10 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته (الجزء الثاني)

تحدّثنا في الجزء الأول من هذا المقال عن 5 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته وسنتابع التحدث في هذا الجزء الأخير عن الخمس نصائح الأخرى. فتابع معنا قراءة هذا المقال:

10 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته:

6. الاستفادة من تقنيات "الذكاء الاصطناعي" (AI):

كثيراً ما يتجاوز الفرد الوقت الذي حدده لإنجاز المهام، ويتأخر على اجتماعاته لأنَّه لم يشعر بمرور الوقت، فتخيَّل أنَّك في المكتب تعمل مع أحد عملائك، ثم أدركت عند انتهاء الجلسة أنَّك تأخرت عن اجتماعك مع مجلس الإدارة، وتغيَّبت عن موعدك مع موظف مصلحة الضرائب.

من الطبيعي أن تفقد الإحساس بمرور الوقت عندما تكون مندمجاً مع العميل ومتحمساً لمساعدته على تحقيق أهدافه، لكن ثمة أولويات أخرى تتطلب انتباهك أيضاً، لهذا السبب يجب عليك أن تبحث عن وسائل وأدوات تساعدك على ترتيب المهام وتذكيرك بها، وعلى رأسها تقنيات "الذكاء الاصطناعي".

لا يمكن تجاهل تأثير "الذكاء الاصطناعي" في حياة الأفراد، ومساهمته في تحسينها إلى أقصى درجة ممكنة، فيمكن الاستفادة من أدوات "الذكاء الاصطناعي" في إدارة الوقت وتلبية الاحتياجات المهنية.

قد يضيف "الذكاء الاصطناعي" منظوراً جديداً لطريقة إدارتك للوقت، فيصبح الوقت في هذه الحالة نصيرك لتحقيق النجاح والتقدم والوسيلة التي تستعين بها للتغلب على الصعوبات، كما تساعد أدوات "الذكاء الاصطناعي" على متابعة الوقت المستثمر في العمل، وإدارة الإنتاجية بكل سهولة.

قد تستفيد من تطبيقات إدارة الوقت مثل "كلاكيفاي" (Clockify)، و"بلاكي" (Plaky)، و"بروف هاب" (ProofHub)، و"بومبل" (Pumble)، ويُفضَّل أن تستخدم النسخة المجانية من أحد التطبيقات حتى تجربه وتتأكد أنَّه يناسبك قبل أن تشترك في الإصدار المدفوع؛ إذ يساعدك "الذكاء الاصطناعي" على إدارة وقتك وتنظيم مواعيدك وتقديم أفضل الخدمات الممكنة لعملائك.

7. تأمين بيئة عمل مريحة وخالية من مصادر التشتيت:

يجب على الإنسان أن ينجز الأعمال والمهام المطلوبة منه في مواعيد محددة لا تحتمل التأجيل، ولا تسمح بتكرار التجربة أو الحصول على فرصة ثانية لتعويض الخسائر وتصويب الأخطاء، وهنا تبرز أهمية إدارة الوقت والعمل على استثماره بفاعلية.

لا يمتلك الكوتش سوى فرصة واحدة لإثبات جدارته في مساعدة عملائه، وهذا يعني أنَّه لا يمكن أن يجازف بأيَّة خسائر قد تعرض مشروعه للخطر.

قد يتعرض الكوتش لمواقف وحالات تشتت انتباهه وتركيزه، وتتسبب في عجزه عن اتخاذ القرارات، وتنظيم الوقت وإدارته، وشعوره بالارتباك، ويمكن تجنب هذه الحالات عن طريق اتباع الخطوتين الآتيتين:

1. عزل مكان العمل:

يقدِّم لك مكان العمل المعزول الهدوء والخصوصية والراحة التي تحتاج إليها لإنجاز عملك بسهولة دون أن تتعرض لمقاطعة أحد، فيجب أن تتبع جدول مواعيد صارماً يمنع العملاء وغيرهم من الزوار من دخول مكتبك ومقاطعة عملك خارج الأوقات المحددة.

تؤدي هذه المقاطعات غير المحسوبة إلى تشتيت التركيز والحيلولة دون الحصول على الهدوء اللازم للعمل بإنتاجية عالية، ويكمن الحل في تنظيم جدول مواعيد صارم يمنع الزوار من مقاطعة عملك خارج الأوقات المحددة، وعندها لن تضطر لتشتيت تركيزك وانتباهك على المسائل غير الهامة أو التي لا تتعلق بالعمل.

