10 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته (الجزء الأول)

يعاني بعض الناس من عجزهم عن إيجاد الوقت اللازم لتنفيذ النشاطات والمهام التي خططوا للقيام بها خلال اليوم، ويشتكي آخرون من صعوبة التركيز على المهام التي يقومون بها بسبب كثرة الضغوطات والالتزامات المطلوبة منهم.

يدرك الكوتشز أهمية إدارة الوقت في عيش حياة صحية وهانئة وتحقيق الإنجازات المهنية، لكنَّ قد يواجه صعوبة في تنظيم مسؤولياته والتزاماته والنشاطات التي يرغب في ممارستها، وقد تتراكم الضغوطات في بعض الأحيان ويشعر أنَّ وقته لا يسمح بإنجاز كافة المهام والنشاطات اليومية بدءاً من ممارسة التمرينات الرياضية وصولاً إلى رعاية الأطفال وخدمة العملاء.

هل هذا يعني أنَّ الكوتش لا يستطيع الوفاء بالتزاماته المهنية والشخصية خلال اليوم الواحد؟ بالطبع يستطيع، ولكنَّه بحاجة إلى تطبيق مجموعة من الوسائل والتقنيات التي تساعده على إدارة وقته بفاعلية؛ أي يجب عليه السيطرة على وقته، لا أن يدع الوقت يسيطر عليه.

10 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته:

يحتاج الكوتش إلى زيادة إنتاجيته وإدارة وقته بفاعلية حتى يتمكن من مساعدة عملائه على تحقيق النتائج التي يتطلعون إليها، وفيما يأتي طرائق فعالة لإدارة الوقت:

1. الاستيقاظ الباكر:

يساعد الاستيقاظ الباكر على زيادة فاعلية العمل، فهو يتيح للكوتش إمكانية إنجاز مهامه بسرعة وكفاءة أكبر، ويساهم الاستيقاظ الباكر من ناحية أخرى في تحسين المرونة والوظائف العقلية، كما أنَّه يجعلك في حالة تأهب واستعداد، ويساعدك على زيادة تركيزك وتحسين طريقة استجابتك لشتى الظروف والأحوال، وهو ما يتيح لك إمكانية إنجاز المهام بفاعلية خلال الوقت المطلوب.

قد تستفيد من الوقت الإضافي الذي توفِّره في ممارسة التأمل والتمرينات الرياضية؛ إذ تساعد التمرينات الرياضية على تحفيز إفراز هرمون "الإندورفين" المسؤول عن تحسين الحالة المزاجية وتعزيز شعور العافية على الصعيد النفسي والجسدي.

يغفل بعض الكوتشز عن أهمية الاستيقاظ الباكر، وهو ما يؤدي إلى انشغالهم بالعمل وعجزهم عن تخصيص الوقت الكافي لممارسة النشاطات التي تساعدهم على الحفاظ على صحتهم النفسية والجسدية، مثل التأمل والتمرينات الرياضية.

بناءً على ما سبق، يجب عليك أن تعتاد على الاستيقاظ الباكر، وتبدأ يومك باحتساء فنجان دافئ من القهوة أو الشاي لكي تنشط حواسك وقدراتك العقلية وتكون مستعداً لتأدية كافة المهام المترتبة عليك خلال اليوم.

2. تقسيم المشاريع الضخمة إلى مهام جزئية:

يساعدك الاستيقاظ الباكر على التفوق على منافسيك، وتحقيق التوازن بين الحياة الشخصية والعمل، فيمكنك بهذه الطريقة أن تنهي عملك باكراً، وتقضي مزيداً من الوقت مع أسرتك وأطفالك.

لكن يجب عليك في البداية أن تنظم عملك عن طريق إعداد الخرائط الذهنية وتقسيم المشاريع الضخمة إلى مهام جزئية، وحذارِ أن تسمح للسلبية بالسيطرة عليك أو تفقد قدرتك على تنظيم إجراءات العمل والمهام عند تسلم المشاريع الضخمة، وتذكَّر دائماً أنَّ الفرج قادم لا محالة بعد كل ضيق.

