7 نصائح لإنشاء برنامج تدريب فعال لموظفيك

وجد استطلاع رأي أنَّ 80% من المديرين التنفيذيين قلقون بشأن العثور على موظفين موهوبين يتمتعون بالمهارات الأساسية، في حين يعاني أكثر من نصف هؤلاء المديرين من صعوبة في إيجاد موظفين أكفاء ذوي مواهب ملائمة للعمل في الوظائف الشاغرة.

تجعل وتيرة التطور السريعة للتكنولوجيا، والمهارات المرتبطة بها من الصعب جداً للشركات أن تحافظ على نجاحها في ظل التنافس الشديد على استقطاب ذوي الكفاءات. فمن جهة، أدى التحول الرقمي إلى استبعاد عديد من التقنيات والمهارات، وزيادة الطلب على تقنيات ومهارات أخرى. ومن جهة ثانية، يصعُب على الشركات، في ظل المنافسة الشديدة، إيجاد وتوظيف أفضل المواهب، والاحتفاظ بها، واستثمارها بما يخدم احتياجاتها، ومتطلباتها.

تجعل هذه العوامل مجتمعة من التدريب الفعال للموظفين عملية حاسمة بالنسبة للشركات التي ترغب في الحفاظ على قدرتها التنافسية، وتحافظ على أفضل المواهب لديها، وتزيد أرباحها، وتضمن حصول موظفيها على المعارف الجديدة، والمهارات المتعلقة بمجال عملها أولاً بأول.

نؤكِّد، مع كل ما سبق، أنَّ إنشاء برنامج تدريب يتطلب أكثر من مجرد شراء محتوى التدريب، وإلزام الموظفين المستهدفين بالحضور، إذ تحتاج فرَق التعليم والتطوير في الشركات إلى وضع استراتيجية تعلم وتطوير مدروسة لإنشاء عملية تعاونية تضمن إطلاق برنامج تدريبي فعال للموظفين.

إذا كنت تجد صعوبة في إنشاء استراتيجية تدريب فعالة لموظفيك، فإنَّ النصائح التي سنقدِّمها في هذا المقال ستساعدك بلا شك في فهم كيفية إنشاء برنامج تدريب يحقق لشركتك النتائج المرغوبة. لكن سنبدأ أولاً ببعض المفاهيم.

ما هو الهدف من برامج تدريب الموظفين؟

برنامج تدريب الموظفين هو عملية مستمرة تجريها الشركات لتطوير موظفيها من خلال إكسابهم معارف ومجموعة مهارات جديدة تساعدهم في الإرتقاء بأدائهم إلى أعلى مستوى ممكن.

الهدف الأساسي من برامج تدريب الموظفين هو تحقيق تغيير على صعيد سلوك الموظف المستهدف يساعده على تطوير مهارات جديدة ما يسمح له بتحسين أدائه في الوظيفة الموكلة إليه. وإليك بعض الأهداف المحددة من عملية تدريب الموظفين:

1. تعزيز الإنتاجية

تجعل برامج التدريب موظفيك أكثر كفاءةً، وفعالية في أداء مهامهم. كما يحسِّن من اندماج الموظف في العمل ما ينعكس إيجاباً على الإنتاجية.

2. تقليل معدل دوران العمالة في شركتك

تعزز برامج التدريب المستمر لدى موظفيك الشعور بأهميتهم بالنسبة للشركة، وتساعد في امتلاكهم المهارات المطلوبة لأداء مهامهم، ما يعزز لديهم الشعور بالرضا الوظيفي، ويخفِّض معدلات التغيُّب، ويزيد معدَّل الاحتفاظ بالموظفين.

3. تقليل الفجوة في المهارات المطلوبة

تساعد برامج تدريب الموظفين الشركات في سد فجوات المهارات، ومعالجة جوانب القصور، وتعزيز الترقية الداخلية (ترقية موظف من داخل الشركة بدلاً من تعيين موظف من خارجها في المنصب الجديد).

4. الحفاظ على الميزة التنافسية

يساعدك تزويد موظفيك بالمعارف، والمهارات التي يحتاجونها في الحفاظ على ميزتك التنافسية في بيئة الأعمال ذات وتيرة التغيُّر السريعة.

