15 مهارة أساسية في برامج تدريب المدراء الجدد (الجزء الأول)

تنفق الشركات على تنمية مهارات القادة أكثر مما تفعل على تدريب المديرين الجدد، ويتفق أغلب العاملين في المناصب الإدارية على ضرورة تدريب المديرين الجدد على التعامل مع المسائل الهامة مثل معدل دوران الموظفين، وإدارة المشاريع، وغير ذلك.

تنخفض فاعلية المدير الجديد في تأدية مهامه الوظيفية عند غياب الدعم والتدريب اللازمَين؛ إذ يعجز 63% من المديرين عن تأدية مهامهم الوظيفية بفاعلية بعد 6 أشهر من تعيينهم، وقد يستمر 50% منهم على هذا النحو بعد مرور عام كامل على تسلُّمهم المنصب الإداري، وذلك وفقاً لإحصاءات شركة تقديم الاستشارات "بريان رولو كونسولتينغ غروب" (Brian Rollo Consulting Group).

هذه النسب مهولة، وتفرض على الشركات الاهتمام ببرامج تدريب المديرين الجدد، وفيما يأتي 3 خطوات يجب الالتزام بتطبيقها عند إعداد برامج مخصصة لتدريب المديرين الجدد:

1. التركيز على اندماج المشاركين.
2. إعداد برامج تدريب شاملة.
3. إعداد برامج تدريب مرنة تلبي الاحتياجات الفردية للموظفين وتحقق أهداف المؤسسة.

كما يجب التركيز على التطبيق والممارسة.

تدريب المديرين الجدد:

تدريب المديرين الجدد هو عبارة عن عملية يجري خلالها تلقين المهارات والمعارف اللازمة لإدارة الفِرَق بفاعلية، ويمكن تقديم هذا النوع من التدريب عبر مجموعة متنوعة من الوسائل والطرائق، وغالباً ما يتم دمج الطرائق الآتية مع بعضها:

1. التدريب ضمن الصفوف الدراسية.
2. التدريب في مكان العمل.
3. المنتورينغ بقيادة المديرين الأكثر خبرة.

أهمية تدريب المديرين الجدد:

راجعت مجلة "هارفارد بزنس ريفيو" (Harvard Business Review) برامج تدريب أكثر من 1700 قائد من مختلف المؤسسات؛ إذ يترقى معظم الموظفين لمناصب الإشراف على الفِرَق في هذه المؤسسات عند بلوغ سن 30 ويبقون في المنصب لمدة 9 سنوات، فلا يتلقى معظمهم التدريب اللازم حتى يبلغوا سن 42.

هذا يعني أنَّ المدير لا يتلقى تدريباً رسمياً عن ممارسة المهام الإدارية خلال مدة تصل إلى 10 سنوات، وهذه مشكلة حقيقية؛ وذلك لأنَّ الشركة تتوقع من المدير الجديد أن يؤدي مهامه الوظيفية بنفس مستوى فاعلية زملائه الأكثر خبرة عندما يتسلم منصبه القيادي. فيما يأتي:

6 فوائد لبرامج تدريب المديرين:

1. تخفيض معدلات دوران الموظفين والخسائر الناجمة عنها:

تفيد الدراسات بأنَّ 60% من الاستقالات تحدث بسبب المديرين في العمل، فقد بلغت خسائر الشركات الناجمة عن دوران الموظفين نحو 223 مليار دولار في آخر 5 سنوات، كما لوحظ انخفاض معدل دوران الموظفين في الشركات التي تركز على تدريب المديرين وتزويدهم بالمهارات اللازمة لتأدية مهامهم بفاعلية.

2. تأهيل المديرين لشغل المناصب القيادية:

تدريب المديرين الجدد ضروري لضمان استمرارية القيادة القوية والفعالة في المؤسسة؛ إذ تضمن الشركة استمرارية نموها ونجاحها عند تأهيل المديرين وتدريبهم على المهارات التي يحتاجون إليها لتسلُّم المناصب القيادية.