2. الاهتمام بالراحة الجسدية:

يعاني بعض الناس من آلام الظهر وانخفاض الإنتاجية جراء العمل لساعات طويلة وهم جالسون على الأريكة، ويكمن الحل في استخدام الطاولة والكرسي المخصصتين للأعمال المكتبية، ويتم تصميم أثاث المكاتب بطريقة تضمن الراحة الجسدية للعاملين خلال أوقات الدوام، وهو ما يؤدي بدوره إلى زيادة فاعلية العمل وتحسين طريقة إدارة الوقت.

لا يسمح تصميم الأريكة بممارسة الأعمال المكتبية لساعات طويلة، لهذا السبب يُنصَح باستخدام الطاولة والكرسي الموجودتين في المكتب.

8. ترتيب المهام بحسب الأولوية:

يعاني الكوتش من كثرة المسؤوليات والالتزامات الواقعة على عاتقه، وقد يضطر في كثير من الأحيان للعمل على مهام عدة في نفس الوقت، وقد تشمل مهام الكوتش تلبية احتياجات العملاء، وحضور الاجتماعات، وتخطيط الميزانيات، وإجراء برامج المنتورينغ، وما إلى ذلك.

يشتكي معظم الكوتشز من الصعوبات التي يتعرضون لها بسبب عجزهم عن تنظيم المهام وإدارة الوقت، فقد يتراكم العمل على الكوتش في بعض الأحيان فيضطر لإنجاز المهام بطريقة عشوائية رغبةً منه في تحقيق تقدُّم سريع، ولا يراعي هذا الاندفاع في العمل اختلاف المهام من حيث الأولوية.

يعجز الكوتش عن ترتيب أولوياته في كثير من الأحيان، وهو ما يؤدي إلى تشتيت تركيزه، وشعوره بالارتباك، ويجعله أكثر عرضة لاقتراف الأخطاء في أثناء العمل، والإصابة بالأرق ليلاً.

من الطبيعي أن يتعرض الكوتش لهذه الضغوطات، فقد يتطلب تحقيق النجاح والتفوق على المنافسين في السوق التمييز بين المهام المستعجلة والهامة، وهذا الفصل بين المهام ضروري لتحقيق النجاح في كل من الحياة الشخصية والمهنية على حدٍّ سواء.

يكمن الحل في استخدام "مصفوفة أيزنهاور" (Eisenhower Matrix)؛ وهي عبارة عن مجموعة من التقنيات العملية المستخدَمة في التعامل مع الحالات الصعبة التي يعجز فيها الفرد عن ترتيب أولوياته؛ إذ تصنِّف هذه التقنية المهام في 4 فئات أساسية:

1. هامة ومستعجلة:

يجب عليك أن تباشر العمل على المهام المصنَّفة ضمن هذه الفئة في الحال دون أي تأجيل، ومن أمثلة المهام المستعجلة والهامة دفع الضرائب، وإصلاح الأعطال في المنزل، وتحديث برنامج مكافحة الفيروسات على الحاسب المحمول، والحالات الطبية الطارئة.

2. هامة ولكنَّها غير مستعجلة:

يمكن تأجيل العمل على هذه المهام حتى وقت لاحق، ومن أمثلة هذه المهام طلاء جدران المنزل، أو تخطيط الميزانية، أو ممارسة هواية جديدة، أو الذهاب في عطلة عائلية.

3. مستعجلة ولكنَّها غير هامة:

يمكن تفويض هذا النوع من المهام إلى أشخاص آخرين، ومن أمثلة هذه المهام توصيل الأطفال إلى المدرسة، أو تعيين موظفين جدد، أو إجراء مكالمة هاتفية.

4. غير مستعجلة وغير هامة:

لا داعي للقيام بنشاطات هذه الفئة التي تشمل مشاهدة التلفاز، ولعب ألعاب الفيديو، أو تصفُّح الإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي بغرض التسلية دون وجود أي هدف أو فائدة تُذكَر، فالتمييز بين الهام والمستعجل ضروري لإنجاز الأولويات وتخصيص الوقت للمهام الباقية.