فيما يأتي 3 خطوات لإدارة الوقت بفاعلية:

• تدوين الأهداف والمهام والمشاريع على قطعة من الورق؛ إذ تساعدك هذه الطريقة على تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام وأهداف جزئية واضحة وقابلة للتحقيق، فقد تجزئ المشاريع الضخمة إلى أهداف شهرية أو أسبوعية، وذلك بحسب المدة اللازمة لإنجاز المشروع، وتصبح المهام بهذه الطريقة قابلة للتنظيم والتحقيق بسرعة وفاعلية، كما يصبح العمل على المشروع أكثر متعة وسلاسة.
• إدارة الوقت عن طريق تفويض المهام التي لا تتطلب اهتمامك المباشر إلى الآخرين، حتى يتسنى لك مزيد من الوقت للعمل على المهام المستعجلة.
• تخصيص ما يكفي من الوقت لإجراء مراجعة نهائية تضمن توافق النتائج مع الأهداف الأولية الموضوعة.

حاول أن تكون منظماً في عملك، وتعمل بهدوء حتى تستثمر وقتك بفاعلية وتحقق النتائج المطلوبة.

3. تجنُّب القيام بمهام عدة في نفس الوقت:

تعدُّد المهام مناسب للآليات وأنظمة التشغيل الحاسوبية التي تستطيع إجراء عدد من العمليات في نفس الوقت دون اقتراف الأخطاء؛ إذ يفتقر الإنسان إلى القدرة على القيام بمهام عدة في نفس الوقت، ولكنَّه يبدع ويحقق نتائج دقيقة عندما يعمل على كل مهمة على حدى.

يؤدي تعدُّد المهام إلى تشتيت الدماغ بسبب عجز الإنسان عن تقسيم تركيزه وقدراته العقلية بالتساوي؛ وبالنتيجة لا يتسنى له إنجاز أي منها بالجودة والفاعلية المطلوبة، وقد ينجم عن تعدد المهام من جهة أخرى انخفاض جودة وفاعلية العمل، والشعور بالإرهاق.

فيما يأتي 3 نصائح للتعامل مع المهام:

• توقف عن تشتيت انتباهك بين المهام، وركز على المهمة التي بدأت العمل عليها.
• لا تقبل الالتزامات والمسؤوليات التي تفوق قدرتك على التحمل بغية إثارة إعجاب الآخرين أو نيل رضاهم.
• جزِّئ يومك إلى وحدات زمنية، بحيث تخصص كل واحدة منها لمهمة معيَّنة.

يجب عليك من ناحية أخرى أن تخصص بعض الوقت لأحلام اليقظة، وتتوقف عن التفكير بالواقع وتنتقل لعالم الخيال؛ إذ تساعد أحلام اليقظة على تصفية الذهن وزيادة القدرة على التركيز، والتفكير الإبداعي، وفهم الإجراءات التي كنت تعمل عليها فهماً أفضل.

4. تجميع المهام المتشابهة:

تخيل أنَّك تعمل على تخطيط الميزانية السنوية، لتتفاجأ بوجود عدد من المهام الطارئة والمستعجلة، ولتكن العمل على صندوق رعاية الموظفين، أو عقد اجتماع مجلس الإدارة، أو إعداد عرض تقديمي من أجل عميل جديد.

يندفع المدير في مثل هذه الحالة للعمل على كافة المهام دفعة واحدة، وهو ما يؤدي إلى تشتت تركيزه من جهة، وانخفاض فاعلية العمل في المؤسسة من جهة أخرى؛ وبالنتيجة لا يتسنى له إنجاز أي منها.

يحدث هذا بسبب العمل على أهداف عدة في نفس الوقت دفعة واحدة، وهو ما يؤدي إلى تشتت انتباه الكوتش بينها؛ إذ يحتاج الفرد إلى تركيز انتباهه على مهمة واحدة حتى ينجزها بالجودة والفاعلية المطلوبين.