3. ضمان نجاح الشركة في تحقيق أهدافها:

تفيد إحصاءات مؤسسة "غالوب" (Gallup) بأنَّ نسبة المديرين الذين يتمتعون بالمهارات اللازمة لتأدية مهامهم الوظيفية بكفاءة لا تتعدى 18%، وهو ما يؤدي إلى تدني فاعلية العمليات القيادية وصعوبات في تحقيق أهداف الشركة؛ إذ ينخفض مستوى اندماج الموظفين في العمل، ويزداد معدل دوران العمالة عند غياب التدريبات اللازمة لتأهيل المديرين، فإنَّ تدريب المديرين ضروري لمساعدتهم على إدارة الفِرَق، والتعامل مع الحالات الصعبة، واتخاذ القرارات التي تخدم مصالح الشركة.

4. زيادة معدل استبقاء الموظفين:

يزداد معدل دوران الموظفين عندما لا يتلقى المدير التدريب الذي يحتاج إليه لتأدية مهامه الوظيفية بفاعلية، فقد بيَّنت نتائج إحدى دراسات مؤسسة "غالوب" أنَّ 50% من استقالات الموظفين تحدث بسبب سوء الإدارة.

بيَّنت نتائج إحدى دراسات "جمعية إدارة الموارد البشرية" (SHRM) أنَّ 84% من الموظفين الأمريكيين يعانون من الإجهاد الوظيفي وضغوطات العمل نتيجة تكليفهم بمهام غير ضرورية من قِبل مدير لم يخضع للتدريب اللازم لتسلُّم المنصب القيادي، فيمكن تخفيض معدل دوران العمالة عن طريق تدريب المديرين وتزويدهم بالمهارات والمؤهلات اللازمة لإدارة الموظفين؛ إذ تؤثر الإدارة تأثيراً مباشراً في معدل الاحتفاظ بالموظفين.

5. تحسين أداء الفِرَق وإنتاجيتها:

يؤثر المدير تأثيراً كبيراً في أداء الفريق، وقد بيَّنت نتائج إحدى دراسات "جمعية إدارة الموارد البشرية" أنَّ 50% من الموظفين يعتقدون أنَّ خضوع المشرف لتدريبات إدارة الأفراد سيؤدي إلى تحسين أدائهم.

أثبتت مؤسسة "غالوب" أنَّ المدير مسؤول عن نسبة 70% من تباين اندماج الموظفين، فيجب على المؤسسات أن تعطي الأولوية لبرامج تدريب المديرين من أجل تحسين أداء الفريق.

6. تدريب المديرين على استخدام التكنولوجيا الجديدة:

يتفوق بعض المديرين بقدرتهم على إدارة الأفراد، في حين يبرع آخرون في إدارة العمليات، فيجب على المدير أن يفهم طبيعة العمليات والإجراءات، ويستخدم التكنولوجيا في تنظيم وتسيير العمل وزيادة فاعليته.

يحتاج المدير إلى هذه المعلومات حتى ينجح في تأدية مهامه عندما يتسلم منصب الإدارة لأول مرة في حياته، فقد تستفيد الشركات من برامج المنتورينغ العكسي في تدريب المديرين الجدد على استخدام التكنولوجيا ومواكبة التوجهات الحديثة.

المهارات اللازمة للمديرين الجدد:

يحتاج المدير إلى التحلي بالالتزام المطلوب للعمل على تنمية مهاراته القيادية باستمرار، وفيما يأتي 15 مهارة أساسية للمديرين الجدد:

1. ترتيب الأولويات:

مهارات ترتيب الأولويات ضرورية لمساعدة المدير الجديد على تحديد المهام المستعجلة التي يجب أن ينجزها في البداية، والأخرى التي يمكن تفويضها، وهي تتيح له إمكانية الحفاظ على تركيزه، وتجنب التعرض للإرهاق الذي قد ينجم عن العمل على مشاريع أو مهام عدة في نفس الوقت.

2. تفويض المسؤوليات:

يُعَدُّ تفويض المهام من أبرز مهارات إدارة الأفراد المطلوبة من المدير؛ وذلك لأنَّها تساعده على توزيع المهام بين أعضاء الفريق بناءً على إمكاناتهم ومؤهلاتهم؛ إذ يتسنى لجميع أعضاء الفريق بهذه الطريقة أن يساهموا في نجاح المؤسسة، ويساعد التفويض الفعال على توفير الوقت للمهام الأخرى وبناء الثقة بين الموظفين والإدارة.

