يتمكَّن من رفع أدائه إلى مستويات عالية.

حدِّد الأدوات التي يستخدمها الموظَّف في عمله وحدِّد مدى فعاليتها، وفي حالة الضرورة امنحه القدرة على الوصول إلى موارد أو أدوات جديدة، أمَّا إذا كان الموظَّف يفتقر إلى الحافز، فاعثرْ على عوامل التحفيز التي تشجعه على زيادة إنتاجيته وتُحقِّق له الرضى الوظيفي، وهذه الطريقة فعَّالة بالنسبة إلى كلِّ موظف على حدة؛ حيث إنَّك تُحدِّد المعوقات وتناقش إمكانية تطبيق حلول عملية.

6. حدِّد نظاماً لتتَّبِعَ تحقيق الأهداف:

يُعَدُّ وضع نظام تَتَّبِعُ من خلاله التقدُّم الذي يُحرَز في سبيل تحقيق الهدف طريقة رائعة لتطبيق الخطوات العملية وجعل الموظفين يتحلُّون بقدر أكبر من المسؤولية عن التقدُّم الذي يحرزونه، فتعاون مع كلِّ موظف على حدة لتحديد أهدافه الخاصة، وقدِّم له نسخة عن هذه الخطة.

احرصْ على أن تكون الأهداف ملائِمة لمتطلبات بيئة الموظف؛ حتى تتمكَّن من قياس تقدُّم الموظف بسهولة بالرجوع إليها، ومن الهام أيضاً - من أجل الحفاظ على تركيز وحماسة الموظفين - أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق بحلول موعد نهائي تُحدِّدُه، وستتمكَّن أنت وموظفوك - من خلال هذه الأهداف - من تتبُّع التقدُّم الذي يحرزونه من خلال المواعيد النهائية المُحدَّدة وتحليلك للخطة التي يطبِّقونها في سبيل تحقيق التقدُّم المطلوب.

7. راجِعْ أداء الموظفين بانتظام:

حاولْ أن تضع جدولاً زمنياً لمراجعة التطورات التي تطرأ على سوية الأداء بالتعاون مع الموظف بمجرد أن تُحدِّدَ وتشاركَ خطة العمل معه، ويساعد هذا الموظفين على إعلامك بأيَّة صعوبات متعلِّقة بأهدافهم، كما يُوفِّر لكَ الفرصة للثناء عليهم أو تقديم تغذية راجعة بنَّاءة بخصوص أي تقدُّم يحرزونه، وكي تضمن حفاظ الموظفين على تركيزهم في سعيهم إلى إنجاز المهام المُوكلَة إليهم؛ قُمْ بجدولة إجراءات مراجعة الأداء؛ حيث يكون موعدها قريباً من الموعد النهائي الخاص بكل هدف، ويُمكِنُكَ خلال هذه الاجتماعات أن تناقشَ ما أَنجزه الموظف منذ بداية الكوتشينغ، وأيَّة هواجس لدى الموظف، وأيَّة جوانب يحتاج فيها إلى بذل المزيد من الجهد.

8. ضعْ في حسبانك تغيير خطة تحقيق الأهداف الخاصة بالموظف عند الضرورة:

يُمكِنُكَ - في الفترة التي تسبق اجتماعات مراجعة الأداء مع الموظف بقليل - مناقشة تغيير خطة تحقيق الهدف تبعاً لمقدار التقدُّم الذي أحرزه، ففي حال حقَّقَ الموظف الهدف وأَحرزَ تقدُّماً كبيراً، فمن المُمكنِ أن تُحدِّدَ له أهدافاً جديدة، وقد يكون من المفيد مراجعة خطة العمل إذا أخفقَ الموظف في تحقيق أهدافه ولم ينجز المطلوب منه على أكمل وجه.

حدِّد الصعوبات التي واجهها الموظف وأَجرِ تعديلات على الخطة لجعلِها قابلة للإدارة بشكل أكبر في المرحلة التالية من الكوتشينغ؛ مثلاً قد يكون الموظَّف بحاجة إلى المزيد من الوقت كي يُحرِزَ التقدُّم المطلوب.

نصائح إضافية لتقديم الكوتشينغ للموظفين:

قد تكون هذه النصائح مفيدة أيضاً عند تقديم الكوتشينغ للموظفين:

• لاحِظْ الوسائل التي تؤدي إلى تعلُّم الموظف بشكل أفضل، وعدِّل أساليبك حيث تُلائِم خصوصية الموظف.
• قم بصياغة أسلوب الكوتشينغ؛ حيث يتلاءَم مع القيَم التي تُشجِّع الشركة على تبنِّيها.
• امنح الموظف ما يكفي من الحرية لتحقيق التقدُّم بشكل مستقل.
• ضع خطط عمل مُخصَّصة بالتعاون مع موظفيك.
• كُنْ مستمعاً نشطاً، وساعِدْ الموظف على تذليل العقبات باستخدام التواصل الفعَّال.