ما هو الحل في مثل هذه الحالة؟

يقتضي الحل في مثل هذه الحالة تطبيق تقنية تجميع المهام المتشابهة؛ إذ تساعد هذه الطريقة على إدارة المهام واستثمار الوقت بفاعلية، وهي تتيح لك إمكانية الانتقال من مهمة إلى أخرى مشابهة لها دون أن تضطر لإعادة التفكير بمعطيات أو إجراءات جديدة.

لن تحتاج في هذه الحالة إلى وضع خطط إضافية، أو استئناف عمليات التفكير، أو إجراء مزيد من البحث، فقد يتحسن أداء الدماغ عندما تُتاح له فرصة التركيز على مهمة واحدة.

يؤدي التنقل بين المهام المختلفة إلى تخفيض كل من الإنتاجية وفاعلية العمل؛ وبالنتيجة يحتاج الفرد إلى وقت أطول لتحقيق الأهداف المطلوبة، وبالمقابل تزداد الإنتاجية ويتسنى للفرد تحقيق النتائج المطلوبة بسرعة أكبر عندما يعمل على مجموعة من المهام المتشابهة.

5. تنمية المعارف:

توجد طرائق عدة لمساعدة الفرد على إدارة وقته وعيش حياة ناجحة وهانئة، لكن هل خطر لك من قبل أنَّ اكتساب المعارف والمهارات الجديدة يساعد على إدارة الوقت؟

يتميز الكوتش الناجح وعالي الأداء بتوقه الدائم لتنمية معارفه، والاستفادة من المعلومات والمهارات المكتسبة في التغلب على المشكلات التي يواجهها في حياته، والتحكم في أفعاله وممارساته المهنية.

يزودك التعلم بالمعارف التي تحتاج إليها لتجريب التقنيات والوسائل الجديدة واكتشاف الحلول السريعة، وهو ما يساعدك على تحقيق النجاح المهني على الأمد الطويل، لهذا السبب يجب عليك أن تتعلم أي شيء، وليكن رياضة أو مهارة جديدة، مثل التحدث أمام العامة على سبيل المثال.

اكتساب المعارف ضروري لتكوين وجهات نظر جديدة لم تخطر لك من قبل، وزيادة استعدادك للاستجابة بسرعة عندما تقتضي الضرورة؛ إذ تساعدك تقنيات إدارة الوقت على تحقيق أقصى فائدة ممكنة من وقتك.

كما يقول محاضر التنمية البشرية "زيغ زيغلر" (Zig Ziglar): "لا يمكن لامرئٍ على وجه البسيطة أن يساعدك إذا لم تكن راغباً بالتعلم، ولا يمكن لامرئٍ أن يقف بطريق نجاحك عندما تكون مصمماً على التعلم".

إياك أن تستسلم عندما تواجه صعوبة في التعلم، وقد تفكر في مثل هذه الحالة بالمشقة البالغة التي يواجهها الأطفال الصغار عندما يبدؤون بتعلُّم الأبجدية، فكيف كنت ستتمكن من قراءة هذا المقال لو أنَّك استسلمت ورفضت تعلُّم الأبجدية في طفولتك؟

يتيح اكتساب المهارات والمعارف الجديدة إمكانية تحقيق التنمية الذاتية المستمرة طوال الحياة، وهذه المعارف ضرورية لمساعدة العملاء، لكن يجب استثمارها بطريقة تحقق الأهداف المطلوبة منها.

تزوِّدك المعارف من ناحية أخرى بالقدرة على طرح الأسئلة المناسبة، وإيجاد الحلول المبتكَرة، وإدارة عملك بفاعلية، لذلك يجب أن تركز على فهم المعارف التي تتعلمها، وتعي أهميتها وفائدتها والهدف من اكتسابها.

في الختام:

تحدثنا في هذا الجزء عن 5 طرق تساعد الكوتش في إدارة وقته وسنتابع التحدث في الجزء الثاني والأخير عن الخمس نصائح الأخرى.