5. تعزيز قدرة شركتك على التكيُّف مع التغييرات

القدرة على التكيُّف أمر لا غنى عنه مع التحول الرقمي، ويساعد هذا النوع من التدريب الشركات على تعريف الموظفين بالعمليات والتقنيات الجديدة ما يعزز من مرونة الموظف وقدرته على التكيُّف.

4 صعوبات تواجهك عند إنشاء برنامج

إليك بعض الصعوبات الأكثر شيوعاً، والتي تواجهها فرَق التعليم والتطوير أثناء إنشاء برامج تدريب الموظفين:

1. استعداد الموظفين للمشاركة في برنامج التدريب

من البديهي أنَّ يكون استعداد الموظفين للخضوع لبرنامج التدريب أمراً أساسياً كي تضمن أنَّ جميع المشاركين على دراية تامة بما هو متوقع منهم. يتضاءل تأثير برنامج التدريب عندما يفتقر موظفوك للرغبة والاستعداد للمشاركة فيه، بل ربما يتململ موظفوك، وينزعجون من إشراكهم في البرنامج.

2. قياس النجاح بشكل صحيح

يجب على فرَق التعليم والتطوير في الشركات توفير أساليب قياس كمية لمدى تأثير برنامج التدريب على الشركة. تُعتبر هذه العملية صعبة على أية حال، وتتطلب جهداً كبيراً من أجل تحديد المقاييس المناسبة، ما يعني أنَّه يجب على موظفي التعليم والتطوير في شركتك إجراء تقييمات قبل إطلاق برنامج التدريب، بالإضافة إلى المتابعة أثناء سير التدريب، وتعديل النتائج المستقبلية بالاعتماد على نتائج البرنامج الحالي.

3. تدريب الموظفين العاملين عن بعد والذين يتَّبعون أسلوب العمل الهجين

أدى تزايد التوجه نحو اتِّباع أسلوب العمل عن بُعد، والعمل الهجين إلى ظهور صعوبات جديدة على صعيد برامج تدريب الموظفين. تصعُب إدارة علمية التدريب عندما يتعلق الأمر بالموظفين العاملين عن بُعد، وذلك بسبب الافتقار للتواصل وجهاً لوجه، وسوء الفهم أحياناً، وتباين الثقافات، واختلاف التوقيت بين المناطق الزمنية، وغير ذلك.

4. التوفيق بين إجراءات التدريب وأعباء العمل اليومية الأخرى

يتطلب الأمر من الموظفين الكثير من الوقت والجهد حتى يحققوا التوازن بين العمل والحياة الشخصية بطبيعة الحال. يمكنك أن تفهم سبب رفض الكثير من الموظفين حضور البرامج التدريبية كونها تزيد الأمر صعوبةً فيما يتعلق بتحقيق التوازن بين العمل، والحياة الشخصية.

7 نصائح تساعدك على إنشاء برنامج تدريب فعال للموظفين

بعد أن وضَّحنا الأهداف، والصعوبات المتعلقة بإنشاء برنامج تدريب فعال للموظفين، سننتقل للحديث عن 7 نصائح تساعد على إنشاء هذا النوع من البرامج:

1. قيم الاحتياجات الخاصة ببرنامج التدريب

ويتم ذلك من خلال تحديد المستوى الحالي لكفاءة، ومهارات، ومعارف الموظفين في مختلف المجالات، ومقارنة هذا المستوى بمستوى الكفاءة المطلوب امتلاكه لشغل وظائفهم الحالية. يساعدك تحديد الفرق بين مستوى الكفاءة الحالي، والمستوى المطلوب في تحديد احتياجات برنامج التدريب. غالباً ما يتم تحديد احتياجات التدريب بعد عملية التوظيف، وأثناء تقييمات الأداء، أو أثناء السعي لتحسينه، أو في سياق خطط رفع كفاءة الموظفين، أو أثناء التغييرات التي تشمل الشركة ككل. إليك بعض الخطوات التي تساعدك في تقييم احتياجات برنامج التدريب الخاص بالموظفين:

1.1. تحليل الفجوة في المهارات

قم بتحديد الفجوة بين ما تسعى إلى منحه للموظف من مهارات ومعارف بواسطة برنامج التدريب، وبين ما يمتلكه فعلياً من مهارات ومعارف. بمعنى أنَّ هذه الفجوة هي الفرق بين ما يمتلكه الموظف فعلياً من مهارات، وما يحتاج إلى تطويره، وإضافته إلى ترسانة مهاراته. يمكنك انطلاقاً من هذا الفهم أن تسد هذه الفجوة باستخدام برامج التدريب لتؤسس فريق عمل يتمتع بالمهارات اللازمة لتلبية احتياجات شركتك.

