6 خطوات للتحسين المستمر للبرامج التدريبية

لا يجب أن يتوقف عملك أو تدريبك عن التقدم، فمن خلال توفير التدريب المستمر، فإنَّك تستثمر في عقلية تختلف عن عقلية التدريب مرة واحدة التي تنتهي بتسجيل عملية التدريب في السجلات "تُستخدم عادة في الشركات غير الناجحة"؛ إذ يتكون برنامج التدريب المستمر من العديد من نشاطات التعلم الرسمية مثل الدورات التدريبية، فضلاً عن الفرص غير الرسمية للتعلم مثل تعليم الموظفين بعضهم بعضاً والمنتورينغ.

بالتأكيد، قد يبدو هذا الأمر استثماراً ضخماً، ولكنَّ فرص التدريب المستمر تساعد على جعل الموظفين سعداء ومخلصين ويرغبون في التحدي؛ أي أنَّهم يودون الاستمرار في العمل في شركتك، وسيقلل هذا الأمر من معدل دوران القوى العاملة الذي يكلف الشركات الملايين سنوياً.

تشمل الفوائد الأخرى للتدريب المستمر ما يأتي:

• يبقى الموظفون على اطلاع دائم بالتغييرات التي تحدث في مجال عملهم من خلال التطوير المستمر للمهارات.
• يمكن ملء الأدوار المتوسطة والعليا بموظفين من داخل الشركة نظراً للارتقاء المستمر بالمهارات.
• يصبح الموظفون متعلمين مستمرين ويمكنهم مواكبة المهارات المتطورة.

لكنَّ التدريب المستمر يكون أكثر قيمةً عندما يحدث بطريقة صحيحة؛ وذلك باستخدام أفضل ممارسات التدريب التي تساعد على اندماج المتعلمين والاحتفاظ بالمهارات والمعارف الجديدة، والآن، لنلقِ نظرةً على بعض الطرائق لتحسين برنامجك التدريبي.

6 طرائق لتحسين برنامجك التدريبي:

من الواضح جداً أنَّه ما من نشاط تجاري يمكنه عدم الاستثمار في التدريب المستمر للموظفين، والسؤال هنا: ماذا تفعل إذا كان برنامجك التدريبي الحالي لا يقدم المطلوب منه؟

نقدم لك فيما يأتي 6 خطوات لتحسين تدريبك المستمر:

1. جَعْلُ التعلم أكثر مرونةً وتسهيل الوصول إليه:

لقد أصبح الموظفون الآن أكثر انشغالاً من أيِّ وقت مضى، ويُعَدُّ تخصيص وقت للتدريب أمراً صعباً عندما يسعون إلى تحقيق التوازن بين المطالب المتعلقة بوقتهم وانتباههم.

لحسن الحظ، أصبحت أدوات التقديم الرقمية مثل نظام إدارة التعلم القوي (LMS) خياراً قابلاً للتطبيق وسهل الاستخدام، ومن خلال اختيار إدارة نظام التعلم بواجهة مستخدم سهلة الاستخدام، ستوفر على المتعلمين الشعور بالإحباط والارتباك عند استخدام البرنامج، وسيسمح لك نظام إدارة التعلم المتميز بإنشاء محتوى تدريبي يسهل استخدامه والوصول إليه.

لكنَّ التعليم الإلكتروني يوفر الراحة أيضاً؛ إذ يمكن أن يوفر التدريب المستمر باستخدام نظام إدارة التعلم للمتعلمين إمكانية الوصول إلى المواد في أثناء تنقلاتهم أو في حال الانتظار في طابور في البنك أو في أيِّ وقت ضائع آخر، ومن خلال تطبيق مبادئ التعلم المصغر، تصبح أجزاء المحتوى القصيرة والدقيقة مثل الرسوم البيانية أو القوائم المرجعية أو الصور المتحركة أسهل على المتعلمين لاستخدامها في أثناء التنقل.

