خطط تدريب الموظفين: أهميتها وفوائدها وخطوات إعدادها (الجزء الأول)
تشهد 46% من المؤسسات تصاعد في أزمة نقص المهارات نتيجة تزايد الاعتماد على أدوات الأتمتة وتغير أنظمة العمل. تحتاج المؤسسات في ظل هذه التغيرات المتسارعة إلى اتباع نهج عمل وقائي يعتمد على إعداد وتطبيق خطط تدريب إستراتيجية تلبي احتياجات الموظفين وتساعد في تحقيق أهداف الشركة على الأمد الطويل. تهدف هذه الخطط إلى إجراء مبادرات تدريب ناجحة وفعالة من جهة، وتقديم تجربة مرضية وممتعة للموظفين من جهة أخرى.
يتألف المقال من جزأين وهو يقدم معلومات وافية عن أهمية خطط التدريب وخطوات إعدادها وتطبيقها ضمن الشركة.
أهمية خطط التدريب
خطة تدريب الموظفين هي عبارة عن وثيقة مكتوبة توضح تفاصيل إعداد وتطبيق مبادرات التدريب ضمن الشركة، فإذا كنت تعتزم تقديم تدريب يهدف لتنمية المهارات القيادية للمساهمين المستقلين المقبلين على تولي منصب إداري، عندئذٍ يقع على عاتق فريق "التعلم والتطوير" (L&D) مسؤولية إعداد خطة تضمن إعداد وتطبيق برنامج تدريب فعال يحقق النتائج المرجوة ويراعي أهداف الشركة.
تؤدي خطط التدريب دوراً محورياً في تطبيق المبادرات التعليمية، لهذا السبب وجب التمييز بين خطط التدريب وخطط تطوير الموظفين. خطط التدريب هي عبارة عن أدلة توجيهية للدورات القائمة على المهارات والموجهة لمجموعات محددة من الموظفين أو يمكن أن تُطبَّق على نطاق الشركة بأكملها، في حين يشير مفهوم خطط التطوير إلى مجموعة الأدلة التوجيهية رفيعة المستوى وطويلة الأمد المخصصة لحالات فردية ضمن الشركة وهي تستهدف حالات محددة ويمكن أن تتضمن خطط تدريب تهدف لتنمية مهارات معيَّنة. هذا يعني أنَّ خطط التدريب تُستخدَم في تطبيق برامج قصيرة تهدف إلى تنمية مهارات محددة واردة في خطط التطوير الفردية.
فوائد خطط التدريب
فيما يأتي 4 فوائد لخطط التدريب:
1. زيادة معدل استبقاء العمالة
أعرب 76% من المشاركين في تقرير "جمعية إدارة الموارد البشرية" (SHRM) المنشور في عام 2022 عن ميلهم للالتزام مع الشركات التي تعطي الأولوية للتدريب المستمر. تُعتبَر خطط التدريب طريقة مثالية لتوفير هذه الفرص لأنها تنظم عمليات تطوير الموظفين وتمكِّن فِرَق "التعلم والتطوير" من إجراء مبادرات دورية عالية الجودة لتلبية الاحتياجات الفردية ضمن الشركة.
2. تعزيز الإنتاجية والنمو
تسهم مبادرات تحسين مهارات الموظفين في تعزيز قدرتهم على تحقيق الأهداف الهامة، وإحراز النتائج المطلوبة لرفع سوية سير العمل في الشركة. تفسر هذه الحقائق نتائج الأبحاث العلمية التي أثبتت تزايد احتمال النمو في الشركات التي تعطي الأولوية لمبادرات التدريب.
3. زيادة القدرة على التأقلم مع التغيرات والتطورات
تساعد خطط التدريب في تزويد الموظفين بالمهارات التي يحتاجون إليها للتأقلم مع التطورات التكنولوجية والتغيرات في أنظمة العمل، فضلاً عن دورها في تذليل الصعوبات والتعامل مع المشكلات التي تواجه الشركات عند الانتقال لنظام العمل عن بعد. يؤكد 72% من أرباب العمل أنَّ التدريب يساعد مؤسساتهم في التأقلم مع التطورات والتغيرات الجارية.
4. تعزيز إمكانيات الموظفين
يجب أن يكون الاستثمار في التعلم والتطوير أولوية رئيسية في كل شركة تسعى لتعزيز إمكانيات موظفيها. كشفت نتائج تقرير تم إعداده في عام 2023 أنَّ 89% من الموظفين يؤكدون فائدة مبادرات التعلم والتطوير في تحسين سير العمل في الشركة.