1.2. تحديد ما يمتلكه موظفوك من معارف

امنح موظفيك فرصة لإظهار معارفهم (وحدد في نفس الوقت أي فجوات معرفية) قبل أن تبدأ بتصميم برنامج التدريب الخاص بشركتك. يمكن جمع هذا النوع من المعلومات من خلال الاستبيانات، واستطلاعات الرأي، والملاحظة بغرض تقييم الأداء، أو من خلال إجراء تقييمات رسمية.

1.3. التواصل مع موظفيك

شجِّع على التواصل، والتغذية الراجعة الصريحة مع موظفيك. اسألهم إذا ما كانوا يفتقرون لأية مهارات تساعدهم في القيام بعملهم بمزيد من الكفاءة. يساعدك هذا كقائد على تحديد الوسائل المناسبة لتدريب الموظفين وذلك حسب حاجة، ونمط التعلُّم الذي يلائم كل موظف.

1.4. تقييم موارد التدريب

حدد ما هي الموارد المُتاحة حالياً، وأي منها يحتاج إلى تعديل. سيساعدك هذا على تحديد ما تحتاج إلى سده من فجوات أثناء بناء استراتيجية التدريب، والتطوير الخاصة بشركتك.

2. حدد الأهداف التي تريد تحقيقها من برنامج التدريب

يجب أن يكون لبرنامج التدريب أهداف طويلة، وقصيرة الأمد وقابلة للقياس لمعرفة مدى كفاءة برنامج التدريب. يساعدك تحديد أهداف برنامج التدريب على فهم وقياس الفائدة التي يقدِّمها التدريب لشركتك. غني عن البيان أنَّ أهداف التدريب تحدد المهارات التي تسعى لأن يمتلكها الموظفون المستهدفون في نهاية برنامج التدريب. كما أنَّ هذه الأهداف لا تقتصر على ما ترغب أن يكتسبه الموظفون من مهارات ومعارف، بل تشمل أيضاً ما ترغب بتحقيقه من فائدة على مستوى الشركة ككل، من حيث تأثيرها على أرباح، وأداء المؤسسة. وإليك فيما يلي كيفية تحديد أهداف فعالة، وواقعية، وقابلة للقياس من خلال برنامج التدريب:

2.1. حدد بوضوح الهدف من برنامج التدريب

قرِّر ما الذي تريد تحقيقه من خلال التدريب، سواءً كان تحسين أداء الموظفين، أو سد فجوة معرفية، أو تعليم الموظفين مهارات جديدة، وغير ذلك. أياً يكن هدفك، احرص على أن يكون واضحاً.

2.2. حدد النتائج المتوقعة من التدريب

النتائج المتوقعة هي الأهداف القابلة للقياس والتي يُتوقع تحقيقها بنهاية الدورة التدريبية. كن دقيقاً عند تحديد هذه النتائج، ولا تدع أي مجال للتأويل.

2.3. خذ بعين الاعتبار الظروف، والعوامل، والمتغيرات

ضع في اعتبارك مختلف العوامل التي قد تؤثر على عملية تصميم وتقديم البرنامج التدريبي. ومن ذلك مثلاً، توفُّر مدرِّب مؤهل، أو مكان مناسب لإقامة البرنامج، والميزانية المعتمدة، والجدول الزمني، والاحتياجات الأساسية مثل امتلاك الموظفين للمعارف، أو المهارات الأساسية قبل تقديم معارف أو مهارات جديدة.

2.4. وفق بين أهداف التدريب وأهداف الشركة

تذكَّر أنَّ الهدف الأساسي من برامج تدريب الموظفين هو تحسين أداء الشركة. لذلك يجب أن يخدم برنامج التدريب الفعال أهداف الشركة ككل.