9. تنظيم فترات استراحة دورية:

يعمل بعض الكوتشز لأوقات طويلة قد تصل إلى 18 ساعة يومياً، ويبذلون ما في وسعهم لتحقيق النجاح وبناء سمعة حسنة في السوق، ولكنَّهم يشعرون مع ذلك بالنقص، فيشعر كثير من الكوتشز بعدم الراحة، والانزعاج، والعصبية في بعض الأحيان، كما أنَّهم يعانون من الأرق ليلاً على الرغم من نجاحاتهم المهنية.

هنا يشعر الكوتش بالحيرة ويبدأ بالتساؤل عن المشكلة التي تمنعه من الشعور بالراحة، ويحدث هذا الاضطراب بسبب الامتناع عن أخذ الاستراحات بين الحين والآخر.

من الطبيعي أن يشعر الكوتش بالتوتر النفسي بسبب ضغوطات العمل، ويكمن الحل في تخصيص فترات استراحة منتظمة ضمن جدول العمل حتى يتسنى لك أن تقضي بعض الوقت بعيداً عن ضغوطات العمل، وتجدد حماستك ونشاطك وشعورك بالراحة عندما تعود.

تفيد الدراسات العلمية بأنَّ الاستراحات القصيرة المنتظمة تساهم في تحسين سير العمل، فقد لا تكون الاستراحات القصيرة فعالة مثل العطل الطويلة، ولكنَّها تساعد على عيش حياة متوازنة وهانئة على الأمد الطويل.

يشعر بعضهم بالذنب عند أخذ الاستراحات لأنَّهم لا ينجزون ولا يقومون بأي عمل منتج خلالها، ويجهل مثل هؤلاء الأفراد مدى أهمية الاستراحات القصيرة في تحسين سير العمل وزيادة الإنتاجية.

إذا كنت تواجه صعوبة في العمل وتعجز عن إيجاد الاستراتيجية أو الحل اللازم، عندئذٍ يجب عليك أن تستريح لبعض الوقت وتخرج للمشي، أو تروي نباتاتك، أو تتواصل مع أحد أصدقائك، فالراحة العقلية ضرورية لاكتشاف الحلول والخطط الإبداعية التي تحتاج إليها في العمل.

يمكنك أن تأخذ قيلولة قصيرة خلال الاستراحة، فقد أثبتت هذه الطريقة فاعليتها في تحسين الحالة المزاجية وتخفيض مستويات التوتر النفسي، وتنشيط العمليات العقلية، وهو ما يساعدك على إيجاد الحلول التي تحتاج إليها.

10. تعزيز حب الذات:

يُعَدُّ حب الذات من أهم الطرائق التي تساعد على إدارة الوقت، ومع ذلك، يهملها كثير من الأفراد؛ إذ تقتضي وظيفة الكوتش مساعدة الأفراد على عيش حياة هادفة ومثمرة، وتراه يستقبل أكبر عدد ممكن من العملاء لتنمية مشروع الكوتشينغ وزيادة أرباحه.

يهمل الكوتش نفسه سعياً وراء المال وغيره من الأمور المادية في الحياة، ويعمل بعض الكوتشز لساعات طويلة ولا يخطر لهم أن يخصصوا بعض الوقت لرعاية أنفسهم.

يحتاج الفرد إلى رعاية ذاته ومحبتها؛ وذلك لأنَّ النفس الإنسانية مسؤولة عن توليد الدافع، والحماسة، والرغبة بخوض التجارب الجديدة، فضلاً عن دورها في زيادة مستوى السعادة، وتحذير الفرد في الأوقات الحرجة.

الرعاية الذاتية ضرورية لتعزيز العافية النفسية والجسدية، وزيادة شعور السلام الداخلي، ورفع المعنويات، وتعزيز قدرة الفرد على التعامل مع المواقف التي يتعرض لها في حياته بطريقة ذكية.

قد تشمل ممارسات الرعاية الذاتية تعلُّم رياضة أو مهارة جديدة، أو ممارسة التأمل، لذلك يجب أن تركز على النشاطات والأعمال التي تجعلك سعيداً، وتبتعد عن كل ما يزعجك ويحبطك، ولا تهمل حياتك وأهدافك الشخصية.

تساعدك هذه الممارسات على تعزيز ثقتك بنفسك، وزيادة قدرتك على تحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل، وتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.