2. تحفيز المديرين على المشاركة:

يعرف المديرون كل شيء عن المهارات التي يحتاجها فريقهم، وحتى المهارات التي سيحتاجونها في المستقبل، والأهم من ذلك أنَّ المديرين على تواصل مع الموظفين يومياً ويمكنهم مراقبة أدائهم قبل وبعد التدريب.

قد يكلفك تجاهل دور المدير في التدريب المستمر فرصة فهم المتعلمين جيداً، وتزويدهم بمصدر قيِّم للدعم والتشجيع المستمرين؛ ولهذا السبب يجب على المديرين العمل بوصفهم كوتشز في أثناء عملية التدريب، ومساعدة المتعلمين على تطبيق مهارات ومعارف جديدة وتحقيق تغيير فعلي في السلوك.

تتضمن بعض الأساليب المجربة لإشراك المديرين في برامج التدريب:

• الاجتماع مع المديرين جزء من مرحلة تحليل الاحتياجات لتصميم التدريب.
• ربط مكافآت وجوائز المدير بأداء التدريب وعائد الاستثمار.
• توفير نظام للمديرين يتيح لهم طلب المساعدة المرتبطة بالحاجة الفورية إلى التعلم أو الحصول على توجيهات سريعة عند الضرورة.

3. استخدام الأدوات التي تخدم الموظفين عن بُعد والفرق داخل المكتب:

لا عجب أن يكون التخطيط للتدريب المباشر أقل تعقيداً من التدريب عن بُعد بالكامل، ومع ذلك، تتطلب بيئة العمل الحديثة التي ينتشر موظفو الشركة فيها في أنحاء متفرقة من العالم تدريباً مُصمَّماً لخدمة المتعلمين داخل المكتب والمتعلمين عن بُعد؛ إذ يمكن أن يكون تحقيق ذلك أمراً صعباً دون نظام إدارة تعلم عالي الجودة للتدريب المستمر للموظفين.

يمكن للموظفين داخل المكتب حضور الجلسات التدريبية بصورة مباشرة، إلا أنَّه من الأفضل أن يصلوا إلى محتوى التدريب مثلما يحلو لهم، لكن بقدر ما يمكن أن يكون التعلم المصغر وإمكانية الوصول عبر الأجهزة المحمولة أمراً مريحاً، فأنت بحاجة إلى التفكير في جوانب الدعم والتشجيع والمنتورينغ للتدريب، وهذا الأمر هام بصورة خاصة للموظفين عن بُعد الذين قد يعانون من العزلة في عملهم وتدريبهم.

لذا حاول التخلص من شعور العزلة عن طريق استخدام ندوات عبر الإنترنت بدلاً من ورش العمل المباشرة، وجهز منتديات للمناقشة تتعلق بنظام إدارة التعلم حتى يتمكن المتعلمون من مشاركة آرائهم وخبراتهم، ووفِّر للموظفين عن بُعد فرصاً متساويةً للمنتورينغ من خلال تنظيم جلسات فردية مع المديرين أو المنتورز.

4. تطابق خيارات التعلم المختلفة والخيارات المفضلة:

أحد أسوأ الأخطاء في التخطيط لبرنامج تدريبي مستمر هو افتراض أنَّ جميع المتعلمين لديهم نفس خيارات التعلم المفضلة؛ إذ تتضمن القوى العاملة اليوم نحو خمسة أجيال، ويختلف مستوى تعامل كل منهم بأريحية مع التكنولوجيا؛ وهذا يعني أنَّه على الرغم من أنَّ جيل الألفية والجيل الذي يليه قد يفهمان مباشرةً طريقة العمل على برامج التعلم المتنقلة المتطورة، فإنَّ جهودك المبذولة في التدريب الحديث قد تترك جمهورك الأكبر سناً متخلفاً عنك.

لا تُعَدُّ التكنولوجيا العامل الوحيد الذي يميز بين الخيارات المفضلة للمتعلمين؛ إذ يجد بعض المتعلمين أنفسهم ببساطة مشتتين بسبب كميات كبيرة من النصوص أو الكثير من محتوى الفيديو، وأفضل خيار لإرضاء مجموعة متنوعة من المتدربين هو تصميم محتوى يجمع بين النصوص والرسومات والفيديوهات، ثم يمكنك إضافة تمرينات بسيطة تساعد على تحقيق مكاسب سريعة، وبعد ذلك يمكنك تجهيز المتدرب لنشاطات أكبر.