2.5. حدد أهدافاً ذكية

الأهداف الذكية هي الأفضل عندما يتعلق الأمر بتحديد النتائج المتوقعة من برنامج تدريب الموظفين، وتتميز هذه الأهداف بالسمات التالية:

• أهداف محددة: أي يجب أن تكون هذه الأهداف محددة، ودقيقة.
• أهداف قابلة للقياس: يجب أن تكون النتائج المتوقعة قابلة للقياس.
• أهداف قابلة للتحقيق: يجب أن تتسم أهداف برنامج التدريب بالواقعية بحيث تُمنح الوقت، والموارد اللازمة لتحقيقها.
• أهداف ذات صلة: بمعنى أن تكون هذه الأهداف مرتبطة بأهداف الشركة ككل.
• أهداف محددة بمدة زمنية: بمعنى أن يكون هناك موعد نهائي لتحقيق هذه الأهداف.

3. استثمر في تكنولوجيا التدريب

يستغرق إنشاء برنامج تدريب ملائم مع أهداف شركتك بشكل يدوي الكثير من الوقت، كما أنََّها طريقة غير فعالة، بل من المرجَّح أن تكون مهمة مستحيلة إذا كان لديك أكثر من 100 موظف. لذلك تحتاج الشركات للاستثمار في أدوات إنشاء برامج التدريب عبر الإنترنت، وبرمجيات إنشاء برامج التدريب لإنشاء دورات تدريب مناسبة لأغراض العملية التعليمية العصرية:

3.1. منصات التحول الرقمي (DAP)

تُعتبر منصات التحوُّل الرقمي أحد حلول تدريب الموظفين والتي تتكامل مع الأدوات الرقمية لإنشاء برامج تدريب مخصصة، ومؤتمتة تتلائم مع سياق العمل. توكل هذه الأنظمة لكل متعلم قائمة مهام متعلقة بمجال عمله، وتتضمن إرشادات تفاعلية، ومحتوى تعليمي داخل التطبيق وذلك بالاعتماد على الملف الشخصي للمتعلم (البيانات الخاصة بالموظف والتي يقوم خبير التطوير والتعليم بإدخالها إلى البرنامج). أما الإرشادات فهي سلسلة من الخطوات المتتابعة والتي توضِّح للمتدرب كيفية إنجاز مهمة معيَّنة من خلال الإرشادات المتلاحقة، أو عرض مقاطع فيديو تدريبية ذات صلة بوظيفته، أو من خلال المعلومات التي تُعرض في سياق المقالات. تعمل أنظمة (ADP) جنباً إلى جنب مع أنظمة إدارة التعلُّم (LMS) وغيرها من البرمجيات التعليمية مثل إكس إيه بي إيه آي (xAPAI) ومعيار سكروم (SCROM) والتي تمكِّنك من تتبُّع التقدم الذي يحرزه المتدربون وجعل المحتوى المستقبلي أكثر صلة بعمل الموظف.

3.2. أنظمة إدارة التعلُّم

توفِّر هذه الأنظمة مسارات تدريب مخصصة سواءً للدورات الإلزامية، والاختيارية وذلك بالاعتماد على الإجراءات التي اتخذها الموظف ضمن نظام إدارة التعلُّم المطبَّق. تعمل هذه الأنظمة على تتبُّع الدورات التدريبية التي يخضع لها الموظفون وينجزونها، بالإضافة إلى اقتراح الدورات التدريبية المشابهة التي قد تثير اهتمام الموظف، وذلك من خلال قاعدة البيانات الخاصة بالبرنامج. العملية مؤتمتة برمتها وتتطلب فقط بعض الوقت والجهد من قبل موظفي التعليم والتطوير في شركتك بعد أن يتم تثبيت البرنامج، وإنشاء المحتوى.