3. مهارات التواصل الفعال:

يجب أن يكون المدير الجديد قادراً على التواصل مع الموظفين بفاعلية، وهذا يشمل توضيح التوجيهات، وتقديم التغذية الراجعة، والإصغاء إلى مشكلات موظفيه، ويجب أن يعرف الموظف أنَّه قادر على مصارحة مديره بكافة المشكلات التي تحدث في مكان العمل، فقد يؤدي افتقار المدير إلى مهارات التواصل إلى سوء الفهم، وتدني مستوى التواصل والتعاون بين الموظفين والمدير.

4. إدارة المشاريع:

تؤدي هذه المهارة دوراً بارزاً في مساعدة المدير الجديد على تخطيط المهام، وتنظيمها، وتفويضها، فإنَّ مهارات إدارة المشاريع ضرورية أيضاً لإعداد خطط الميزانية والموارد اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة ضمن الإطار الزمني المحدد.

5. الذكاء العاطفي:

يعمل المدير مع بقية الموظفين، وهذا يستوجب عليه إدراك عواطفهم وفهم آلية تأثيرها في سلوكاتهم وأدائهم في العمل، فيجب أن يبذل المدير الجديد ما بوسعه لتنمية مهارات الذكاء العاطفي عنده واستثمارها في بناء الألفة مع أعضاء الفريق؛ إذ تتيح مهارات الذكاء العاطفي للمدير إمكانية تسوية النزاعات بفاعلية وتأمين بيئة عمل إيجابية ضمن الشركة.

6. إدارة الوقت:

يجب على المدير أن يتمتع بالمهارات اللازمة لتنظيم أوقات العمل الخاصة به وبالموظفين، وهذا يشمل جدولة المهام، والأعمال، والاستراحات، والتعامل مع الأحداث المفاجئة، فقد يؤدي افتقار المدير إلى مهارات إدارة الوقت إلى تفويت مواعيد التسليم النهائية، وتشتيت الموظفين، وشعورهم بالإرهاق الوظيفي، في حين يساعد توفُّر هذه المهارات على زيادة فاعلية العمل والإنتاجية.

7. المؤهلات القيادية:

يجب أن يمتلك المدير المؤهلات القيادية التي تساعده على تحفيز الموظفين وإدارتهم مثل مهارات التعامل مع الآخرين، وتقديم الإرشادات والتوجيهات، ومساعدة الموظفين على اكتشاف قدراتهم وإمكاناتهم، فيمكنك أن تنظم برامج منتورينغ بين المدير الجديد وأحد زملائه القدامى بغية مساعدته على اكتساب المؤهلات القيادية.

8. تحديد الأهداف:

يحتاج المدير إلى وضع أهداف قابلة للقياس، وإعداد الخطط اللازمة لتحقيقها، وإجراء التعديلات عند الضرورة، وقد تضمن هذه الطريقة توحيد الجهود المبذولة وتوجيهها نحو الهدف المحدد.

9. تسوية النزاعات:

مهارات تسوية النزاعات ضرورية لحل المشكلات الصغيرة وتجنب تصعيدها؛ إذ يقتضي التعامل مع النزاعات تحديد أسبابها، والتوسط بين الأطراف، وإيجاد حلول ترضي الجميع، فيمكن تنمية هذه المهارات عن طريق تنظيم ورشات عمل أو تطبيق تقنية تقمُّص الأدوار على مواقف وحالات حقيقية مستوحاة من مكان العمل.

10. العمل المشترك بين أعضاء الفريق الواحد:

يتميز المدير الناجح بقدرته على بناء فِرَق عمل عالية الأداء عن طريق اختيار موظفين أكفاء وتزويدهم بالموارد التي يحتاجون إليها؛ إذ تتيح هذه المهارات للمدير إمكانية التعاون، والتواصل، وتفويض المهام، والعمل بفاعلية مع بقية الموظفين والمديرين.