تشرح "جينيفر مورهيد" (Jennifer Morehead) الرئيسة التنفيذية لشركة "فليكس إتش آر" (Flex HR) عن فائدة خطط التدريب بقولها:
"كانت سياسية الشركة تمنح الموظف مطلق الصلاحية في اختيار نوع التدريب الذي يريده، وهو ما أدى في بعض الأحيان إلى تعارض محتوى التدريب مع ثقافة الشركة أو "إجراءات التشغيل القياسية" (SOPs). قمنا بعد ذلك بتطبيق نهج مدروس يعتمد على تصميم برامج تدريب تتوافق مع ثقافة الشركة وأهدافها من أجل تزويد الموظفين بمعلومات ومهارات يمكن تطبيقها والاستفادة منها في تأدية مهام العمل ضمن الشركة".
إعداد خطط تدريب الموظفين
فيما يأتي 6 خطوات لإعداد خطط تدريب الموظفين:
1. تحديد ثغرات المهارات والمعلومات
تتعلق ثغرات المهارات في الشركة بالتطورات التكنولوجية وتقلبات السوق أكثر من كفاءات الموظفين وإمكانياتهم في معظم الأحيان. تعتمد عملية تقييم ثغرات المهارات من ناحية أخرى على أهداف المشروع التجاري على الأمد القصير والطويل. على فرض أنَّ الشركة تهدف إلى زيادة الاعتماد على تكنولوجيا "الذكاء الاصطناعي" (AI)، وتحتاج لتصميم برنامج تدريب يزود الموظفين بالمهارات والمعلومات التي يحتاجون إليها لاستخدام هذه الأدوات الحديثة بفعالية والاستفادة منها في تعزيز الكفاءة التشغيلية في الشركة.
فيما يأتي 3 خطوات لتحديد ثغرات المهارات والمعلومات في الشركة:
- إجراء استطلاعات الرأي: يمكن إجراء استطلاعات رأي قصيرة للاستعلام عن المهارات التي يحتاج إليها الموظفون لتحسين أدائهم في العمل.
- إعادة النظر في منظومة التقدم الوظيفي: يمكن أن تبرز هذه الثغرات عند تحديث هيكلية عمل الشركة، مما يستدعي تحديد المهارات والكفاءات الجديدة التي يحتاج إليها الموظفون لتأدية المهام المطلوبة منهم بفعالية في ظل ظروف العمل الجديدة.
- دراسة قطاع العمل والشركات المنافسة: حاول أن تستفيد من شبكة معارفك وزملائك في تحديد ثغرات المهارات والمعلومات التي يواجهها قطاع العمل في الوقت الراهن.
2. تحديد أهداف التدريب
تقتضي هذه الخطوة تحديد أهداف خطة التدريب بناءً على المعلومات التي جمعتها في المرحلة السابقة عن المهارات التي تنقص الموظفين. يجب أن تتوافق أهداف خطة التدريب مع رؤية الشركة، ولكن يُفضَّل أن تكون دقيقة ومحددة وقابلة للتحقيق على الأمد القصير.
فيما يأتي مجموعة من الأمثلة عن أهداف التدريب:
- تنمية المهارات التقنية وإجادة استخدام الأدوات البرمجية.
- تحسين كفاءات التفاعل بين الثقافات ودعم التنوع، والمساواة، والشمولية.
- تنمية المعرفة التنظيمية وتقديم معلومات عن قطاع العمل.
- تحسين مهارات خدمة العملاء.
- تحسين مهارات اتخاذ القرار.
- إتقان تقنيات تسوية النزاعات.
- تحسين مهارات إدارة الوقت.
فيما يأتي مجموعة من العوامل التي يجب أن تُؤخَذ بعين الاعتبار عند تحديد أهداف التدريب:
- النتائج المطلوبة من التدريب.
- مساهمة المعلومات والمهارات المكتسبة في تحقيق أهداف المشروع التجاري.
- الفائدة التي سيحصل عليها المتدرب من المهارات والمعارف المكتسبة.
- الالتزامات المطلوبة من الموظف لكي ينجح في خطة التدريب.
- طريقة تقييم نجاح الموظفين في إنهاء التدريب.
- كيفية تغلب المدربين على صعوبات التدريب.