4. اختر الوسيلة المناسبة لتدريب الموظفين

يحتاج فريق التطوير والتعليم في شركتك إلى معرفة أساليب التعلُّم المختلفة التي تلائم مختلف الموظفين، ومن ثمَّ إنشاء مسارات تعلُّم مخصصة وفق هذه الأساليب. يوجد عوامل أخرى أيضاً تساهم في اختيار وسيلة التدريب المناسبة. فمثلاً، تُعتبر الدورات التدريبية الشخصية أقل كلفةً بالنسبة للشركات الصغيرة، في حين يكون من الأنسب للشركات الكبيرة، والشركات التي تشغل عدة مواقع جغرافية متباعدة أن تتَّبع أسلوب تدريب يعتمد على التعلم الذاتي لأنَّه يتطلب مقداراً أقل من التنسيق بهدف تحقيق التزامن. وإليك بعض وسائل التدريب الأكثر شيوعاً:

• التعلُّم الإلكتروني: يسمح للموظفين بتلقي التدريب من المنزل، وذلك بما يناسب احتياجاتهم، وأسلوب التعلُّم المفضَّل لديهم.
• التدريب أثناء العمل: يسمح بالمشاركة النشطة للموظفين من خلال توفير فرصة التدرُّب في سياق أدائهم لمهام عملهم.
• التدريب بقيادة المعلِّم: وهو أسلوب يحاكي أسلوب التعلُّم التقليدي في الصفوف الدراسية حيث يتم بإشراف معلِّم يقوم بإدارة جلسة التدريب.
• الكوتشينغ: ويتم بإشراف شخص محترف على مستوىً عالٍ من الخبرة، أو منتور، أو موظف مخضرم والذي يقدِّم المنتورنغ، أو الكوتشينغ للموظفين حول مهام ومسوؤوليات وظيفة من الوظائف.
• تدريب المحاكاة: يحاكي مواقف فعلية ما يسمح للموظفين التدرُّب على مهام تحاكي المهام الفعلية للوظيفة التي يشغلونها.
• التدريب بواسطة الفيديو: يقوم بإدماج الموظفين، ويقدِّم تجارب تعلُّم متقدِّمة بكلفة أقل من أساليب التدريب التقليدية.

5. طور مواد الدورة التدريبية

ابدأ، أثناء تطوير محتوى التدريب الخاص بك، بمخطط عام مفصَّل لجعل عملية تصميم المحتوى أسهل، وكي تتمكن من تنظيم المعلومات بطريقة تحقق أفضل فائدة للموظفين المستهدفين. يوجد عدة وسائل لتنظيم مواد الدورة التدريبية، لكن أفضلها هو الأسلوب المعتَمِد على المهام أو الوظيفة

يمكن على سبيل المثال تنظيم مكونات دورة تدريبية على المبيعات على النحو التالي:

• تعريف بوظيفة المبيعات.
• العملاء المحتملون.
• القيام بأول اتصال مع العميل.
• جدولة رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني.
• كيفية إتمام الصفقة عبر الإتصال الهاتفي.
• أسئلة وأجوبة.
• مصادر إضافية.

وبمجرد أن تحدد أهداف عملية التدريب، وتضع خطة لتقديم برنامجك، وتصبح على دراية بالتفاصيل الهامة، يمكنك أن تبدأ بإنشاء محتوى التدريب.

يجب إنشاء عدد متنوع من مواد الدورة التدريبية باستخدام عدد من الأدوات مثل:

• تطبيقات وورد (Word) وإيكسِل (Excel)، ومستندات بي دي إف (PDF).
• شرائح عرض باور بوينت (PowerPoint) واستخدام جهاز إسقاط من أجل عرضها في الصفوف التعليمية.
• اللوحات الورقية، والملصقات، والورق الشفاف، أو الرسومات التي يتم إنشاؤها بواسطة برامج حاسوبية (وباختصار كل وسائل الإيضاح البصرية).
• منصة سكروم لإنشاء وحدات التعلُّم الإلكتروني المحوسبة.

ركِّز، أثناء إنشاء مواد، أو وحدات الدورة التدريبية، على احتياجات التعلُّم الخاصة بالموظفين.

إليك بعض النصائح لإنشاء مواد البرنامج التدريبي:

• أنشئ مواد البرنامج التدريبي بحيث تتيح للموظفين التحكم في عملية التعلم.
• استخدم عناصراً تفاعلية لزيادة اندماج الموظفين.
• شجِّع موظفيك على تقديم التغذية الراجعة أثناء تلقي التدريب.
• تناول مواضيع الدورة التدريبية بترتيب زمني.
• قدِّم المعلومات بطريقة ممتعة، وجذابة، ومحفِّزة.
• أنشئ فيديوهات تشجِّع على النقاشات أثناء تقديم محتوى التعلُّم بواسطة تقنية الفيديو.
• تجنَّب الإسهاب أثناء إنشاء دليل استخدام مكتوب للبرنامج التدريبي.

