5 استراتيجيات مثيرة للاهتمام عن تدريب الامتثال
غالباً ما تثير عبارة "تدريب الامتثال" (compliance training) حفيظة كل من المديرين والموظفين، لكن لا داعي لأن يكون التدريب هذا مملاً وغير فعال؛ إذ تتطلب الأنواع المختلفة من تدريب الامتثال نُهُجاً مختلفة، وليس ثمة استراتيجية واحدة لإنشاء دورات تدريبية فعالة للموظفين تناسب الجميع؛ لذا تابع القراءة للحصول على استراتيجيات جذابة عن تدريب الامتثال عبر الإنترنت، التي تُعَدُّ كفيلة بأن تُحدِث فرقاً.
ما هو تدريب الامتثال في الشركات؟
تدريب الامتثال هو تدريب للموظفين يُعَدُّ ضرورياً لسير الأعمال، فهو إلزامي للامتثال للوائح أو التشريعات أو السياسات الخاصة بالشركة، ويهدف إلى ضمان معرفة الموظفين وإطلاعهم على أي قوانين أو لوائح تنطبق على وظائفهم أو المجال الذي تختص به الشركة.
أحياناً، يُجرى تدريب الامتثال دورياً لمواكبة التغييرات التنظيمية والسياسات الجديدة؛ إذ تحدد المنظمات مواعيد نهائية يجب على الموظفين الالتزام بها لإكمال التدريب؛ وذلك لضمان امتثالهم للقوانين.
يتمحور تدريب الامتثال في جوهره حول إنشاء منظمات عادلة وآمنة وأخلاقية والمحافظة عليها، ونظراً لأنَّ التدريب إلزامي، يجب على المنظمات تسجيل أنَّ الموظفين قد أكملوا الدورات التدريبية.
أنواع تدريب الامتثال:
تشمل الأنواع الشائعة لموضوعات تدريب الامتثال ما يأتي:
- التدريب على السلامة والصحة المهنية.
- التدريب على المعلومات والأمن السيبراني.
- التدريب على مكافحة التمييز وتقبُّل التنوع.
- تدريب الامتثال الخاص بالصناعات (مثل الصناعات شديدة التنظيم، كالبنوك أو التمويل أو الأدوية).
- التدريب على منع التحرش الجنسي.
- منع العنف في مكان العمل.
استراتيجيات تدريب الامتثال:
صُمِّم عدد كبير من دورات الامتثال لمجرد أن يُقال إنَّ الشركة قد درَّبت موظفيها، ولكنَّ ذلك يحرمها من فائدة التدريب تماماً؛ وذلك لأنَّ لانتهاكات القوانين والسياسات عواقب وخيمة يتحملها كل من الأفراد والشركات؛ لذا ينبغي أن يكون التدريب الذي تقدمه فعالاً للغاية.
ينص القانون على أهمية تدريب الامتثال، لكن تتجاوز أهميته ذلك، فالهدف الحقيقي منه هو تغيير السلوكات ومساعدة موظفيك على اتخاذ الخيارات المناسبة.
يمكن أن يكون برنامج تدريب الامتثال الإلكتروني جذاباً وتحترم من خلاله وقت موظفيك، الأمر الذي سيعود بتأثير إيجابي في سلوكات موظفيك؛ إذ يمكنك جعل تدريب الامتثال ممتعاً وفعالاً باستخدام الخطوات الثلاث الآتية:
1. الابتعاد عن التقييمات الجاهزة:
اجعل تقييماتك ذات مغزى وأكثر فاعلية، واستبدل الأسئلة التي تعتمد على الذاكرة، مثل "ما هو معنى الاختصار الفلاني؟" بأسئلة تختبر فيها التطبيق العملي لحالة ما، مثل "تصل رسالة بريد إلكتروني من عميل إلى البريد الوارد المسؤول أنت عنه، فيطلب العميل إزالة عنوان منزله من قاعدة البيانات، ولكنَّك تستخدم هذا العنوان لإرسال الكتالوجات التي طلبها العام الماضي، فماذا عليك أن تفعل في هذه الحالة؟".
