ما هي أهم الخطوات لإجراء تدريبات افتراضية؟
في ما يلي 10 خطوات لإجراء التدريبات الافتراضية:
1. استخدام "نظام إدارة تعلم" (LMS) حديث
تفشل مبادرات التدريب عبر الإنترنت في تحقيق الأهداف المرجوة إذا لم تتوفر الأدوات والمعدات التكنولوجية اللازمة، لهذا السبب، عليك أن تخصص بعض الوقت للبحث عن الأدوات والبرمجيات الضرورية لتحقيق أهداف المؤسسة.
في ما يلي مجموعة من الأسئلة التي تساعد في اختيار أدوات التدريب عن بعد:
- ما هو نطاق التدريب؟
- هل سيكون الجزء الأكبر من التدريب متزامن أم غير متزامن؟
- ما هي الأدوات المستخدمة لإنشاء مقاطع الفيديو، والرسوم المتحركة، وشرائح العرض التقديمي؟
- ما هي الطريقة المُعتمَدة لمشاركة الملفات؟
- هل تحتاج لمنصة خاصة بالتدريب؟
- ما هي أنواع العناصر التفاعلية التي تريد إضافتها لبرنامج التدريب؟
- كيف تنوي إضافة التقييمات لبرنامج التدريب؟
لقد توسع قطاع التدريب عبر الإنترنت في السنوات القليلة الماضية، وظهر عدد كبير من الشركات المختصة بتقديم الخدمات التدريبية، مما يضع على عاتقك مسؤولية التحقق من مصداقية مزوِّد الخدمات والاطلاع على أعماله السابقة، قبل أن تتعاقد معه. تساعد المنصة الافتراضية المناسبة في تيسير إجراءات التدريب، وإعداد المحتوى والمواد، وإنشاء قواعد المعرفة والمعلومات وغيرها من الوظائف.
تزداد فعالية الممارسات المُثلى عند توفر منصة تعلم افتراضية حيوية، مما يسهم في نجاح تجربة التدريب وذلك بصرف النظر عن طبيعة المواد والمحتوى.
2. توضيح القواعد والالتزامات المطلوبة من المتدربين
يجب أن توضح في بداية الجلسة الأولى آداب السلوك والتفاعل والالتزامات المطلوبة من المشاركين في التدريب.
تقتضي الخطوة الأولى إعداد جدول عمل مرن، وتوضيح مدة كل واحدة من مراحل التدريب، ومواعيد الاستراحات، والأوقات المخصصة لطرح الأسئلة، وقواعد فتح وإغلاق الكاميرا وكتم الصوت خلال الجلسات.
3. تنويع الطرائق والوسائط المستخدمة في تقديم التدريب
يساعد تنويع الوسائط والطرائق في تقديم تجربة مفيدة وجذابة بصرياً؛ حيث تسهم الوسائط المتعددة في الحفاظ على حماس المشاركين وضمان تفاعلهم مع المحتوى والمواد خلال الجلسات.
في ما يلي مجموعة من الوسائط المستخدمة في تقديم برامج التدريب الافتراضية:
- مقاطع الفيديو.
- شرائح العرض التقديمي.
- المحاكاة.
- المحاضرات.
- جلسات الأسئلة والأجوبة.
- الرسوم البيانية والمخططات.
- العناصر الصوتية.
حاول أن تستفيد من الأدوات التكنولوجية في زيادة فعالية المواد التدريبية ومتعتها قدر الإمكان.
4. الاستعداد للتعامل مع التعقيدات المحتملة
لا تتوقع أن تسير الأمور بسلاسة وفق الخطة الموضوعة؛ بل يجب عليك أن تفكر في المشكلات والأخطاء المحتملة، وتضع الخطط الاحترازية اللازمة للتعامل معها.
يمكن أن تشمل هذه المشكلات أعطال برمجيات العروض التقديمية، أو انقطاعات الإنترنت، أو عدم وضوح الصوت على سبيل المثال. عليك أن تضع خطة احتياطية مدروسة للتعامل مع هذه الأعطال.
يجب إجراء أنشطة تمهيدية قبل بدء الدورة التدريبية، ويُذكَر من أمثلتها ما يلي:
- تحليل ثغرات المهارات.