6. ضع برنامجك التدريبي موضع التنفيذ

وهذه هي المرحلة التي تضع فيها مواد الدورة التدريبية في مرحلة التطبيق العملي. يجب في هذه المرحلة أن تضع في اعتبارك مدى اندماج الموظفين، وأهداف مؤشرات الأداء الرئيسية، بالإضافة إلى جدولة أنشطة التدريب، وغير ذلك من الموارد مثل توفير المعدات، ومواد التدريب، وإنشاء التقييمات وما إلى ذلك. ومن ثمَّ تكون جاهزاً لتقديم برنامج التدريبي للموظفين والترويج له في شركتك. يجب تتبُّع تقدُّم المشاركين أثناء التدريب للتأكد من فعالية البرنامج، وتجنُّب العوائق التي قد تؤدي إلى الإخفاق.

7. قيم وتتبع برنامج تدريب الموظفين

الخطوة الأخيرة هي تقييم برنامج التدريب بكامله لمعرفة ما إذا كان التدريب ناجحاً، وتمكَّن من تحقيق الأهداف المُحددة. ومن الجيد في هذه المرحلة أن تحصل على التغذية الراجعة من جميع أصحاب المصلحة لتحديد مدى كفاءة التدريب، والمعارف، والمهارات.

ضع في اعتبارك استخدام المعايير التالية لقياس كفاءة برنامج التدريب:

7.1. التغذية الراجعة التي يقدمها الموظفون

تساعد التغذية الراجعة التي تحصل عليها من الموظفين بعد إنتهاء التدريب في تحديد مدى كفاءة البرنامج، ونجاعته في منح الموظفين مهارات جديدة. استطلع آراء موظفيك، وتعرَّف على مقترحاتهم، وغير ذلك من وسائل الحصول على تغذية راجعة. يمكن أيضاً الحصول على التغذية الراجعة من خلال المقابلات مع الموظفين، أو استطلاعات الرأي عبر الإنترنت.

7.2. تقييم المعرفة المكتسبة من برنامج التدريب

تساعد الاختبارات، والأحاجي، أو العروض التوضيحية في تقييم المعارف التي حصل عليها الموظفون في نهاية جلسة التدريب.

7.3. تحسن الكفاءة في أداء الموظف بعد الحصول على التدريب

لاحظ أداء موظفيك لمعرفة ما إذا كانوا يستخدمون معارفهم الجديدة في مهام عملهم اليومية.

7.4. تحليل البيانات

استخدم ميزة تحليل البيانات التي تتيحها البرمجيات الخاصة بإنشاء برنامج التدريب للتعرف على طريقة ومستوى تفاعل الموظفين مع الدورة التدريبية. يمكنك من خلال لوحة المعلومات أن تحدد تفاعل الموظفين مع الدورات من حيث عدد المرات ونوع الدورة، ومتوسط معدَّل إكمال الدورات، والدورات التي لم يكملها الموظفون. يمكنك بناءً على هذه البيانات أن تحدد أكثر الدورات فعاليةً، وفائدةً، وإمتاعاً للموظفين.

7.5. تأثير التدريب في الشركة

قم، بعد شهر، أو 3 أشهر بتحليل نتائج برنامج التدريب لمراقبة أي زيادة في عوائد الشركة، وانخفاض في التكاليف، وزيادة في إنتاجية الموظفين وغير ذلك.

في الختام

من المعروف أنَّ الموظفين هم أثمن أصول الشركة، وبالتالي فإنَّ الاستثمار في موظفيك هو أحد أفضل الاستثمارات التي قد تقوم بها على الإطلاق نظراً لما ينتج عنه من ارتفاع في كفاءتهم، وانتاجيتهم، وشعورهم بالرضا الوظيفي. اسفتد من هذه النصائح وستحصل على برنامج تدريب فعال يعزز من كفاءة فريقك.