6 خطوات لتحسين أداء الموظفين باستخدام الكوتشينغ
الخطوة الأولى في تقديم الكوتشينغ للموظف
الخطوة الأولى في أي محاولة لتحسين أداء الموظف هي تقديم المشورة أو الكوتشينغ؛ حيث يُعدُّ تقديم المشورة أو الكوتشينغ جزءاً من التفاعل اليومي بين المدير والموظف التابع له، أو بين اختصاصي الموارد البشرية والمديرين المباشرين في قسم الموارد البشرية.
يوفِّر الكوتشينغ في الأغلب تغذية راجعة إيجابية حول مساهمات الموظفين؛ حيث يحتاج الموظفون إلى معرفة متى يكونون مساهمين فاعلين، ومن خلال تقديم هذه التغذية الراجعة الإيجابية، فإنَّك تسمح أيضاً للموظف بمعرفة الإجراءات والمساهمات التي ترغب في تعزيزها حتى ترى المزيد منها.
الكوتشينغ عند ظهور مشكلات في الأداء
في الوقت نفسه، يُعلِم الكوتشينغ المنتظم الموظفين بمشكلات الأداء عندما تكون بسيطة؛ حيث تساعد التغذية الراجعة التي تقدِّمها من خلال الكوتشينغ الموظفين على حل هذه المشكلات قبل أن تتفاقم وتؤثر في أدائهم.
ليس الهدف من كوتشينغ الأداء منع الموظف من الشعور بالاستياء، ولا إظهار سعة اطلاع موظف أو مدير الموارد البشرية؛ بل هو العمل مع الموظف لحل مشكلات الأداء وتحسين عمله وعمل الفريق والقسم.
يمكن للموظفين الذين يتجاوبون تجاوباً إيجابيَّاً مع الكوتشينغ وتحسين أدائهم أن يصبحوا مساهمين هامين في نجاح الشركة، بينما يلتحق الموظفون الذين يفشلون في التحسن بدورة رسمية لتحسين الأداء (performance improvement plan)؛ حيث يؤسِّس هذا لعملية رسمية يلتقي فيها المدير بانتظام مع الموظف ضعيف الأداء لتقديم الكوتشينغ والتغذية الراجعة.
في الاجتماعات، يُقيِّم المديرون أيضاً مدى جودة أداء الموظف في تحقيق أهداف الأداء المحددة في دورة تحسين الأداء، وعموماً، حينما يخضع الموظف لهذه الدورة، يشارك موظفو الموارد البشرية مشاركةً فعالة في كل من الاجتماعات وعمليات مراجعة تقدُّم الموظف وأدائه، ويتأكدون أيضاً من صحة توثيق المدير لأداء الموظف والاجتماعات.
من المرجح إنهاء التعاقد مع الموظفين الذين يفشلون في التحسن خلال الدورة.
الكوتشينغ للموظفين الفاعلين
يمكن للمديرين استخدام كوتشينغ الأداء لمساعدة الموظفين المساهمين الفاعلين على التحسن لكي تصبح مساهماتهم أكثر فاعلية، فإن حدث هذا بصورة جيدة، يمكن للكوتشينغ مساعدة الموظف باستمرار على تحسين مهاراته وخبراته وقدرته على المساهمة.
الوقت الذي يقضيه المديرون في كوتشينغ الأداء مع أفضل الموظفين وأكثرهم مساهمة هو وقت مثمر للغاية، ومن المرجَّح أن يقدِّم نتائج رائعة للمنظمة ولقسم المدير وأولوياته.
من المفارقات أن يجد العديد من المديرين أنَّهم يقضون معظم وقتهم مع موظفيهم المتعثرين أو ذوي الأداء الضعيف رغم أنَّ القيمة الأكثر أهمية من وقتهم وطاقتهم تأتي غالباً من الجهة المقابلة التي يجب أن تُمنَح الأولوية.
الكوتشينغ هو أداة فعالة للمديرين لاستخدامها في محاولاتهم لمساعدة الموظفين على النجاح، وخاصة مساعدتهم على تحسين مهاراتهم وفرصهم المحتملة للترقية المباشرة أو غير المباشرة إلى مناصب أكثر أهمية.
6 خطوات للكوتشينغ يجب اتِّباعها
استخدم هذه الخطوات الست لتقديم كوتشينغ داعم وفاعل لموظفيك المباشرين:
1. إظهار ثقتك بقدرة الموظفين على التحسن
أظهر ثقتك في قدرة الموظفين واستعدادهم لحل المشكلة، واطلب منهم المساعدة على حل المشكلة أو تحسين أدائهم، والانضمام إليك بهدف زيادة فاعليتهم على أنَّهم مساهمون في مؤسستك.
2. شرح مشكلة الأداء للموظف
ركِّز على المشكلة أو السلوك الذي يحتاج إلى تحسين وليس على الشخص، واستخدم أوصافاً للسلوك مع أمثلة بحيث تفهمانها أنت والموظف.
اطلب رأي الموظفين في الموقف، تأكَّد إن كانوا يرون المشكلة أو فرصة التحسن نفسها التي تراها.
3. تحديد المشكلات التي تحد من قدرة الموظف
اسأل نفسك عما إذا كان الموظف لديه القدرة على أداء المهمة أو تحقيق الأهداف، فهناك أربعة عوائق شائعة هي الوقت والتدريب والأدوات والمزاج؛ لذا حدِّد كيفية إزالة هذه العوائق إن وُجدت، وحدِّد ما إذا كان الموظف يحتاج إلى مساعدتك لإزالتها - وهو دور رئيس للمدير - أو ما إذا كان قادراً على معالجتها بمفرده.
4. مناقشة الحلول المحتملة للمشكلة أو إجراءات التحسين الواجب اتخاذها
اسأل الموظفين ضعيفي الأداء عن آرائهم حول كيفية حل المشكلة، أو منع حدوثها مرة أخرى، وتحدَّث مع الموظفين ذوي الأداء العالي عن التحسين المستمر.
5. الاتفاق على خطة عمل مكتوبة
يجب أن تنص الخطة المكتوبة على ما سيفعله الموظف والمدير وربما موظف الموارد البشرية لحل المشكلة أو تحسين الوضع؛ لذا حدِّد الأهداف الأساسية التي يجب على الموظف تلبيتها لتحقيق مستوى الأداء المناسب الذي تحتاجه المنظمة.
6. تحديد تاريخ أو وقت للمتابعة
حدِّد ما إذا كان هناك حاجة إلى خطة لتقديم تغذية راجعة حتى يعرف المدير كيف يتقدَّم الموظف، وقدِّم التشجيع الإيجابي، وعبِّر عن ثقتك في قدرة الموظف على التحسن، ومع ذلك أدرِك أنَّ المسؤول عن تحسين الأداء الموظفون أنفسهم، ومهما حاولت المساعدة، يظلون المسؤولين في النهاية عن نموِّهم وتحسُّنهم.
في الختام
يمكنك مساعدة موظفيك المباشرين على تحسين أدائهم الحالي، أو في حال وجود موظفين فاعلين، ساعدهم على أن يصبحوا أكثر فاعلية؛ حيث يُعدُّ كوتشينغ الأداء أداة قوية عندما يستثمر المديرون فوائده أفضل استثمار.