- إرسال التقييمات والاختبارات.
- جمع التغذية الراجعة عن طريق استطلاعات الرأي.
- مشاركة مقالات تتعلق بموضوع الجلسة.
- إرسال روابط لمصادر ومقاطع فيديو عن موضوع التدريب.
تساعد هذه الأنشطة في تهيئة الظروف المناسبة لإطلاق برنامج التدريب.
5. تجزئة التدريب إلى جلسات قصيرة
ترتفع جودة التدريب عند إضافة العناصر التفاعلية إلى البرنامج. لهذا السبب، لا يجب تأجيل النقاشات والأسئلة لنهاية الجلسة؛ بل يُفضَّل أن تسمح للمتدربين بالمشاركة الفاعلة خلال الجلسة عن طريق الأنشطة التالية:
- الجلسات المصغرة.
- جلسات الأسئلة والأجوبة.
- أنشطة تقمص الأدوار.
- الاختبارات.
يمكن إجراء النقاشات ببساطة عن طريق طرح الأسئلة المفتوحة على أعضاء المجموعة، ولكن تكمن المشكلة في صعوبة ملاحظة علامات الملل وتشتت الانتباه على المشاركين في التدريبات الافتراضية. يجب اتخاذ جميع التدابير اللازمة للحفاظ على تفاعل المشاركين واندماجهم خلال الجلسات.
6. تجنُّب المحاضرات المطوَّلة
ينجح بعض خبراء التدريب في إجراء جلسات مفيدة على أرض الواقع، عن طريق الاستفادة من حضورهم مع المتدربين في نفس الغرفة، في الحفاظ على انتباههم، بالإضافة إلى استخدام الأدوات المناسبة للتدريبات التي تجري على أرض الواقع، مما يتيح لهم إمكانية الحفاظ على انتباه المتدربين أثناء إجراء المحاضرات المطولة.
ولكن كثيراً ما يواجه هؤلاء الخبراء صعوبة في إجراء التدريبات الافتراضية نتيجة غياب عنصر المكان والأدوات التي يعتمدون عليها في الجلسات على أرض الواقع، فتصبح المحاضرات مملة ورتيبة بعد أن كانت ممتعة وشيقة في حالة التدريب على أرض الواقع.
يحدث هذا لأنَّ المحاضرات المطوَّلة لا تناسب التدريبات الافتراضية؛ بل يُفضَّل استخدام الأدوات المصممة خصيصاً للتعلم عبر الإنترنت وتجزئة المحتوى الطويل إلى وحدات قصيرة.
7. إجراء جلسة تجريبية
يُنصَح بإجراء جلسة تجريبية على جزء من محتوى الدورة التدريبية الافتراضية، بهدف اختبار المواد والتكنولوجيا المستخدمة في البرنامج. يجب إجراء اختبار شامل قبل إطلاق الدورة التدريبية، وقد تستغرق العملية بعض الوقت، لكنّها تضمن سير الجلسة بسلاسة وتجنُّب التعرض للأخطاء والعثرات المحرجة.
يُفضَّل أن تختبر الدورة التدريبية على جمهور وهمي للحصول على نتائج دقيقة عن الجوانب التالية:
- الأعطال التقنية.
- التدريبات الأطول أو الأقصر من اللازم.
- عدم سلاسة الانتقالات بين المواضيع والأنشطة.
تُستخدَم التدريبات التجريبية للحصول على فكرة دقيقة عن الوقت اللازم لإجراء التدريب وإعلام الموظفين بمدة الجلسات لكي يتمكنوا من تنظيم وقتهم وترتيب جدول أعمالهم على أساسها.
8. المتابعة مع المتدربين بعد كل جلسة
تهدف المتابعة بعد انتهاء الدورة التدريبية إلى مساعدة المتدربين في تطبيق المعلومات المكتسبة في مهمَّات العمل، والإجابة عن أسئلتهم، وتحديد العناصر الفعالة في برنامج التدريب.
- التواصل مع المشاركين لجمع التغذية الراجعة.
- تقديم الدعم الإضافي.
- الحصول على معلومات عن الاحتياجات التدريبية المستقبلية.
