دليل شامل لإجراء تحليل احتياجات التدريب (الجزء الثاني)

6 خطوات لإجراء تحليل احتياجات التدريب

1. إنشاء ملف تعريف للشركة

يجب على مديري الشركة والموارد البشرية إنشاء ملف تعريف للشركة يتضمَّن المستويات الحالية للموظفين، ويجب النظر أيضاً في أنواع الوظائف في الشركة وتحديد المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة للعمل في كلِّ منصب، فيمكن أن يشمل ذلك، مستويات التعليم والخبرة في مجال العمل عموماً، ويُعدُّ ملفُّ التعريف هذا بمنزلة نظرة عامة عالية المستوى يمكن اعتمادها للاستمرار في التطوير.

2. طرح الأسئلة المناسبة

من المفيد دوماً تقييم استراتيجية التدريب مرة على الأقل سنوياً أو عند بدء برنامج تعلُّم جديد، وهناك بالطبع عدد من الأسئلة التي يجب طرحها خلال هذه العملية، ولكنَّ الأسئلة التالية فعَّالة لنبدأ بها:

ما هي أهداف الشركة؟

من الهام أن يكون برنامج التدريب متوافقاً مع أهداف الشركة، فتحدَّث إلى القادة حول توجُّهات الشركة وأهدافها، وتأكَّد أنَّ فريق التدريب يُقدِّم مقترحاته أو على الأقل يُعلم عند تغيُّر الأهداف.

ما هي أهداف التدريب؟

مثلما تتطوَّر أهداف الشركة بمرور الوقت، كذلك تتغيَّر أهداف التدريب، ومن هذا المنطلق، من الهام تحديد الاحتياجات والتطلُّعات المرجوَّة من برامج التدريب لضمان توافقها مع رؤية الشركة.

ما هو العائد على الاستثمار الحالي أو المرغوب به؟

إنَّه سؤال صعب، لكن من الهام طرحه، فاعمَلْ مع فريق التدريب لتحديد مقاييس فعَّالة للنجاح، والتأكُّد من توافقها دوماً مع أهداف الشركة والتدريب.

هل فريق التدريب مناسب؟

بعد تحديد الأهداف وتحليل الاحتياجات، اختَرْ فريقاً يمكنه التعامل مع هذه الأمور، وربَّما تحتاج إلى تعيين مصمِّم تعلُّمٍ آخر أو شخص لديه خبرة في التعلم عبر الهواتف المحمولة، أو استعِنْ بمصادر خارجية لتولِّي بعض مهام تطوير التعلم، وانظُرْ في هذا الأمر في بداية إجراء التحليل للتأكُّد من تعيين الفريق المناسب عند إنشاء التدريب.

3. ضمان الامتثال

عند إجراء تحليل احتياجات التدريب، تأكَّدْ من الامتثال للتراخيص والقوانين والمعايير الضرورية المرتبطة بمجال العمل، وللتَّأكُّد من الامتثال، راجِعْ كلَّاً ممَّا يأتي بالتفصيل:

جداول التدريب الإلزامية

تتضمَّن بعض مجالات العمل مبادئ تنظيمية تتطلب من الموظفين الخضوع لأنواع معيَّنة من التدريب ضمن أُطُرٍ زمنية محدَّدة، فمثلاً يجب أن تتأكَّد مؤسسات الرعاية الصحية من خضوع الموظفين لتدريب حول موضوعات، مثل خصوصية المرضى ومكافحة العدوى والأخلاقيات الطبية.

اللوائح الخاصة بمجال العمل

تتضمَّن مجالات العمل المختلفة لوائح دائمة يجب اتِّباعها للامتثال للقوانين، فمثلاً على المؤسسات المالية الالتزام بلوائح مكافحة غسيل الأموال، بينما يجب على شركات التصنيع الالتزام بلوائح السلامة والبيئة.

قواعد السلوك

تضع الشركات قواعد سلوك لتوجيه سلوك الموظفين وضمان الالتزام بالممارسات الأخلاقية في المنظمة، ويُعدُّ الالتزام بقواعد السلوك الخاصة بالمؤسسة أمراً بالغ الأهمية للحفاظ على بيئة عمل إيجابية وتعزيز الثقة وحماية سمعة الشركة.

احتياجات التدريب في كلِّ قسم

قد يكون لكلِّ قسم متطلَّبات مختلفة بناءً على الوظائف والمسؤوليات فيه، فمثلاً قد يحتاج قسم الموارد البشرية إلى تدريب على التنوع والشمولية، بينما قد يحتاج قسم تكنولوجيا المعلومات إلى تدريب على التوعية بالأمن السيبراني.

تخفِّف المؤسسات المخاطر عبر الاهتمام بالامتثال من خلال إجراء تحليل شامل لاحتياجات التدريب، وتحافظ على المعايير القانونية والأخلاقية وتحمي سمعتها، فيحمي ضمان الامتثال المنظَّمة، ويسهم في نجاحها واستدامة الأعمال في بيئة منظَّمة.