2. تجنُّب الإفراط في المحتوى:
لا داعي لأن يكون محتوى تدريب الامتثال مملاً وطويلاً، فاستخدم استراتيجيات، مثل إجراء الاختبارات على الموظفين أولاً، أو تحديد دور كل متعلم لتقليل المحتوى وتقديم ما هو ملائم لذلك المتعلم فقط.
3. جعل محتوى التدريب قابلاً للتطبيق:
يتعلم الموظفون بصورة أفضل إذا كان لديهم مثال قابل للتطبيق في الحياة الواقعية يمكنهم الاعتماد عليه، فاستخدم دراسات الحالة والسيناريوهات لتجعل المحتوى أقرب إلى المتعلم.
ألقِ نظرة على الاستراتيجيات الآتية، التي ينجح فيها تدريب الامتثال باستخدام الخطوات الثلاث الموضحة آنفاً.
استراتيجيات تدريب الامتثال التي تنجح:
1. اختبار امتثال الموظفين باستخدام مجموعات الأسئلة:
التقييم أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بالامتثال، لكن غالباً ما يكون التقييم مجرد تمرين قياسي، والهدف هو الانتهاء من إجرائه، لكن يمكنك استخدام مجموعات الأسئلة لإنشاء تقييم فعال تضمن من خلاله أن يعرف المتعلمون واجباتهم حقاً، دون اللجوء إلى إجابات جاهزة.
لماذا تنجح الاستراتيجية هذه؟
- تعني مجموعات الأسئلة أنَّه عندما يعيد المتعلم الاختبار، فمن غير المرجح أن يرى الأسئلة ذاتها متكررة، وهذا ما يضمن فهم المتعلمين للمحتوى؛ وذلك لأنَّهم لن يتمكنوا من اختيار إجابة مختلفة في المحاولة الثانية من حل السؤال، كما تصعِّب على المتعلمين مشاركة الإجابات مع بعضهم؛ وذلك لأنَّه من غير المحتمل أن يواجه زملاؤهم مجموعة الأسئلة ذاتها.
- يضمن استخدام سيناريوهات بسيطة أنَّ الأسئلة تهم المتعلم؛ إذ يطبِّق المتعلمون ما تعلموه في موقف واقعي، بدلاً من مجرد التحقق من معلوماتهم.
- يحافظ استخدام مجموعة متنوعة من الأسئلة على اندماج المتعلم، ويمنع الوقوع في فخ التكرار.
2. نهج الاختبار أولاً لتدريب الامتثال:
غالباً ما تحتاج الشركات إلى التأكد من امتثال الموظفين للقوانين والسياسات سنوياً، إلا أنَّ إجبار الموظفين على حضور نفس الدورات التدريبية عبر الإنترنت عاماً تلو الآخر، هو ما يعطي تدريب الامتثال سمعة سيئة؛ لذا يوضح المثال الآتي طريقة مختلفة للتعامل مع الأمر؛ تُقدِّم للمتعلم أسئلة لاختبار معلوماته، ثم توضح حاجته إلى دعم إضافي في مجالات محددة، وتطلب منه مراجعتها، وتخبره بأنَّه ما إن ينتهي منها، يمكنه إجراء الاختبار مجدداً.
لماذا تنجح الاستراتيجية هذه؟
- يعني نهج "الاختبار" أنَّه لا يوجد أحد يضيع وقتاً في تدريب لا يحتاج إليه، وهذا يوفر الوقت والمال.
- تستخدم في الاختبار مجموعة متنوعة من الأسئلة على شكل سيناريوهات؛ وذلك ليكون التدريب مثيراً للاهتمام ويهم المتعلمين.
- يعني اختبار المتعلمين أولاً أن يروا المحتوى الذي يحتاجون إليه فقط، وهذا يمكِّنك من جعله قصيراً ومحدداً.