5. تقديم التدريب عبر الأقسام:

يمكن أن يكون التدريب المستمر فرصةً عظيمةً لتطوير فهم الموظفين للأدوار والأقسام الأخرى؛ وهذا الأمر يساعد على تعزيز التعاطف وروح الفريق بين الأقسام التي تعمل على تحقيق أهداف مشتركة، والذين قد يعلِّمون بعضهم بعضاً.

قد يبدو التدريب عبر الأقسام صعب التطبيق، لكن يمكن تحقيقه بسهولة عن طريق تقديم ورش عمل مشتركة، أو تنظيم الفرص التعاونية عبر الإنترنت عندما يحتاج الموظفون أصحاب المهارات المختلفة إلى العمل معاً لحل المشكلات.

تتضمن بعض فوائد التدريب عبر الأقسام ما يأتي:

• تجنب العمل بصورة منعزلة واكتناز المعرفة داخل المنظمة.
• توسيع مجموعات مهارات الموظفين لتعزيز التعاون.
• تعزيز "أمن المهارات" في المنظمة وتجنب حدوث الفجوات في المهارات "إذا غادر موظف معين أو لم يكن متاحاً، فيوجد موظفون آخرون متاحون بمجموعات مهارات متداخلة".
• تحسين الإنتاجية بسبب التواصل الجيد بين الأقسام.

6. الاستفسار من الموظفين عمَّا يريدونه:

عند تصميم تدريب مستمر للموظفين، فكِّر في أنَّ الموظف المعاصر عادةً ما يكون على علم بالمهارات التي من المرجح أن يحتاجها في المستقبل؛ وذلك لأنَّ المهارات عبر مجالات العمل كافة تتغير بسرعة، والموظفون على علم بمدى حاجتهم الماسة إليها.

كما لا يمكنك التغاضي عن الحاجة إلى مساهمة المديرين، فلا تقلل من شأن قوة سؤال الموظفين عمَّا يريدون تعلمه؛ إذ توجد أداتان هامتان يجب مراعاتهما إذا كنت تريد الحصول على معلومات صادقة ودقيقة من الموظفين عن احتياجات مهاراتهم:

1. تحديد الأهداف بانتظام: يجب أن يصبح تحديد أهداف التعلم والتطوير جزءاً منتظماً من إدارة الأداء؛ على سبيل المثال، إذا جلس كل موظف مع مديره مرةً واحدةً في الشهر، يجب اغتنام الفرصة لمناقشة أين يعتقد الموظف أنَّه يمكنه تحسين مهاراته وطريقة القيام بذلك.
2. وضع طرائق بسيطة للتغذية الراجعة: من المرجح أن يقدم الموظفون تغذيةً راجعةً صادقةً عن التدريب المستمر الذي تلقوه من خلال التعبير عن شعورهم بعدم تلبية احتياجاتهم في حال توفرت لديهم قناة خاصة ومناسبة لإبداء آرائهم؛ إذ تُعَدُّ الاستفادة من الاستطلاعات في أثناء وبعد التدريب خطوةً في الاتجاه الصحيح.

يوجد فائدة إضافية لسؤال الموظفين عمَّا يريدون تعلمه، وهي أنَّهم سيكونون أكثر حماسةً للمشاركة إذا شعروا بأنَّك تصغي إليهم وبأنَّهم متمكنون في رحلة التطوير الخاصة بهم.

الخلاصة:

يقدم التدريب المستمر العديد من الفوائد، لكن من أجل الحصول على هذه الفوائد يجب اتباع الطرائق الست المذكورة آنفاً؛ إذ يُعَدُّ نظام إدارة التعلم (LMS) الذي يسهل استخدامه ويوفر تصميماً ومحتوى وخيارات تقديم مناسبة أداةً لا تُقدَّر بثمن لوضع هذه الطرائق موضع التنفيذ.