4. رسمُ خارطة طريق

في هذه الخطوة الهامة، تتصوَّر الأهداف الشاملة للشركة وتحدِّد أهداف التدريب، فمن خلال إجراء المقابلات وإدارة الاستبيانات يمكن الخروج بأفكار مفيدة لرسم خارطة طريق واضحة، ولنفترض أنَّ شركة تصنيع تودُّ تعزيز الكفاءة التشغيلية، فتجمع آراء الموظفين في مختلف الأقسام من خلال المقابلات والاستبيانات، والتي تكشف عن أنَّ فريق الإنتاج لا يملك معلومات شاملة حول مبادئ وتقنيات الصناعة الخالية من الهدر.

تسلِّط التغذية الراجعة من فريق مراقبة الجودة في الوقت ذاته الضوء على الحاجة إلى تدريب حول مراقبة العمليات الإحصائية، فمن خلال جمع الأفكار من المقابلات والاستبيانات، تحدِّد الشركة احتياجات تدريبية محدَّدة في الصناعة الخالية من الهدر ومراقبة العمليات الإحصائية بهدف تبسيط العمليات وتقليل الهدر وتحسين جودة المنتج عموماً، فيمكن تطوير خطة تدريب فعَّالة تعالج الاحتياجات المحدَّدة للقوى العاملة، وذلك عبر إجراء تحليل معمَّق للبيانات التي جُمِعَت.

5. تحليل المواد وأساليب التدريب الحالية

الخطوة التالية هي تقييم المواد وأساليب التدريب المستخدَمة، فتُدرك عدد من الشركات أهمية تدريب الموظفين وتقدِّم مبادرات تدريب مختلفة، ولكن من الضروري تقييم فاعلية هذه المبادرات لتحديد الناجحة وغير الناجحة منها، والجوانب التي تتطلَّب تحسين، عند تحليل احتياجات التدريب.

دعنا نستكشف الجوانب الرئيسة في تحليل المواد وأساليب التدريب الحالية:

• الفاعلية: تحليل فاعلية المواد والأساليب المتَّبَعة في التدريب لتحديد الجوانب التي تحتاج إلى تعديل أو تحسين.
• الملاءمة والمواءمة: يجب أن تكون مواد وأساليب التدريب ملائِمة ومتوافِقة مع أهداف المنظَّمة وتوجُّهات مجال العمل واحتياجات المتدرِّبين، كما يجب التأكُّد من أنَّ مواد التدريب حديثة ودقيقة ومتوافقة مع المهارات والمعرفة المطلوبة للوظائف الحالية.
• تجربة المستخدِم: تتضمَّن تحليل التغذية الراجعة من المستخدمين، وتصميم الواجهة، والعناصر التفاعلية، وعناصر الوسائط المتعددة لتعزيز التجربة الشاملة لبرامج التعلم، ويجب التأكُّد أيضاً من مراجعة إمكانية الوصول إلى البرنامج.
• التكنولوجيا: قيِّم إمكانات وميِّزات وتوافق أدوات التدريب لتحديد ما إذا كانت تلبِّي الاحتياجات الحالية.

دعنا نأخذ مثالاً عن شركة لتطوير البرمجيات

أثناء تحليل المواد وأساليب التدريب المتَّبَعة، اكتشفَت الشركة أنَّ مواد التدريب التقني لديهم قديمة، وتفتقر إلى أحدث لغات البرمجة وأُطرها، كما كشفَ التقييم أنَّ الأساليب التدريبية المعتمدة حالياً تشمل جلسات تدريبية تقليدية تشبه البيئة الصفية، وهي لا تفي بالمتطلبات اللازمة لتطوير مهارات الموظفين الذين يتمتَّعون بكفاءات عالية في مجال  التكنولوجيا.

قرَّرت المنظمة بناء على هذه النتائج تجديد مواد التدريب عبر استخدام وحدات تعلُّم إلكتروني تفاعلية ومنصات للبرمجة عبر الإنترنت، فيتيح هذا التغيير للموظفين المشاركة في تمرينات للبرمجة العملية، والوصول إلى مصادر حديثة، والتعاون في بيئات افتراضية للبرمجة.

6. تقديم التوصيات

بعد تقييم الشركة الحالية وأهدافها وأساليب التدريب المتَّبعة، قدِّم الآن توصيات للتدريب، ومنها:

• أساليب تقديم التدريب.
• ممارسات تأهيل وتسريح الموظفين.
• الفجوات وأوجه القصور في التعلم.
• توجُّهات مجال العمل أو التقنيات الجديدة.
• تحديث المتطلبات التنظيمية.
• تغييرات لتحسين اندماج الموظفين.
• تحديثات لتقليل تكاليف التدريب والمصادر.
• تتبُّع وتقييم النتائج مع مرور الوقت.
• معالجة أية مشكلات تتعلَّق بإمكانية الوصول للتدريب.

في الختام

يجب أن تُخصَّص هذه التوصيات وفقاً لاحتياجات الشركة، فربَّما تكون المعلومات التي تقدِّمها في برامج التدريب رائعة، ولكنَّها تتطلَّب أسلوباً حديثاً في التقديم، أو ربما يجب تغيير برنامج التدريب برمَّته؛ لذا جهِّز قائمة بالتوصيات، وحدِّدْ الهامة منها، ثمَّ اعمَلْ.