3. تدريب الامتثال المتعمق:
يؤثر تقسيم التدريب إلى أجزاء قصيرة تأثيراً عميقاً في جذب انتباه المتعلمين وتجنُّب إهماله، كما يسمح لك بالتركيز في كل جزء على نقطة تعلُّم أو سلوك معين.
لماذا تنجح الاستراتيجية هذه؟
- يمكن للمتعلمين أخذ لمحة عن أقسام الدورة والشعور بإحراز تقدم بعد الانتهاء من كل قسم.
- يمكن إكمال الدورة خلال جلسات عدة، بما يتناسب مع درجة انشغال المتعلم ومستويات تركيزه.
- الأقسام عملية وتهم المتعلمين، وتتطرق إلى المخاطر والمسؤوليات، بدلاً من الجوانب القانونية التي يصعب استيعابها.
- النشاطات العملية التي تركز على التطبيق وأسئلة التقييم هي جزء من تجربة التعلم، وهذا يجعل التجربة حيوية وليست جامدة.
4. تحديد الأدوار والفرز لتخصيص المحتوى وفقاً لاحتياجات كل فرد:
غالباً ما يُجرى تدريب الامتثال عبر إعطاء دليل القواعد بأكمله للجميع، لكن من الهام تعديل المحتوى وتخصيصه وفقاً لكل مجموعة من المستخدمين.
لماذا تنجح الاستراتيجية هذه؟
- يعني تحديد أدوار المتعلمين أنَّ متخصصي الموارد البشرية يحصلون على كل التدريب الذي يحتاجون إليه، بينما يحصل الموظفون الآخرون على ما يحتاجون إلى معرفته وفعله فقط.
- يحافظ على بساطة ومنطقية الفرز، فيكفي أن تكون إما من موظفي الموارد البشرية أو موظفاً عادياً، بدلاً من إنشاء مسارات مخصَّصة وفقاً لمناصب متعددة.
- يعني هذا النهج أنَّه يمكنك إنشاء دورة تدريبية واحدة حول سياسة أو إجراء كبير وهام، لكن مع السماح لمجموعات مختلفة من المتعلمين بالوصول إلى مجموعات فرعية مختلفة من التدريب، وهذا سيكون له تأثير كبير في المستخدم دون تكرار المحتوى.
- تجعل القائمة الحيوية عملية الفرز تبدو سلسة، فلا حاجة للمستخدم لأن يكون على دراية بمسارات بديلة خلال العمل على المحتوى.
- يركز العرض التوضيحي بأكمله على التطبيق الواقعي للمحتوى، سواء من حيث مستوى التفاصيل المطلوبة أم القرارات والمهام التي يتم محاكاتها في الاختبار البسيط والعملي.
5. تدريب الامتثال خطوة بخطوة:
عندما يحتاج المتعلمون إلى التعامل مع عملية امتثال عملية، فمن الهام جعلها سهلة الاستيعاب قدر الإمكان، فيمكنك مثلاً استخدام قائمة مرئية لتقسيم خطوات العملية دون تجاهل الصورة الأكبر للأمور.
لماذا تنجح الاستراتيجية هذه؟
- تقدم القائمة المرئية هذه كل خطوة بوصفها موضوعاً منفصلاً، وذلك وفق ترتيب العملية؛ إذ يحصل المتعلمون على نظرة عامة على العملية، وهذا يساعدهم على رؤية الصورة الأكبر قبل أن يختاروا موضوعاً والتعمق في تفاصيله.
- يمكن تعديل تصميم الموضوع ليناسب مدى تعقيد العملية؛ إذ يمكنك استخدام سلوك واحد في كل موضوع لتقديم نظرة عامة سريعة على الخطوة، كما يمكنك أيضاً توسيع هذا الأسلوب لعمليات أكثر تعقيداً عبر إضافة صفحات متعددة إلى موضوع ما.
- تدعم دراسة الحالة النهائية الخطوات، وتوضِّح كيف يمكن استخدام العملية في الحياة الواقعية، إلى جانب تقديم ملخص عن المصادر التي يمكن استخدامها لمعرفة المزيد عن الموضوع.