3. اختيار نوع التدريب
تقتضي هذه الخطوة تحديد الطرائق والمصادر المطلوبة لحل مشكلة نقص المهارات وتلبية احتياجات أعضاء الفريق ضمن الميزانية المتوفرة. يتطلب تدريب مهارات التنوع، والمساواة، والشمولية الموجه للعاملين في المناصب الإدارية مشاركة متحدثين خبراء، بالإضافة إلى التركيز على مواضيع معيَّنة مثل التداخلية، والتحيز غير الواعي، والتفرقة غير المباشرة، وموازين القوة. هذه المواضيع مختلفة تماماً عن جلسات التدريب البسيطة التي تشرح طريقة استخدام برنامج جديد على سبيل المثال. تتعلق خطة التدريب أيضاً بنظام عمل الشركة، والمتطلبات والاحتياجات المتعلقة بالمهارات.
فيما يأتي 3 أنواع رئيسية لخطط تدريب الموظفين
3.1. خطط تدريب الموظفين الجدد
تركز هذه الخطط على تأهيل الموظفين الجدد وتعريفهم على سياسات الشركة، والعمليات التي تجري فيها، والمهام والمسؤوليات المطلوبة منهم عند التحاقهم بالوظيفة. تهدف هذه التدريبات إلى تسريع اندماج الموظف الجديد مع فريق العمل والاستفادة من مهاراته وإمكانياته في تحقيق أهداف الشركة.
3.2. خطط تدريب خدمة العملاء
يصعب تنمية مهارات البيع وإدارة علاقات العملاء، لهذا السبب تتطلب تدريباتها توفير المصادر وشرح التقنيات التي يحتاج إليها الموظفون للحفاظ على العملاء وزيادة الإيرادات مثل بناء العلاقات مع العملاء والبيع الاستشاري.
3.3. خطط التدريبات التقنية
لا تقتصر التدريبات التقنية على الشركات المتخصصة في مجال البرمجيات وتكنولوجيا المعلومات، بل يمكن أن تستفيد منها المؤسسات التي تعتمد على الأدوات التكنولوجية في تنفيذ العمليات. تهدف هذه التدريبات إلى تزويد الموظفين بالمعلومات التي يحتاجون إليها لإتقان العمل على هذه الأدوات التكنولوجية المتطورة.
4. اختيار أدوات تقييم فعالية خطط التدريب
تقييم نجاح خطط التدريب ضروري لأنه يساعد في تحديد التحسينات والتعديلات التي يمكن أن تسهم في زيادة العائد على الاستثمار في التدريب، بالإضافة إلى تقدير فعالية التجربة في تلبية الاحتياجات والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة على الأمد الطويل.
يجب أن يساعد التدريب في تحسين الأداء، والإنتاجية، والاندماج، ومعدل استبقاء العمالة، لهذا السبب يُنصَح باستخدام مجموعة متنوعة من منهجيات تقييم الفعالية، ويُذكَر منها ما يلي:
4.1. معدلات إكمال الدورات التدريبية
تأكد أنَّ التدريب ليس أصعب أو أطول من اللازم عبر حساب معدلات الإكمال، كما يجب عليك أن تبحث عن الأسباب التي تعيق تقدم المشاركين.
4.2. استطلاعات الرأي
يمكنك أن تجمع التغذية الراجعة من الموظفين بعد انتهاء التدريب عن طريق استخدام استطلاعات رأي مجهولة الهوية، وذلك بهدف التحقق من نجاح الخطة في تعزيز المهارات، وزيادة فعالية عمل أعضاء الفريق، أو مساعدتهم في الترقي لمنصب أعلى.
4.3. النسبة المئوية للأهداف المنجزة
يمكن تقدير سرعة تقدم المشاركين في البرنامج عن طريق حساب عدد أعضاء الفريق الذين يحققون أهدافهم التدريبية الفردية.
4.4. جمع التغذية الراجعة النوعية
يمكن الحصول على هذه التغذية الراجعة عن طريق ترتيب جلسات فردية بين القائد والمشاركين في التدريب وإجراء نقاشات عن سير عمليات التدريب والبحث في التحسينات الممكنة.
في الختام
تحتاج الشركات لإعداد برامج تدريب تساعد الموظفين في التأقلم مع تغيرات السوق وأنظمة العمل من جهة، والتطورات التكنولوجية من جهة أخرى. قدم الجزء الأول من المقال معلومات وافية عن أهمية خطط التدريب، وفوائدها، وخطوات إعدادها. يبحث الجزء الثاني في بقية الخطوات ويقدم نموذج عن خطة التدريب ويجيب عن أبرز الأسئلة الشائعة.