يمكنك أن ترسل للمتدربين معلومات، وروابط مقالات، وغيره من المحتوى المتعلق بالدورة التدريبية بعد انتهائها.
9. تخصيص المحتوى لبيئة التدريب الافتراضية
يجب أن تخصص ما يكفي من الوقت لتحويل التدريبات التي تجري على أرض الواقع إلى برامج افتراضية لكي تحافظ على مستوى الاندماج والمشاركة خلال الجلسات.
يجب أن تحرص على إعداد محتوى مناسب للموظفين العاملين عن بعد عند إنشاء برامج التدريب الافتراضية.
10. التعاون مع ميسِّر من أجل تعزيز فعالية العمل
يمكنك أن تتعاون مع ميسِّر وتتقاسم المهمَّات معه، بحيث يتولى أحدكما مسؤولية شرح المحاضرة في حين يتسلم الآخر مهمَّات الإشراف والإدارة.
يمكن أن تشمل هذه المهمَّات إدارة النقاشات، والرد على الرسائل الواردة، وإصلاح الأعطال التقنية، وتحضير مواد التدريب المستقبلية.
حاول أن تعثر على ميسِّر يمتلك خبرة بموضوع الدورة التدريبية لكي تتبادل الأفكار والمعلومات معه، وتناقشه بالأسئلة المطروحة وتستفيد منه في تطوير مهاراتك.
مواصفات المدرب الافتراضي المتمكِّن
في ما يلي مجموعة من المهارات والصفات الشخصية التي تميز المدرب الافتراضي المتمكِّن:
1. الشخصية الجذابة
يستفيد المدرب المتمكِّن من المهارات الاجتماعية ومهارات الإلقاء والتقديم، في الحفاظ على اهتمام المشاركين، ويُنصَح بتطوير هذه المهارات لكي تنجح في التفاعل مع المتدربين كتابياً ضمن البيئة الافتراضية. يمكنك أن تحافظ على تفاعل المتدربين عن طريق استخدام أدوات الدردشة والمراسلات المباشرة.
2. الوعي بالوضع الحالي
هل تظهر علامات الملل وتشتت الانتباه على غالبية الحاضرين؟ هل يواجه المتدربون صعوبة في استيعاب المعلومات المطروحة؟ يتولى المدرب الافتراضي مسؤولية ملاحظة هذه الإشارات؛ لكي يغير أسلوبه ويستعيد انتباه الجمهور. يساعد هذا الوعي في إضفاء الطابع الإنساني على تجربة التدريب والحفاظ على انتباه المشاركين سواءً أتطلَّب الأمر إجراء تعديلات طفيفة أم تغييرات جذرية.
3. الاقتضاب
يعبّر عن القدرة على نقل المعلومات خلال مدة زمنية قصيرة ودون إضافة تفاصيل ثانوية. تتيح هذه القدرة للمدرب إمكانية الحفاظ على سير الجلسة، وخاصةً عندما يطرح المشاركون عدد كبير من الأسئلة.
4. الصبر
تحدث مشكلات الأخطاء عديدة ضمن البيئة الافتراضية مثل أعطال الإنترنت أو عدم وجود خبرة كافية للتعامل مع الأدوات التكنولوجية المستخدمة في التواصل. يساعد الصبر في التعامل مع المشكلات الطارئة بهدوء وتجنُّب تأثيرها على سير التدريب. يفشل المدرب في بناء الثقة مع المشاركين ومساعدتهم في التعلم عندما لا يتحلى بالصبر خلال الجلسات.
5. الخبرة التقنية
لا داعي لإتقان استخدام جميع أدوات البرمجيات الافتراضية؛ بل يكفي أن تكون قادراً على التعامل مع التكنولوجيا الجديدة ومعرفة استخداماتها. إنَّ الأشخاص المنفتحين على التغيرات التكنولوجية أكثر قدرةً على التكيُّف مع التدريبات الافتراضية أو التعلم الإلكتروني.
في الختام
يزداد الاعتماد على برامج التدريب الافتراضية نتيجة انتقال عديدٍ من الشركات لنظام العمل عن بُعد. قدَّم المقال 10 خطوات تضمن نجاح برامج التدريب الافتراضية في تحقيق الأهداف المرجوة.
أضف تعليقاً