11. حل المشكلات:

يتميز المدير الناجح بقدرته على تحديد المشكلات، وجمع المعلومات من الأطراف المعنية، والعمل على إيجاد الحلول الممكنة، وتطبيق الخيار الأمثل.

يمكن تنمية مهارات حل المشكلات عن طريق استخدام مجموعة من التقنيات الأساسية التي تساعد المدير على إجراء الأبحاث، وجمع أكبر قدر ممكن من الحقائق والمعلومات المتعلقة بالمشكلة؛ لذا يُنصَح بدراسة تداعيات تطبيق الحلول على كل من الأمدين الطويل والقصير، إضافة إلى تحديد المخاطر التي قد تنجم عنها قبل اتخاذ القرار النهائي.

12. اتخاذ القرار:

تقتضي وظيفة المدير بشكل أساسي اتخاذ القرارات التي تؤثر في الفريق، والقسم، والشركة بأكملها، وتجدر الإشارة إلى أنَّ اتخاذ القرارات الصائبة ليس أمراً هيناً، فهو يتطلب من المدير النظر في كافة المعطيات والمعلومات المتوفرة، وتحليل الخيارات الممكنة، وتحديد محاسن ومساوئ كل منها.

فيما يأتي 3 تدريبات يجب أن يخضع لها المدير لزيادة قدرته على اتخاذ القرارات الصائبة:

• تحديد الأهداف.
• جمع المعلومات ودراسة الخيارات المتوفرة.
• اختيار القرار الأمثل.

13. تقديم تغذية راجعة بنَّاءة:

يتميز المدير الناجح بقدرته على تقديم تغذية راجعة بنَّاءة بطريقة محترمة وفي الوقت المناسب، ومن ثمَّ يجب تدريب المديرين الجدد على تقديم التغذية الراجعة بطريقة فعالة وبنَّاءة.

يمكنك أن تدرِّب المدير على تحديد التوقعات، وإنشاء القوالب، وتنظم ورشات عمل عن كيفية تقديم التغذية الراجعة بطريقة عملية ومحترمة، إضافة إلى تطبيق تقنية تقمُّص الأدوار، فهذه المهارة ضرورية لقيادة الفِرَق نحو تحقيق أهداف الشركة.

14. تطبيق برامج الكوتشينغ:

تتيح مهارات الكوتشينغ للمدير إمكانية مساعدة الموظفين على إحراز التقدم والنمو؛ إذ تنجح المؤسسات على كافة الأصعدة عند تدريب المدير الجديد على مهارات الكوتشينغ.

يستفيد المدير من مهارات الكوتشينغ في تحديد المهارات التي يفتقر إليها الموظفون، وترتيب جلسات يساعد فيها الموظفون الخبراء زملاءهم الأقل خبرة، وتوفير المصادر والموارد اللازمة لإجراء برامج التدريب، وتهدف هذه الممارسات إلى مساعدة الموظفين على إحراز التقدم والنمو المهني، وزيادة معدل استبقاء العمالة في الشركة.

15. فهم اللوائح التنظيمية الخاصة بقطاع العمل وسياسات الشركة:

يجب أن يفهم المدير اللوائح التنظيمية الخاصة بقطاع العمل وسياسات الشركة حتى يطبقها بفاعلية ويتجنب التعرض للتداعيات القانونية، ويتعين على المدير من ناحية أخرى أن يواكب التغييرات في سياسات الشركة ويشرحها للموظفين، ويعمل على وضع سياسات جديدة عند الحاجة من أجل حماية مصالح الشركة.

في الختام:

تعرفنا في الجزء الأول من هذا المقال على أهمية تدريب المديرين الجدد وفوائد تدريب المدربين الجدد كما تعرفنا على 15 مهارة مهمة على المدربين الجدد الاهتمام بالتدرب عليها حتى يتمكنوا من صقل مهاراتهم وبدء مشوارهم بالتدريب وتقديم خدمة مميزة للعملاء، لنتابع في الجزء الثاني الصعوبات التي يتعرض لها المدرب الجديد وكيف يمكن تصميم برنامج تدريبي ناجح للمديرين الجدد والمصادر الإضافية لتأهيل المديرين الجدد.